Як використовувати спеціальні фільтри в Excel 2013

На додаток до фільтрації списку даних до записів, які містять певний запис поля в Excel 2013, ви можете створити спеціальні автофільтри, які дозволяють фільтрувати список для записів, які відповідають менш вимогливим критеріям (наприклад, прізвища, які починаються з літери М). або діапазони значень (наприклад, зарплати від 25 000 до 75 000 доларів США на рік).

Щоб створити користувацький фільтр для поля, ви клацніть кнопку «Автофільтр» у полі, а потім виділіть «Текстові фільтри», «Фільтри чисел» або «Фільтри за датою» (залежно від типу поля) у спадному списку, а потім натисніть опцію «Спеціальний фільтр» на внизу списку продовження. Коли ви вибираєте параметр «Спеціальний фільтр», Excel відображає діалогове вікно «Спеціальний автофільтр».

Ви також можете відкрити діалогове вікно «Спеціальний автофільтр», клацнувши початковий оператор (Дорівнює, Не дорівнює, Більше тощо) у підменю «Текстові фільтри», «Фільтри чисел» або «Фільтри дати».

У цьому діалоговому вікні ви вибираєте оператор, який потрібно використовувати, у першому розкривному списку. Потім у текстовому полі праворуч введіть значення (текст або цифри), яке має бути досягнуто, перевищено, опущено нижче або не знайдено в записах бази даних.

Якщо ви хочете відфільтрувати записи, у яких лише окремий запис поля відповідає, перевищує, опускається нижче або просто не збігається з записом, який ви вводите у текстовому полі, натисніть OK або Enter, щоб застосувати цей фільтр до бази даних. . Ви можете використовувати діалогове вікно Custom AutoFilter, щоб відфільтрувати базу даних до записів із записами полів, які потрапляють у діапазон значень.

Щоб налаштувати діапазон значень, ви вибираєте оператор «більше» або «більше або дорівнює» для верхнього оператора, а потім вводите або вибираєте найнижче (або перше) значення в діапазоні. Потім переконайтеся, що вибрано параметр І, виберіть «менше» або «менше або дорівнює» як нижній оператор і введіть найвище значення в діапазоні.

Ви можете побачити, як відфільтрувати записи в списку даних співробітників, щоб відображалися лише ті записи, де сума зарплати становить від 25 000 до 75 000 доларів США. Ви встановлюєте цей діапазон значень як фільтр, вибираючи «більше або дорівнює» як оператор і 25 000 як нижнє значення діапазону.

Потім, вибравши параметр І, ви вибираєте «менше або дорівнює» як оператор і 75 000 як верхнє значення діапазону. Ви можете побачити результати застосування цього фільтра до списку даних працівників.

Щоб налаштувати умову «або/або» у діалоговому вікні «Спеціальний автофільтр», зазвичай ви вибираєте між операторами «дорівнює» та «не дорівнює», а потім вводите або вибираєте перше значення, яке має виконуватися або не дорівнюватиме. Потім ви вибираєте опцію «Або» та вибираєте відповідний оператор і вводите або вибираєте друге значення, яке має відповідати або не дорівнювати.

Наприклад, якщо ви хочете відфільтрувати список даних, щоб у списку даних про співробітників відображалися лише записи для відділів бухгалтерського обліку або кадрів, ви вибираєте «дорівнює» як перший оператор, а потім вибираєте або вводите бухгалтерський облік як перший запис.

Далі ви клацніть опцію Або, виберіть «дорівнює» як другий оператор, а потім виберіть або введіть кадри як другий запис. Коли ви потім відфільтруєте базу даних, натиснувши кнопку «ОК» або натиснувши Enter, Excel відобразить лише ті записи, у яких у полі «Відділ» є запис «Бухгалтерія» або «Людські ресурси».