Як виправити помилки введення даних в Excel 2016

Під час введення великої кількості даних у Excel 2016 ці неприємні дрібні помилки легко проникнуть у вашу роботу. У пошуках ідеальної електронної таблиці ви можете зробити ось що.

По-перше, змусьте Excel автоматично виправляти певні помилки введення даних, коли вони трапляються, за допомогою функції автовиправлення. По-друге, вручну виправте будь-які огидні маленькі помилки, які виникають, коли ви все ще виконуєте введення в клітинку, або після того, як запис увійшов.

Автозаправка в Excel 2016

Функція автозаправки — знахідка для тих, хто схильний робити одні й ті самі дурні друкарські помилки знову і знову. За допомогою автозаміщення ви можете попередити Excel 2016 про ваші власні помилки введення тексту та розповісти програмі, як вона повинна автоматично їх виправляти.

Коли ви вперше інсталюєте Excel, функція автозаміщення вже знає, як автоматично виправляти дві початкові прописні літери в записі (за допомогою нижнього регістру другої великої літери), писати назви днів тижня з великої літери та замінювати встановлену кількість текстових записів. і друкарські помилки з конкретним текстом-замінником.

Ви можете будь-коли додати до списку заміни тексту, використовуючи Excel. Ці заміни тексту можуть бути двох типів: друкарські помилки, які ви регулярно робите разом із правильним написанням, і скорочення чи акроніми, які ви вводите весь час разом із їх повними формами.

Щоб додати до заміни, виконайте такі дії:

Виберіть «Файл» → «Параметри» → «Проверка» або натисніть Alt+FTP, а потім натисніть кнопку «Параметри автовиправлення» або натисніть Alt+A.

Excel відкриває діалогове вікно автозаправки, показане на малюнку.

На вкладці «Автозаміна» у цьому діалоговому вікні введіть помилку або абревіатуру в текстовому полі «Замінити».

Введіть виправлення або повну форму в текстове поле З.

Натисніть кнопку «Додати» або натисніть Enter, щоб додати нову опечатку чи абревіатуру до списку автозаправки.

Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно автовиправлення.

Використовуйте параметри «Замінити» та «З» у діалоговому вікні «Автозаміна», щоб додати всі опечатки та скорочення, які ви хочете, щоб Excel автоматично виправляв або заповнював.

Етикет редагування клітинок у Word 2016

Незважаючи на допомогу автозаміщення, деякі помилки обов’язково призведуть до вас. Те, як ви їх виправите, насправді залежить від того, помітили ви до чи після завершення введення клітинки.

• Якщо ви помітили помилку, перш ніж завершити введення, ви можете видалити її, натискаючи клавішу Backspace, доки не видалите всі неправильні символи з комірки. Потім ви можете повторно ввести решту запису або формулу, перш ніж завершити введення в клітинку.

• Якщо ви не виявите помилку, доки не завершите введення клітинки, у вас є вибір: замінити все або відредагувати лише помилки.

• Маючи справу з короткими записами, ви, ймовірно, захочете піти шляхом заміни. Щоб замінити запис комірки, розмістіть покажчик комірки в цій клітинці, введіть замінний запис, а потім натисніть кнопку Enter або натисніть Enter.

• Якщо помилку в записі відносно легко виправити, а запис має довгу сторону, вам, ймовірно, захочеться відредагувати запис комірки, а не замінити його. Щоб відредагувати запис у комірці, просто двічі клацніть або двічі торкніться клітинки або виділіть клітинку, а потім натисніть F2.

• Виконання будь-якого з них знову активує рядок формул, знову відображаючи кнопки «Введення» та «Скасувати» та розміщуючи точку вставки в записі комірки на робочому аркуші. (Якщо ви подвійне клацання або подвійне торкання, точка вставки розташовується там, де ви клацнете; натисніть F2, і точка вставки розташовується після останнього символу в записі.)

• Зауважте також, що індикатор режиму змінюється на Редагувати. Перебуваючи в цьому режимі, ви можете використовувати мишу або клавіші зі стрілками, щоб розташувати точку вставки в тому місці в комірці, яке потребує фіксації.

У наступній таблиці наведено натискання клавіш, які можна використовувати для зміни розташування точки вставки в записі комірки та видалення небажаних символів. Якщо ви хочете вставити нові символи в точку вставки, просто почніть вводити. Якщо ви хочете видалити наявні символи в точці вставки під час введення нових, натисніть клавішу Insert на клавіатурі, щоб перейти зі звичайного режиму вставки до режиму надпису. Щоб повернутися до звичайного режиму вставки, натисніть Insert вдруге. Коли ви закінчите вносити виправлення в запис комірки, ви повинні завершити редагування, натиснувши Enter, перш ніж Excel оновить вміст комірки.

Натискання клавіш для виправлення цих помилок при вході в клітинку

Коли Excel перебуває в режимі редагування, потрібно повторно ввести відредагований вміст комірки, натиснувши кнопку Enter на панелі формул або натиснувши клавішу Enter або натиснувши клавішу Tab або комбінацію Shift+Tab. Ви можете використовувати клавіші зі стрілками як спосіб завершити запис, лише коли програма перебуває в режимі Enter. Коли програма перебуває в режимі редагування, клавіші зі стрілками переміщують точку вставки лише через запис, який ви редагуєте, а не в нову клітинку.