Як використовувати швидке заповнення в Excel 2016

Функція Flash Fill в Excel 2016 дає вам можливість взяти частину даних, введених в один стовпець таблиці робочого аркуша, і ввести лише ці дані в новий стовпець таблиці, використовуючи лише кілька натискань клавіш. Серія записів з’являється у новій колонці буквально миттєво (тому її назва — Flash Fill).

Другий Excel 2016 виявляє шаблон у ваших початкових записах даних, решта записів у цій серії одразу з’являються в порожніх клітинках у рядках нижче, які потім можна ввести одним натисканням клавіші. І принадність полягає в тому, що все це відбувається без необхідності створювати чи копіювати будь-які формули.

Найкращий спосіб зрозуміти Flash Fill – побачити його в дії. На наступному малюнку ви бачите нову таблицю даних, що складається з чотирьох стовпців. Комірки в першому стовпці цієї таблиці містять повні імена клієнтів (перший, середній та останній), усі разом в одному записі. У другій, третій та четвертій колонках потрібно ввести лише першу, середню та прізвище відповідно (щоб окремі частини імен клієнтів можна було використовувати у привітаннях електронних листів та листів, як у , «Привіт, Кіт» або «Шановний містере Гарперу»).

Таблиця даних, що містить повні імена, які потрібно розділити на окремі стовпці за допомогою Flash Fill.

Замість того, щоб вручну вводити ім’я, по батькові чи прізвище у відповідні стовпці (або намагатися скопіювати все ім’я клієнта зі стовпця А, а потім відредагувати частини, непотрібні в стовпцях Ім’я, По батькові та Прізвище), ви може використовувати Flash Fill, щоб швидко та ефективно виконувати роботу. І ось як ви це робите:

Введіть Keith в клітинку B2 і завершите введення за допомогою стрілки вниз або клавіші Enter.

Коли ви завершите цей запис за допомогою клавіші зі стрілкою вниз або клавіші Enter на клавіатурі, Excel перемістить покажчик комірки до клітинки B3, де вам потрібно ввести лише першу літеру наступної назви для Flash Fill, щоб отримати зображення.

У клітинку B3 введіть лише J, першу літеру імені другого клієнта.

Flash Fill негайно виконує маневр типу автозаповнення, пропонуючи решту імені другого клієнта, Йонас, як текст для введення в цю клітинку. У той же час Flash Fill пропонує ввести всі імена, що залишилися з повних імен у стовпці A у стовпці B.

Завершіть введення Йонаса в клітинку B3, натиснувши клавішу Enter або клавішу зі стрілкою.

У момент, коли ви завершите введення даних у клітинку B3, стовпець «Ім’я» закінчиться: Excel одночасно введе всі інші імена в стовпець B (прийміть це, Баррі Аллен)!

Щоб завершити цей приклад таблиці імен, ввівши по батькові та прізвище у стовпці C і D відповідно, ви просто повторіть ці кроки в цих стовпцях. Ви вводите перше по батькові, Austen , з клітинки A2 в клітинку C2, а потім введіть W у клітинку C3. Заповніть запис у клітинці C3 і введіть по батькові в цьому стовпці. Так само ви вводите прізвище, Харпер , з клітинки A2 в клітинку D2, а потім вводите S в клітинку D3. Заповніть запис у клітинці D3, і введіть прізвище для стовпця D, заповнюючи всю таблицю даних.

Майте на увазі, що Flash Fill ідеально працює для вилучення частин довших записів даних у стовпець за умови, що всі записи мають однаковий шаблон і використовують однаковий тип роздільників (пробіли, коми, тире тощо). Наприклад, на малюнку є аномалія в записах повного імені в клітинці A9, де замість повного по батькові вводиться лише середня літера з крапкою. У цьому випадку Flash Fill просто вводить M у клітинку C9, і вам доведеться вручну відредагувати його запис, щоб додати необхідну крапку.