Як використовувати Flash Fill в Excel 2016

Зручна функція Flash Fill в Excel 2016 дає вам можливість взяти частину даних, введених в один стовпець таблиці робочого аркуша, і ввести лише ці дані в новий стовпець таблиці, використовуючи лише кілька натискань клавіш.

Серія записів з’являється в новому стовпці буквально миттєво (таким чином, назва Flash Fill ), у момент, коли Excel виявляє шаблон у вашому початковому введенні даних, який дозволяє йому визначити дані, які ви хочете скопіювати. Принадність полягає в тому, що все це відбувається без необхідності створювати чи копіювати будь-які формули.

Найкращий спосіб зрозуміти Flash Fill – побачити його в дії. Малюнок містить нову таблицю даних, що складається з чотирьох стовпців. Перший стовпець уже містить повні імена клієнтів (ім’я, середнє та останнє). У другій, третій та четвертій колонках потрібно ввести лише першу, середню та прізвище відповідно (щоб окремі частини імен клієнтів можна було використовувати у привітаннях електронних листів та листів, як у , «Привіт, Кіт» або «Шановний містере Гарперу»).

Нова таблиця даних, що містить повні імена, які потрібно розділити на окремі стовпці за допомогою Flash Fill.

Замість того, щоб вручну вводити ім’я, по батькові чи прізвище у відповідні стовпці (або намагатися скопіювати все ім’я клієнта зі стовпця A, а потім редагувати частини, непотрібні в стовпцях Ім’я, По батькові та Прізвище), Ви можете використовувати Flash Fill, щоб швидко та ефективно виконувати роботу. І ось як ви це робите:

Введіть Keith в клітинку B2 і завершите введення за допомогою клавіші зі стрілкою вниз або клавіші Enter.

Коли ви завершите цей запис за допомогою клавіші зі стрілкою вниз або клавіші Enter на клавіатурі, Excel перемістить покажчик комірки до клітинки B3, де вам потрібно ввести лише першу літеру наступної назви для Flash Fill, щоб отримати зображення.

У клітинку B3 введіть лише J, першу літеру Йонас, ім’я другого клієнта.

Flash Fill негайно виконує маневр типу автозаповнення, пропонуючи решту імені другого клієнта, Йонас, як текст для введення в цю клітинку. У той же час Flash Fill пропонує ввести всі імена, що залишилися з повних імен у стовпці A у стовпці B.

Завершіть введення Йонаса в клітинку B3, натиснувши кнопку Enter або клавішу зі стрілкою.

Коли ви завершите введення даних у клітинку B3, стовпець «Ім’я» буде виконано: Excel одночасно введе всі інші імена в стовпець B!

Щоб завершити цей приклад таблиці імен, ввівши по батькові та прізвище у стовпці C і D відповідно, ви просто повторіть ці кроки в цих стовпцях. Ви вводите перше по батькові, Остін, з клітинки A2 в клітинку C2, а потім вводите W у клітинку C3. Заповніть запис у клітинці C3 і введіть по батькові в цьому стовпці. Так само ви вводите прізвище, Харпер, з клітинки A2 в клітинку D2, а потім вводите S в клітинку D3. Завершіть введення в клітинку D3, і введіть прізвище для стовпця D, завершивши всю таблицю даних.

За моїми підрахунками, завершення введення даних у цій таблиці імені клієнта вимагало від мене всього 26 натискань клавіш, 20 з яких були для введення імені, по батькові та прізвища першого клієнта разом із початковими літерами першого , по батькові та прізвище другого клієнта та інших шести, щоб завершити ці записи. Якщо стовпець А цієї таблиці імені клієнта містить повні імена сотень або навіть тисяч клієнтів, ці 26 натискань клавіш є незначними в порівнянні з кількістю, яка знадобиться для ручного введення їх імені, по батькові та прізвища в окремому імені, По батькові та прізвище, або навіть для редагування копій повних імен у кожному з них.

Майте на увазі, що Flash Fill ідеально працює для вилучення частин довших записів даних у стовпці за умови, що всі записи мають однаковий шаблон і використовують однаковий тип роздільників (пробіли, коми, тире тощо). Наприклад, на малюнку є аномалія в записах повного імені в клітинці A9, де замість повної середини вводиться лише середня літера з крапкою. У цьому випадку Flash Fill просто вводить M у клітинку C9, і вам доведеться вручну відредагувати його запис, щоб додати необхідну крапку. Крім того, пам’ятайте, що корисність Flash Fill не обмежується лише текстовими записами, як у моєму прикладі таблиці Client Name. Він також може витягувати частини записів, які змішують текст і числа, наприклад ідентифікаційні номери (AJ-1234, RW-8007 тощо).