Як використовувати редакції в Word 2019

Усі хороші письменники повинні отримувати відгуки. І все-таки я хотів би знати, що було зроблено з моїм текстом, щоб не тільки побачити ефект, але й щось дізнатися. Інструменти відстеження редакцій Word роблять такий огляд можливим.

Як порівняти дві версії документа Microsoft Word

У вас є оригінал вашого документа — матеріал, який ви написали. У вас також є примірник, над яким попрацювала Бріанна, бездушний автомат із юридичного відділу. Ваше завдання полягає в тому, щоб порівняти їх, щоб побачити, що саме змінилося з оригіналом. Ось що потрібно зробити:

Перейдіть на вкладку Огляд.

У групі Порівняти виберіть Порівняти → Порівняти.
З’явиться діалогове вікно Порівняння документів.

Виберіть оригінальний документ зі спадного списку Оригінальний документ.
У списку відображаються нещодавно відкриті або збережені документи. Виберіть один із них або скористайтеся пунктом «Огляд», щоб викликати діалогове вікно «Відкрити» та знайти документ.

Виберіть відредагований документ зі спадного списку «Переглянутий документ».
Виберіть документ зі списку або скористайтеся пунктом «Огляд», щоб знайти змінений, змінений або зіпсований документ.

Натисніть OK.

Word порівнює два документи. Зміни відображаються у вікні, розділеному на чотири рази, як показано на малюнку. Ця презентація фактично є третім документом під назвою Compare Result.

Тут проявляються ганебні зміни.

Перегляньте це! Перегляньте зміни, внесені у вашу незайману прозу варварами-зловмисниками: прокрутка синхронізується між усіма трьома документами: оригінальним, відредагованим і порівняним. Клацніть зміну на панелі перегляду (показано ліворуч), щоб швидко побачити, яка частина вашого документа була зігнута, розкручена чи понівечена.

• Змінений текст виділяється двома способами: Доданий текст підкреслюється. Видалений текст відображається закресленим.
• Ви можете підтвердити або відхилити зміни в документі Результати порівняння, як і під час відстеження змін вручну.

Як відстежувати зміни, внесені в Microsoft Word

Щоб бути добрим і ніжним співробітником, активуйте функцію відстеження Word, перш ніж вносити зміни до чужого тексту: перейдіть на вкладку «Рецензування», а в групі «Відстеження» натисніть кнопку «Відстеження змін», показану на полях. З цього моменту будь-які зміни, внесені до документа, мають кольорове кодування на основі того, хто вносить зміни та який рівень розмітки відображається:

• Для простої розмітки ліворуч від абзацу з’являється кольорова смуга, яка вказує на те, що було внесено зміну.
• Для всієї розмітки новий текст кодується кольором, залежно від того, хто вніс зміни. Доданий текст з’являється підкресленим, а видалений – закресленим. Ці виділення тексту називаються позначками перегляду . Вони не є атрибутами форматування тексту.
• Якщо немає розмітки, зміни відстежуються, але не відображаються в документі. Це чудове налаштування для найменшого відволікання. (Позначки перегляду можна побачити, вибравши All Markup замість No Markup.)

Word продовжує відстежувати зміни та редагування в документі, доки ви не вимкнете Відстежувати зміни. Для цього знову натисніть кнопку Відстежити зміни.

Хоча кнопка «Відстеження змін» з’являється виділеною, коли функція активна, кращий спосіб перевірити — і використати — цю функцію — активувати параметр «Параметри відстеження» в рядку стану. Щоб встановити цю опцію, клацніть правою кнопкою миші рядок стану та виберіть Відстежувати зміни. Як бонус, ви можете клацнути цей елемент у рядку стану, щоб активувати або деактивувати позначки редакції в документі.

Як переглянути зміни в Microsoft Word

Після того, як вам повернуть ваш поганий, млявий документ, найкращий спосіб переглянути завдану шкоду — скористатися командами на вкладці «Перегляд», розташованій у групі «Зміни». Ці команди проілюстровані тут; залежно від розміру вікна ви можете побачити або не побачити текст, що пояснює, що робить кожне з них.

Кнопки для перегляду змін.

Щоб переглянути зміни в документі, натисніть кнопку «Далі» або «Назад». Натисніть кнопку, щоб перейти від однієї зміни в тексті до наступної.

Натисніть кнопку Прийняти, коли ви терпите зміни. Щоб відхилити зміну, натисніть кнопку Відхилити. Після натискання будь-якої кнопки ви миттєво побачите наступну зміну в документі, доки всі зміни не будуть оброблені.

• Кнопки «Прийняти» та «Відхилити» містять меню з командами, які одним махом приймають або відхиляють усі зміни у вашому документі. Єдине, чого не вистачає, це «намах!» звук під час використання цих команд.
• Ви можете переглянути підсумок змін, викликавши панель «Ревізії». На вкладці «Перегляд» у групі «Відстеження» натисніть кнопку «Панель перегляду». Панель "Ревізії" не відображає зміни в контексті, але перелічує кожну з них. Клацніть елемент на панелі «Ревізії», щоб перейти до кожної зміни в документі.
• Щоб побачити зміни в тексті, переконайтеся, що ви вибрали команду «Уся розмітка» з кнопки меню «Показати для перегляду».
• Коли ви помиляєтеся під час схвалення чи відхилення зміни, натисніть Ctrl+Z, щоб скасувати.
• Ви також можете клацнути правою кнопкою миші будь-яку позначку редакції, щоб прийняти або відхилити її.