Як вручну створити зведену таблицю в Excel 2013

Іноді вам доведеться вручну створити зведену таблицю, оскільки жодна зі зведених таблиць, які Excel 2013 пропонує під час створення нової таблиці за допомогою інструмента швидкого аналізу або командної кнопки «Рекомендовані зведені таблиці», не відповідає типу зведених даних, які ви маєте на увазі.

У таких випадках ви можете вибрати запропоновану зведену таблицю, макет якої найближче до того, що ви задумали, або ви можете створити зведену таблицю з нуля (процес, який не є таким складним або займає багато часу).

Щоб вручну створити нову зведену таблицю з аркуша з даними для аналізу, розташуйте покажчик клітинки десь у клітинках цього списку, а потім натисніть кнопку команди «Зведена таблиця» на вкладці «Вставка» стрічки або натисніть Alt+NV.

Потім Excel відкриває діалогове вікно Створення зведеної таблиці та вибирає всі дані у списку, що містить курсор комірки (позначений рамкою навколо діапазону комірок). Потім ви можете налаштувати діапазон комірок у текстовому полі «Таблиця/діапазон» під кнопкою «Вибрати таблицю або діапазон», якщо область не включає всі дані для підсумовування в зведеній таблиці.

За замовчуванням Excel створює нову зведену таблицю на новому аркуші, який додає до книги. Однак якщо ви хочете, щоб зведена таблиця відображалася на тому самому аркуші, натисніть кнопку Існуючий робочий лист, а потім вкажіть розташування першої клітинки нової таблиці в текстовому полі «Розташування». (Просто переконайтеся, що ця нова зведена таблиця не перекриватиме існуючі таблиці даних.)

Якщо джерелом даних для вашої зведеної таблиці є зовнішня таблиця бази даних, створена за допомогою окремої програми керування базою даних, наприклад Access, вам потрібно натиснути кнопку Використовувати зовнішнє джерело даних, натиснути кнопку Вибрати підключення, а потім клацнути назву підключення у діалоговому вікні Існуючі з’єднання.

Крім того, вперше Excel 2013 підтримує аналіз даних із кількох пов’язаних таблиць на аркуші. Якщо дані в новій зведеній таблиці, яку ви створюєте, потрібно аналізувати разом з іншою існуючою зведеною таблицею, обов’язково встановіть прапорець Додати ці дані до моделі даних.

Після того, як ви вкажете джерело та місце розташування нової зведеної таблиці в діалоговому вікні «Створення зведеної таблиці» та натисніть кнопку «ОК», програма вставить новий аркуш у передній частині книги з порожньою сіткою для нової зведеної таблиці. Він також відкриває панель завдань Список полів зведеної таблиці в правій частині області робочого аркуша та додає контекстну вкладку Інструменти зведеної таблиці на стрічку.

Панель завдань «Список полів зведеної таблиці» розділена на дві області: поле зі списком «Виберіть поля для додавання до звіту» з іменами всіх полів у списку даних, які ви можете вибрати як джерело таблиці, перед якими стоять порожні прапорці, і перетягнути Поля між областями Нижче розділено на чотири зони вилучення (фільтр звіту, мітки стовпців, мітки рядків і значення).

Щоб завершити створення нової зведеної таблиці, все, що вам потрібно зробити, це призначити поля в області завдань Список полів зведеної таблиці різним частинам таблиці. Ви можете зробити це, перетягнувши ім’я поля зі списку «Вибрати поля для додавання до звіту» та перетягнувши його в одну з чотирьох областей нижче, які називаються зонами вилучення:

• ФІЛЬТРИ: ця область містить поля, які дають змогу переглядати підсумки даних, показані в зведеній таблиці, відфільтровуючи набори даних — вони діють як фільтри. Наприклад, якщо ви призначите поле Рік зі списку даних як фільтр звіту, ви можете відобразити підсумки даних у зведеній таблиці за окремі роки або для всіх років, представлених у списку даних.

• Стовпці: ця область містить поля, які визначають розташування даних, показаних у стовпцях зведеної таблиці.

• РЯДКИ: Ця область містить поля, які визначають розташування даних, показаних у рядках зведеної таблиці.

• ЗНАЧЕННЯ: ця область містить поля, які визначають, які дані будуть представлені в клітинках зведеної таблиці — це значення, підсумовані в її останньому стовпці (сумарно за замовчуванням).

Щоб зрозуміти, як ці різні зони пов’язані зі зведеною таблицею, перегляньте готову зведену таблицю.

Для цієї зведеної таблиці поле Стать призначається зі списку даних (поле, яке містить F (для жінок) або M (для чоловіків), щоб вказати стать співробітника в зоні FILTERS. зони вилучення, поле Місцезнаходження до зони вилучення РЯДКІ, а поле Зарплата до зони вилучення VALUES.

Як результат, ця зведена таблиця тепер відображає суму заробітної плати як чоловіків, так і жінок у кожному відділі (по стовпцях), а потім подає ці суми за місцем розташування компанії (у кожному рядку).

Як тільки ви додаєте поля до нової зведеної таблиці, Excel вибирає вкладку «Аналіз» контекстної вкладки «Інструменти зведеної таблиці», яка автоматично з’являється на стрічці. Серед багатьох груп на цій вкладці ви знайдете групу Показати в кінці, яка містить такі корисні командні кнопки:

• Список полів, щоб приховати та повторно відобразити панель завдань Список полів зведеної таблиці в правій частині області робочого аркуша

• +/- Кнопки для приховування та повторного відображення кнопок розгортання (+) і згортання (-) перед певними полями стовпців або полями рядків, які дозволяють тимчасово видалити, а потім знову відобразити їхні конкретні підсумовані значення в зведеній таблиці

• Заголовки полів для приховування та повторного відображення полів, призначених міткам стовпців і мітках рядків у зведеній таблиці

Чи викликав цей погляд на зведені таблиці Excel у вас бажання отримати більше інформації та уявлення про популярну програму для електронних таблиць Microsoft? Ви можете пройти тест-драйв на будь-якому з курсів електронного навчання For LuckyTemplates . Виберіть свій курс (можливо, вас зацікавить більше з Excel 2013 ), заповніть швидку реєстрацію, а потім запустіть електронне навчання за допомогою програми «Спробуйте! кнопку. Ви будете правильні, щоб отримати більш надійні знання: повна версія також доступна в Excel 2013 .