Як вставити поля злиття в Office 2016

Якщо ви об’єднуєте списки розсилки в Microsoft Office 2016, вам потрібно буде вставити поля там, де ви хочете, щоб персоналізація була. Спочатку правильно розташуйте точку вставки:

• Для листів клацніть там, де потрібно відобразити код злиття. Ім’я та адреса одержувача знадобиться у верхній частині документа, трохи під датою. Ви також можете отримати привітання, як-от (Дороге ім’я ). Можливо, вам також знадобиться інша персоналізація, наприклад, згадка міста чи штату особи в основному абзаці.

• Для повідомлень електронної пошти клацніть там, де ви хочете, щоб з’явилася перша частина персоналізації. Немає звичайного розміщення персоналізованих даних у повідомленнях електронної пошти, як у ділових листах.

• Для конвертів помістіть точку вставки в порожнє текстове поле в центрі етикетки.

• Для міток помістіть точку вставки у верхній правій клітинці таблиці. Якщо ви не бачите таблиці, виберіть Інструменти таблиці Макет → Перегляд ліній сітки.

• Для каталогу клацніть там, де потрібно відобразити код злиття. Якщо ви хочете, щоб між записами відображався роздільник, створіть його (наприклад, горизонтальну лінію або порожній рядок), а потім перемістіть точку вставки над цим роздільником.

Після розташування точки вставки ви готові вставити код злиття. Щоб спростити процес вставки полів, Word пропонує два спеціальних коду злиття, які ви можете використовувати:

• Адресний блок вставляє всі поля, необхідні для створення правильно відформатованого адресного блоку, включаючи пробіли та розриви абзаців між ними, приблизно так:

  Емі Джонс
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Рядок привітання вставляє привітання, наприклад Шановний, а потім ім’я одержувача. Коли ви вставляєте рядок привітання, ви можете вибрати, чи використовувати їх ім’я, прізвище чи обидва. Це може виглядати приблизно так:

  Шановна пані Джонс!

  Ви також можете вставити окремі поля злиття. Наприклад, ви можете згадати місто людини в абзаці, як це:

  До 30 червня в нашому магазині в Індіанаполісі діє знижка 20% на всі товари.

Вставте блок адреси

Щоб вставити блок адреси (наприклад, на конверт, етикетку або у верхній частині листа), виконайте такі дії:

На вкладці Розсилки натисніть Блок адреси.

Виберіть формат, у якому має відображатися ім’я людини.

Якщо ви не хочете, щоб назва компанії (якщо є) відображалася, установіть прапорець Вставити назву компанії.

Укажіть, як мають відображатися адреси за межами країни за замовчуванням.

Перевірте попередній перегляд, щоб переконатися, що адресний блок відображається належним чином.

Якщо попередній перегляд адреси виглядає неправильно, клацніть «Збіги поля» та скористайтеся діалоговим вікном, що з’явиться, щоб зіставити поля з файлу даних об’єднання з полями, які використовуються для блоку адреси.

Натисніть OK, щоб вставити код.

Вкажіть параметри для блоку адреси.

Код блоку адреси відображається в документі з подвійними кутовими дужками, наприклад: >.

Виправте проблему з інтервалами в адресних блоках

Однією з проблем із блоком адреси за замовчуванням є те, що він залишає занадто багато вертикального простору між рядками через інтервал між абзацами за замовчуванням. (Кожен рядок блоку адреси є окремим абзацом.) Щоб переконатися в цьому, виберіть Розсилки→ Попередній перегляд результатів. Повторіть цю команду, щоб вимкнути попередній перегляд.

Щоб усунути проблему, виконайте наведені нижче дії.

Виберіть > код.

На вкладці «Головна» натисніть кнопку «Інтервал між рядками та абзацами», щоб відкрити її меню.

Натисніть Видалити пробіл після абзацу.

Видаліть зайвий пробіл після абзаців в адресному блоці.

Вставте рядок привітання

Щоб вставити рядок привітання, виконайте такі дії:

На вкладці Розсилки натисніть Привітання.

Використовуйте спадні списки в розділі Формат рядка привітання, щоб указати, як буде виглядати привітання.

Вкажіть рядок привітання для недійсних імен одержувачів (наприклад, запис, де не було вказано ім’я одержувача).

Перевірте область попереднього перегляду, щоб переконатися, що рядок привітання відповідає вашим потребам.

• Ви можете натиснути кнопку «Далі», щоб перейти до всіх записів і перевірити кожен з них.

• Якщо поля не збігаються, клацніть «Збіг полів» і вкажіть, які поля зі списку даних слід включити в привітання.

Натисніть кнопку OK.

Вкажіть параметри для рядка привітання.

Вставте окреме поле злиття

Щоб вставити окреме поле, виконайте такі дії:

На вкладці Розсилки клацніть стрілку на кнопці Вставити поле об’єднання, відкривши меню.

Клацніть потрібне поле для вставки.

Виберіть окреме поле для вставки.

Ось альтернативний метод. Ви можете клацнути поверхню кнопки «Вставити поле об’єднання» (графічну частину, а не текст і стрілку під нею), щоб відкрити діалогове вікно «Вставити поле об’єднання». Звідти ви можете вибрати поле та натиснути «Вставити».