Як відсортувати дані в Access 2016

Дуже мало баз даних Access організовано в гарні, зручні алфавітні списки. Ви не вводите свої записи за алфавітом; ви вводите їх у тому порядку, в якому вони надходять до вас. Отже, що ви робите, коли вам зараз потрібен список продуктів у порядку номерів продуктів або список адрес у порядку поштового індексу?

Сортування за одним полем

Рішення криється в командах сортування, які неймовірно прості у використанні. Команди сортування знаходяться на вкладці «Головна» стрічки в розділі «Сортування та фільтр». Дві кнопки (зростання та спадання) досить добре справляються зі своєю роботою:

• Сортування за зростанням сортує ваші записи зверху вниз:

  • Записи, які починаються на A, знаходяться на початку, а записи, які починаються на Z, знаходяться в кінці.

  • Якщо ваше поле містить числові дані (незалежно від того, чи є вони справжніми числами чи короткими текстовими полями, у яких зберігаються поштові індекси, чи поля валюти, в яких зберігаються ціни), сортування за зростанням упорядковує їх від найменшого числа до найбільшого.

• Сортування за спаданням сортує ваші записи знизу вгору:

  • Записи, які починаються на Z, знаходяться вгорі, а записи, які починаються на A, знаходяться в нижній частині списку.

  • Якщо ваше поле містить числові дані, сортування за спаданням упорядковує записи від найбільшого числа до найменшого.

Якщо після сортування в порядку зростання або спадання ви хочете повернути речі, як вони були – у порядку перед натисканням будь-якої з цих кнопок – натисніть кнопку «Видалити сортування», розташовану трохи нижче кнопок «Зростання» та «Спадаючий» у меню «Сортування та». Група фільтрів.

Сортування по кількох полях

Що, якщо ви хочете сортувати за кількома полями, наприклад, за поштовим індексом, а потім у межах цього сортування ви хочете, щоб усі люди з однаковим поштовим індексом відображалися в порядку прізвища? Або, можливо, ви хочете відсортувати всіх своїх клієнтів за полем «Статус», а потім у кожній групі клієнтів, яка створює, відсортувати за поточним балансом? Щоб вставити один сорт в інший, потрібно виконати наступні дії.

Ви можете сортувати за кількома стовпцями одночасно, як це:

Клацніть заголовок першого стовпця для сортування.

Уся колонка виділена.

Утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацніть заголовок останнього стовпця для сортування.

Підсвічуються всі стовпці від першого до останнього.

Виберіть Сортувати за зростанням або Сортувати за спаданням.

Сортування завжди виконується зліва направо.

Іншими словами, ви не можете сортувати за вмістом четвертого стовпця, а всередині нього — за вмістом третього стовпця.

Сортування має свою особливість при роботі з числами в текстовому полі. При сортуванні поля, яке містить цифри, змішані з пробілами та літерами (наприклад, адреси), Access ранжує числа так, ніби це букви, а не цифри. Така поведінка означає, що Access ставить (скажімо) «1065 W. Orange Street» перед «129 Mulberry Street». (Завдяки незвичайному способу сортування інформації комп’ютером, 0 на другій позиції 1065 стоїть перед 2 на другій позиції 129.)