Як використовувати аналізатор таблиць у Access 2016

Хіба це не звучить чудово? Access Table Analyzer обіцяє взяти безладну плоску таблицю (наприклад, імпортовану електронну таблицю) — з усіма її повторюваними даними — і перетворити її на ефективний набір реляційних таблиць. Але, як кажуть, дані обіцянки – це обіцянки порушені. Якщо ваш плоский файл не відповідає деяким суворим правилам, аналізатор таблиць не впорається з цим.

База даних з плоскими файлами — це база даних, у якій усі дані знаходяться в одному файлі. Access — це реляційна база даних, яка дозволяє зберігати дані в кількох таблицях для більшої ефективності.

Іноді ви отримуєте ідеальний набір реляційних таблиць, а іноді аналізатор таблиць не пропонує нову таблицю, коли це потрібно, або пропонує нову таблицю, коли не потрібно. Спробуйте і подивіться, що вийде. У кращому випадку це працює правильно, і ви просто заощадили собі купу часу. У гіршому випадку, це працює неправильно, і ви втратите кілька хвилин свого часу. У більшості випадків ви отримаєте щось цінне, що, можливо, потрібно буде змінити. Принаймні, ви заощадили частково час!

Аналізатор найкраще працює з плоскою таблицею, яка містить багато повторюваної інформації. Наприклад, уявіть собі плоский столик для книгарні. Кожен запис у таблиці містить дані клієнта та книги. Якщо той самий клієнт купує шість книг, таблиця містить шість окремих записів із ім’ям, адресою та іншою інформацією клієнта, що дублюються в кожній. Помножте це на 1000 клієнтів, і ви отримаєте саме такий безлад із плоскими файлами, який любить вирішувати Analyzer.

Зважаючи на цю думку, ось як викликати Майстра аналізатора таблиць:

Відкрийте свою базу даних і виберіть таблицю, яку потрібно оцінити, на панелі навігації.

Перейдіть на вкладку Інструменти для баз даних.

На стрічці з’явиться група кнопок Аналіз.

Група аналізу на стрічці.

Натисніть кнопку Аналізувати таблицю в групі Аналіз.

З’явиться діалогове вікно Майстра аналізатора таблиць.

Ось аналізатор таблиці.

Прочитайте перші два екрани, якщо хочете (вони суто освітні); після кожного натисніть Далі.

З’явиться інший екран майстра аналізатора таблиць.

Виберіть таблицю для аналізу.

Ім’я таблиці, яку ви вибрали на панелі навігації, слід вибрати у списку Таблиці. Якщо це не так, натисніть назву таблиці, яку потрібно перетворити.

Натисніть Далі.

У діалоговому вікні, що з’явиться, майстер запитує, чи бажаєте ви просто дозволити майстрові зробити свою справу (майстер вирішить, як таблиця з плоскими файлами має бути впорядкована на кілька таблиць) або ви хочете вирішити, які поля до яких повідомлень таблиці.

Натисніть опцію Так (якщо вона ще не вибрана), щоб надати майстрові повну силу у вирішенні долі вашої таблиці, а потім натисніть Далі.

Якщо майстер рекомендує вам не розділяти таблицю, натисніть кнопку «Скасувати» і поплескайте себе по спині, щоб зробити роботу добре. Це повідомлення означає, що майстер вважає, що ваша таблиця в порядку, як і є.

Якщо майстер розділить вашу таблицю, він проаналізує вашу таблицю та покаже результати.

Аналізатор таблиці приймає своє рішення.

Переконайтеся, що інформація з вашої плоскої таблиці правильно згрупована в нові таблиці:

• Якщо інформація згрупована правильно, назвіть таблиці, двічі клацнувши рядок заголовка кожної таблиці та ввівши нове ім’я в діалоговому вікні, що з’явиться.

• Якщо інформація згрупована неправильно, за допомогою миші перетягніть поля з таблиці в таблицю, а потім двічі клацніть рядок заголовка кожної таблиці, щоб перейменувати таблиці.

• Якщо ви хочете створити нову таблицю, перетягніть поле в будь-який простір між наявними таблицями або навколо них. Майстер створить нове вікно таблиці, що містить це поле. Двічі клацніть рядок заголовка нової таблиці, щоб перейменувати таблицю.

Коли ви закінчите впорядковувати та називати свої таблиці, натисніть Далі.

Майстер автоматично вибирає ключове поле для кожної таблиці, яка, на його думку, потребує ключового поля. Якщо майстер неправильно вибере поле як ключове поле, ви можете виправити помилку.

Якщо майстер неправильно визначає ключове поле, ви можете

• Призначте наявне поле як ключове поле , вибравши його та натиснувши кнопку Встановити унікальний ідентифікатор (виглядає як ключ).

• Змініть позначення ключового поля , вибравши відповідне ключове поле, а потім натиснувши кнопку Встановити унікальний ідентифікатор (виглядає як ключ).

• Додайте ключове поле , натиснувши кнопку Додати згенерований ключ (містить знак плюс і ключ).

Натисніть Далі для останнього кроку процесу.

Майстер пропонує створити запит, який виглядає та діє як ваша оригінальна таблиця. Якщо у вас є звіти та форми, які працюють із плоским файлом, вони працюватимуть з новим запитом.

На цьому етапі процесу ви можете не побачити останній екран майстра, як описано в кроці 12; Майстер може повідомити вам, що деякі ваші дані можуть бути неправильними, і ви повинні їх виправити. Наприклад, якщо у вашій таблиці є поле «Країна» і є два записи, такі як США та UAS, майстер попросить вас — або запропонує — виправити помилку. Ви обов’язково повинні виправити цю помилку.

На жаль, майстер часто не дуже добре визначає такі помилки. (Це може запропонувати, наприклад, змінити Бельгію на Бразилію.) Швидко подивіться на дані на наявність фактичних помилок і рухайтеся далі — тому що запропоновані «виправлення» часто є неправильними!

Виберіть Так, щоб майстер створив запит, або Ні, щоб пропустити створення запиту.

Вибір Так створює запит, який виконується до нових таблиць. Запит виглядає і діє як оригінальна таблиця. Початкову таблицю перейменовують із символом _OLD в кінці, і будь-які звіти та форми автоматично використовують запит (а не оригінальну таблицю). Якщо вибрати «Ні», створюються нові таблиці, але вихідна таблиця залишатиметься з її оригінальною назвою.

Натисніть Готово, щоб вийти з майстра.

Майстер завершує процес поділу плоскої таблиці на набір реляційних таблиць.

Таблиця Аналізатор навряд чи розділити базу даних плоско-файл правильно в правильно спроектованої реляційної бази даних - особливо , якщо плоский файл є складним. Вам набагато краще передати базу даних кваліфікованій людині та дозволити їй належним чином перепроектувати її як реляційну базу даних — або з’ясувати, як це зробити самостійно!