Як використовувати служби SharePoint Team Services з Outlook 2013

Насправді Microsoft надає більше одного методу використання Outlook 2013 для співпраці з іншими людьми. Служби SharePoint Team Services підключаються до Outlook і допомагають вам співпрацювати. SharePoint – це в основному онлайн-інструмент для співпраці, який допомагає координувати зустрічі, проекти та заходи, а також обмінюватися документами з іншими людьми.

Але SharePoint також може налаштувати папки в Outlook, щоб ви могли переглядати ключову інформацію (наприклад, документи, календарі та завдання) з веб-сайту SharePoint, навіть коли ви не в мережі. SharePoint надає деякі зручні функції для співпраці, які можна використовувати з людьми за межами вашої організації.

У більшості випадків у вас немає вибору щодо використання Microsoft Exchange чи SharePoint Team Services; хтось інший (наприклад, ваш системний адміністратор) вирішує це за вас. Фактично, вам може знадобитися використовувати обидва продукти; Outlook без проблем підключається до Exchange і SharePoint одночасно.

Швидше за все, якщо ви коли-небудь залучитеся до SharePoint Team Services, ви зробите це, оскільки хтось попросить вас приєднатися до спільної команди. Якщо ніхто ніколи не запитує, вам не потрібно думати про це, і ви можете пропустити наступні розділи.

Приєднуйтесь до команди SharePoint

Першим ключем до розблокування SharePoint є електронний лист із проханням приєднатися до команди SharePoint. Повідомлення – це звичайний електронний лист, який містить ваше ім’я користувача, пароль і посилання на сайт SharePoint.

Натисніть посилання.

У вашому веб-переглядачі відкриється сайт, присвячений діяльності команди, до якої вас попросили приєднатися. Кожен сайт SharePoint виглядає по-різному; натисніть посилання на сайті, щоб побачити, що він пропонує.

Увійдіть за допомогою імені та пароля, які вказані в електронній пошті.

Зв’яжіть Outlook з даними SharePoint

Певні частини веб-сайту SharePoint можна прив’язати до Outlook, щоб інформація з сайту автоматично з’являлася в Outlook. Якщо на веб-сайті SharePoint ви бачите піктограму Підключення до Outlook, ви можете клацнути цю піктограму, щоб надіслати інформацію з цієї сторінки прямо в Outlook.

Отримувати доступ до даних SharePoint з Outlook

Microsoft Office тісно інтегрований з SharePoint. Якщо вам надано відповідні дозволи, Outlook може отримати доступ майже до будь-якої інформації на сайті SharePoint і синхронізувати версії документів, що зберігаються на сайті SharePoint, з тими, які зберігаються у ваших системах, і навпаки.

Інформація, яку SharePoint надсилає до Outlook, відображається у власному наборі папок SharePoint. Якщо натиснути кнопку Пошта на панелі навігації, ви побачите, що SharePoint включає папки як частину списку. Клацніть будь-яку папку SharePoint, щоб побачити, що всередині.

Ці папки містять спільні документи, такі як файли Word, Excel та PowerPoint. Коли ви вибираєте документ, його попередній перегляд з’являється в області читання — якщо ви двічі клацнете документ, документ відкриється у власній програмі, наприклад Word.

Якщо у вас є правильні дозволи, ви можете редагувати документ в автономному режимі, а потім надіслати оновлений документ на сайт SharePoint зі своїми змінами. Однак зазвичай ви не можете додавати нові елементи до папок SharePoint безпосередньо через Outlook. Замість цього ви зазвичай додаєте інформацію до SharePoint через відповідну програму Microsoft Office (наприклад, Word) або під час входу на сайт SharePoint за допомогою веб-браузера.

Ви можете переглядати спільні календарі та завдання SharePoint в Outlook точно так само, як ви переглядаєте календарі Outlook або інформацію про завдання. Вони відображаються в тих же списках, що й ваші власні календарі та завдання — ви навіть можете переглядати спільні календарі поруч із вашим власним календарем. Якщо у вас є правильні дозволи, ви можете змінювати календарі та завдання або створювати нові записи.

Тож коли ви, найімовірніше, використовуватимете SharePoint, а коли використовуватимете Exchange? Exchange найкраще підходить для спілкування, планування та встановлення завдань між людьми, які використовують одну й ту саму систему електронної пошти, тоді як SharePoint краще підходить для людей, яким потрібно співпрацювати зі спільними документами та інформацією — особливо для тих, хто не користується однаковою системою електронної пошти. система електронної пошти або ресурси компанії.