Як відсортувати списки даних в одному полі в Excel 2013

Кожен список даних, який ви зібрали в Excel 2013, матиме певний бажаний порядок ведення записів. Ви можете сортувати за одним або кількома полями. Залежно від списку, ви можете побачити записи в алфавітному порядку за прізвищем.

У випадку таблиці даних клієнта ви можете побачити записи, впорядковані в алфавітному порядку за назвою компанії. У випадку зі списком даних про співробітників бажаний порядок вказується в порядку номерів за ідентифікаційним номером, присвоєним кожному працівнику, коли він або вона приймається на роботу.

Коли ви спочатку вводите записи для нового списку даних, ви, безсумнівно, вводите їх або в бажаному порядку, або в порядку, в якому ви отримуєте їхні записи. Незабаром ви дізнаєтеся, що у вас немає можливості додавати наступні записи в бажаному порядку. Щоразу, коли ви додаєте новий запис, Excel прикріплює цей запис у нижній частині бази даних, додаючи новий рядок.

Припустимо, ви спочатку ввели всі записи в список даних клієнта в алфавітному порядку за компаніями, а потім додали запис для нового клієнта: Pammy's Pasta Palace . Excel розміщує новий запис у нижній частині бочки — в останньому рядку відразу після Zastrow and Sons — замість того, щоб вставити його в належне положення, яке знаходиться десь після Acme Pet Supplies.

Це не єдина проблема, яка може виникнути з оригінальним порядком запису. Навіть якщо записи в списку даних залишаються стабільними, бажаний порядок просто представляє порядок, який ви використовуєте більшість часу. Як щодо тих випадків, коли вам потрібно переглянути записи в іншому, особливому порядку?

Наприклад, якщо ви зазвичай працюєте зі списком даних клієнта в порядку цифр за номером справи, замість цього вам може знадобитися переглянути записи в алфавітному порядку за прізвищем клієнта, щоб швидко знайти клієнта та знайти його або її баланс у надрукувати.

Використовуючи записи для створення поштових етикеток для масової розсилки, потрібні записи в порядку поштового індексу. Під час створення звіту для представників облікового запису, який показує, які клієнти знаходяться на чиїй території, вам потрібні записи в алфавітному порядку за штатами і, можливо, навіть за містами.

Щоб Excel правильно сортував записи у списку даних, необхідно вказати значення поля, що визначають новий порядок записів. (Такі поля технічно відомі як ключі сортування на мові ентузіаста бази даних.) Крім того, ви повинні вказати, який тип замовлення ви хочете створити, використовуючи інформацію в цих полях. Виберіть із двох можливих замовлень:

• Порядок зростання: текстові записи розміщуються в алфавітному порядку від A до Z, значення розміщуються в порядку від найменшого до найбільшого, а дати розміщуються в порядку від найстарішого до новітнього.

• Порядок убування: це зворотний алфавітний порядок від Z до A, порядок чисел від найбільшого до найменшого і дат від новітнього до найстарішого.

Якщо вам потрібно відсортувати список даних лише за одним певним полем (наприклад, номер запису, прізвище або поле компанії), ви просто клацніть кнопку «Автофільтр» у цьому полі, а потім виберіть відповідний параметр сортування в його розкривному списку:

• Сортувати від А до Я або Сортувати від Я до А в текстовому полі

• Сортувати від найменшого до найбільшого або Сортувати від найбільшого до найменшого в числовому полі

• Сортувати від найстарішого до найновішого або Сортувати від найновішого до найстарішого в полі дати

Потім Excel змінює порядок усіх записів у списку даних відповідно до нового порядку зростання або спадання у вибраному полі. Якщо ви виявите, що відсортували список помилково, просто натисніть кнопку «Скасувати» на панелі інструментів швидкого доступу або відразу ж натисніть Ctrl+Z, щоб повернути список до його порядку, перш ніж вибрати один із цих параметрів сортування.

Excel показує, коли поле було використано для сортування списку даних, додаючи стрілку вгору або вниз до його кнопки Автофільтр. Стрілка, спрямована вгору, вказує, що був використаний порядок сортування за зростанням, а стрілка, спрямована вниз, вказує, що використовувався порядок сортування за спаданням.