Як відсортувати записи таблиці Excel

Після того, як ви помістили інформацію в таблицю Excel, вам буде дуже легко відсортувати записи. Ви можете використовувати команди кнопки «Сортувати та фільтрувати», щоб сортувати та впорядковувати інформацію.

Використання кнопок Сортування

Щоб відсортувати інформацію таблиці за допомогою команд кнопки «Сортувати та фільтрувати», клацніть стовпець, який потрібно використовувати для сортування. Наприклад, щоб відсортувати список покупок за магазином, клацніть клітинку в стовпці Магазин.

Після того, як ви виберете стовпець, який потрібно використовувати для сортування, натисніть кнопку «Сортувати та фільтрувати» та виберіть команду «Сортувати від А до Я» з меню, яке відображається в Excel, щоб відсортувати записи таблиці за зростанням від А до Я з використанням інформації вибраного стовпця. . Крім того, якщо вибрати команду «Сортувати від Z до A» з меню, Excel відобразить сортування записів таблиці за спаданням, від Z до A, використовуючи інформацію вибраного стовпця.

Використання діалогового вікна Custom Sort

Якщо ви не можете відсортувати інформацію в таблиці саме так, як вам потрібно, використовуючи команди «Сортувати від А до Я» та «Сортувати від Я до А», скористайтеся командою «Сортування на замовлення».

Щоб скористатися командою «Сортування на замовлення», виконайте такі дії:

Клацніть клітинку всередині таблиці.

Натисніть кнопку «Сортувати та фільтрувати» та виберіть команду «Сортувати» у меню «Сортування та фільтр».

Excel відображає діалогове вікно Сортування.

У Excel 2007 та Excel 2010 виберіть команду Дані→ Спеціальне сортування, щоб відобразити діалогове вікно Сортування.

Виберіть перший ключ сортування.

Скористайтеся спадним списком Сортувати за, щоб вибрати поле, яке потрібно використовувати для сортування. Далі виберіть, що ви хочете використовувати для сортування: значення, кольори комірок, кольори шрифту або значки. Якщо ви вирішите сортувати за значеннями, вам також потрібно буде вказати, чи хочете ви, щоб записи були впорядковані в порядку зростання чи спадання, вибравши запис від А до Я за зростанням або від Я до А.

Порядок зростання, як можна очікувати, розставляє мітки в алфавіті та впорядковує значення в порядку від найменшого значення до найбільшого. У порядку спадання мітки розташовуються в зворотному алфавітному порядку, а значення — у порядку від найбільшого значення до найменшого. Якщо ви сортуєте за кольором або значками, вам потрібно вказати Excel, як він має сортувати кольори за допомогою параметрів, наданих у полі Порядок.

Як правило, ви хочете, щоб ключ працював у порядку зростання або спадання. Однак ви можете відсортувати записи, використовуючи хронологічну послідовність, наприклад, неділя, понеділок, вівторок тощо, або січень, лютий, березень тощо. Щоб скористатися одним із цих інших параметрів сортування, виберіть параметр користувацького списку у полі Порядок, а потім виберіть один із цих інших методів упорядкування у діалоговому вікні.

(Необов’язково) Вкажіть будь-які вторинні ключі.

Якщо ви хочете відсортувати записи, які мають той самий первинний ключ із вторинним ключем, натисніть кнопку Додати рівень, а потім скористайтеся наступним рядком варіантів у спадному списку Потім за, щоб указати, які вторинні ключі ви хочете використовувати. Якщо ви додаєте рівень, який пізніше вирішите, що вам не потрібен або не потрібен, натисніть рівень сортування, а потім натисніть кнопку Видалити рівень.

Ви також можете скопіювати вибраний рівень, натиснувши Копіювати рівень. Нарешті, якщо ви створюєте кілька ключів сортування, ви можете перемістити вибраний рівень сортування вгору або вниз за значенням, натиснувши кнопки Перемістити вгору або Перемістити вниз.

Примітка: діалогове вікно «Сортування» також містить прапорець «Мої дані мають заголовки», який дає змогу вказати, чи включає вибір діапазону робочого аркуша назви рядків і полів. Однак якщо ви вже сказали Excel, що діапазон робочого аркуша є таблицею, цей прапорець вимкнено.

(Дійсно необов'язково) Fiddle-faddle з правилами сортування.

Якщо натиснути кнопку «Параметри» у діалоговому вікні «Сортування», Excel відобразить діалогове вікно «Параметри сортування». Зробіть вибір тут, щоб додатково вказати, як працює порядок сортування по першому ключу.

Для початку діалогове вікно «Параметри сортування» дає змогу вказати, чи слід враховувати чутливість до регістру (великий чи малий).

Ви також можете використовувати діалогове вікно Параметри сортування, щоб повідомити Excel, що він повинен сортувати рядки замість стовпців або стовпці замість рядків. Ви можете створити цю специфікацію, використовуючи перемикач «Орієнтація»: «Сортувати зверху вниз» або «Сортувати зліва направо». Натисніть OK, коли ви впорядкуєте параметри сортування.

Натисніть OK.

Потім Excel сортує ваш список.