Як використовувати розширену фільтрацію в Excel 2013

Коли ви використовуєте розширену фільтрацію в Excel 2013, ви не використовуєте кнопки автофільтрації поля та відповідні параметри спадного меню. Замість цього ви створюєте так званий діапазон критеріїв десь на аркуші, що містить список даних, які потрібно відфільтрувати, перш ніж відкривати діалогове вікно Розширений фільтр.

Якщо ви використовуєте функцію розширеного фільтра для виконання запиту, ви отримуєте копії записів, які відповідають вашим критеріям, створюючи підмножину списку даних. Ви можете знайти діапазон критеріїв у верхніх рядках стовпців праворуч від списку даних, а потім вказати діапазон Копіювати до під діапазоном критеріїв, подібно до показаного розташування.

Щоб створити діапазон критеріїв, ви скопіюєте назви полів у списку даних до нової частини аркуша, а потім введете значення (текст, числа або формули), які будуть використовуватися як критерії для фільтрації списку в рядки внизу. Під час налаштування критеріїв фільтрації списку даних можна створити критерії порівняння або обчислені критерії.

Після того, як ви налаштували діапазон критеріїв з усіма іменами полів і критеріями, які потрібно використовувати, ви натискаєте кнопку «Додатково» на вкладці «Дані» стрічки (або натискаєте Alt+AQ), щоб відкрити діалогове вікно «Розширений фільтр», подібне до один показаний.

Тут ви вказуєте, чи хочете ви просто відфільтрувати записи в списку (приховавши рядки всіх тих, які не відповідають вашим критеріям) або ви хочете скопіювати записи, які відповідають вашим критеріям, до нової області на робочому аркуші ( шляхом створення підмножини списку даних).

Щоб просто відфільтрувати дані у списку, залиште опцію «Фільтрувати список, на місці» вибраною. Щоб надіслати запит до списку та скопіювати дані в нове місце на тому ж аркуші (зверніть увагу, що функція розширеного фільтра не дозволяє копіювати дані на інший аркуш або книгу), потрібно вибрати кнопку параметра «Копіювати в інше місце».

Коли ви вибираєте цю кнопку, стає доступним текстове поле Копіювати до, а також текстові поля Діапазон списку та Діапазон критеріїв.

Щоб указати список даних, який містить дані, які потрібно відфільтрувати або зробити запит, клацніть текстове поле Діапазон списку, а потім введіть адресу діапазону комірок або виділіть його безпосередньо на аркуші, перетягуючи клітинки.

Щоб указати діапазон, який містить копію назв полів разом із критеріями, введеними у відповідних полях, клацніть текстове поле Діапазон критеріїв, а потім введіть адресу діапазону цього діапазону комірок або виберіть його безпосередньо на аркуші, перетягуючи його клітини. Вибираючи цей діапазон, переконайтеся, що ви включили всі рядки, які містять значення, які потрібно оцінити у фільтрі або запиті.

Якщо ви запитуєте список даних шляхом копіювання записів, які відповідають вашим критеріям, до нової частини робочого аркуша (що вказується натисканням кнопки «Копіювати в інше місце»), ви також клацніть текстове поле «Копіювати до», а потім введіть адресу клітинку, яка має утворити верхній лівий кут скопійованих і відфільтрованих записів, або клацніть цю клітинку безпосередньо на аркуші.

Указавши, чи потрібно фільтрувати дані чи робити запит, і визначивши діапазони, які будуть використовуватися в цій операції, натисніть кнопку OK, щоб Excel застосував критерії, які ви вказали в діапазоні критеріїв, під час фільтрації або копіювання записів.

Після фільтрації списку даних ви можете відчути, що не отримали очікуваних результатів — наприклад, під іменами полів немає записів, яких, на вашу думку, повинно бути кілька. Ви можете повернути всі записи зі списку, натиснувши кнопку «Очистити» на вкладці «Дані» на стрічці або натиснувши Alt+AC.

Тепер ви можете повозитися з критеріями в текстовому полі «Діапазон критеріїв» і спробувати виконати всю розширену фільтрацію заново.