Як використовувати автофільтр у Excel 2019

Функція автофільтрації Excel дозволяє відфільтрувати небажані дані у списку даних так само просто, як натиснути кнопку «Автофільтр» у стовпці, за яким потрібно відфільтрувати дані, а потім вибрати відповідні критерії фільтрації зі спадного меню цього стовпця.

Якщо ви відкриваєте робочий аркуш зі списком даних і не знайдете кнопки автофільтру Excel, прикріплені до кожного з назв полів у верхній частині списку, ви можете відобразити їх, просто розташувавши покажчик клітинки в одній із клітинок із полем назви, а потім клацніть командну кнопку «Фільтрувати» на вкладці «Дані» стрічки або натиснувши Ctrl+Shift+L або Alt+AT.

Параметри фільтра у спадному меню «Автофільтр» стовпця залежать від типу записів у полі. У спадному меню в стовпці, що містить лише записи дати, меню містить параметр «Фільтри дати», до якого додається підменю фактичних фільтрів. У спадному меню в стовпці, який містить лише числові записи (крім дат) або поєднання дат з іншими типами числових записів, меню містить параметр «Фільтри чисел». У спадному меню в стовпці, який містить лише текстові записи або суміш тексту, дати та інших числових записів, меню містить параметр Текстові фільтри.

Виконання базової фільтрації в Excel 2019 шляхом вибору певних записів полів

На додаток до параметрів «Фільтри дати», «Текстові фільтри» або «Фільтри чисел» (залежно від типу поля), розкривне меню «Автофільтр» для кожного поля в списку даних містить поле зі списком з повним переліком усіх записів, зроблених у цьому полі. у кожному з них є власний прапорець. На найпростішому рівні ви можете відфільтрувати список даних, знявши прапорець для всіх записів, чиї записи ви не хочете бачити в списку.

Цей тип базової фільтрації найкраще працює в таких полях, як місто, штат або країна, які містять багато дублікатів, тому ви можете побачити підмножину списку даних, яка містить лише міста, штати чи країни, з якими ви хочете працювати на час.

Найпростіший спосіб виконати цей основний тип фільтрації для поля - це спочатку зняти прапорець перед опцією (Вибрати все) у верхній частині списку поля, щоб зняти прапорці, а потім встановити прапорець для кожного з прапорців. поля, що містять записи для записів, які ви хочете відображати у списку відфільтрованих даних. Після того, як ви поставите прапорці для всіх записів, які хочете зберегти, натисніть кнопку OK, щоб закрити спадне меню «Автофільтр».

Потім Excel приховує рядки в списку даних для всіх записів, крім тих, які містять щойно вибрані записи. Програма також дає вам знати, яке поле або поля були використані під час операції фільтрації, додавши піктограму фільтра конуса до кнопки Автофільтр у стовпці. Щоб відновити всі записи до списку даних, ви можете видалити фільтрацію, натиснувши кнопку «Очистити» у групі «Сортування та фільтр» на вкладці «Дані» на стрічці або натиснувши Alt+AC.

Виконуючи цей основний вид фільтрації списку, ви можете вибрати певні записи з кількох полів у цьому списку. Наступне зображення ілюструє таку ситуацію. Тут мені потрібні лише співробітники компанії, які працюють у відділах інженерних та інформаційних служб офісів у Чикаго та Сіетлі. Для цього я вибрав лише записи «Інженерні та інформаційні послуги» у списку розкривного меню «Автофільтр» поля «Відділ» і лише записи «Чикаго» та «Сіетл» у списку в спадному меню «Автофільтр» поля «Розташування».

Список даних співробітника після фільтрації полів Відділ і Місцезнаходження.

Як ви бачите вище, після фільтрації списку даних про співробітників, щоб у списку були лише записи для співробітників у відділі інженерії чи інформаційних служб у офісах у Чикаго чи Сіетлі, Excel додає піктограму фільтра конуса до кнопок автофільтра на обох. поля Dept і Location у верхньому рядку, що вказує на те, що список фільтрується за критеріями, що включають обидва поля.

Майте на увазі, що після фільтрації списку даних у такий спосіб ви можете скопіювати записи, що залишилися, які складають потрібну підмножину списку даних, до нової області на тому ж аркуші або до нового аркуша в книзі. Потім ви можете відсортувати дані (додавши кнопки «Автофільтр» за допомогою командної кнопки «Фільтр» на вкладці «Дані»), створити діаграму даних, проаналізувати дані або узагальнити дані у зведеній таблиці Excel .

Використання параметрів текстових фільтрів у Excel 2019

Розкривне меню «Автофільтр» для поля, яке містить лише текст або комбінацію тексту, дати та числових записів, містить параметр «Текстові фільтри», який при натисканні або виділенні відображає його підменю, що містить такі параметри:

• Equals: відкриває діалогове вікно Custom AutoFilter з оператором Equals, вибраним у першій умові.
• Не дорівнює: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором «Не дорівнює», вибраним у першій умові.
• Починається з: відкриває діалогове вікно спеціального автофільтра з оператором Починається з, вибраним у першій умові.
• Закінчується: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором «Завершується», вибраним у першій умові.
• Містить: Відкриває діалогове вікно Custom AutoFilter з оператором Contains, вибраним у першій умові.
• Не містить: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором «Не містить», вибраним у першій умові.
• Спеціальний фільтр: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра, де ви можете вибрати власні критерії для застосування більш складних умов І або умов.

Використання параметрів фільтрів дати в Excel 2019

Розкривне меню «Автофільтр» для поля, яке містить лише записи дати, містить параметр «Фільтри дати», який при натисканні або виділенні відображає його підменю, що містить такі параметри:

• Equals: відкриває діалогове вікно Custom AutoFilter з оператором Equals, вибраним у першій умові.
• До: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором Is Before, вибраним у першій умові.
• Після: відкриває діалогове вікно спеціального автофільтра з оператором Is After, вибраним у першій умові.
• Між: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором Is After або Equal To, вибраним у першій умові та оператором Is Before або Equal To, вибраним у другій умові І.
• Завтра: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи із завтрашньою датою в цьому полі.
• Сьогодні: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з поточною датою в цьому полі.
• Вчора: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з вчорашньою датою в цьому полі.
• Наступний тиждень: фільтрує список даних, щоб у цьому полі відображалися лише записи з датами на наступний тиждень у цьому полі.
• Цей тиждень: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами поточного тижня в цьому полі.
• Останній тиждень: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами за попередній тиждень у цьому полі.
• Наступний місяць: фільтрує список даних, щоб у цьому полі відображалися лише записи з датами наступного місяця в цьому полі.
• Цей місяць: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами поточного місяця в цьому полі.
• Останній місяць: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами за попередній місяць у цьому полі.
• Наступний квартал: фільтрує список даних, щоб у цьому полі відображалися лише записи з датами за тримісячний квартал вперед у цьому полі.
• Цей квартал: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами поточного тримісячного квартального періоду в цьому полі.
• Останній квартал: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами за попередній тримісячний квартал у цьому полі.
• Наступний рік: фільтрує список даних, щоб у цьому полі відображалися лише записи з датами наступного календарного року.
• Цей рік: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами поточного календарного року в цьому полі.
• Останній рік: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами попереднього календарного року в цьому полі.
• Від року до дати: фільтрує список даних, щоб на аркуші відображалися лише записи з датами поточного року до поточної дати в цьому полі.
• Усі дати за період: фільтрує список даних, щоб на робочому аркуші відображалися лише записи з датами кварталу (з 1 кварталу по 4 квартал) або місяця (з січня по грудень), які ви вибираєте з підменю.
• Спеціальний фільтр: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра, де ви можете вибрати власні критерії для складніших умов І або умов.

Вибираючи дати для умов за допомогою оператора «Дорівнює», «До», «Після», «До» або «Рівно до», або «Після» або «Рівно до» у діалоговому вікні «Спеціальний автофільтр», ви можете вибрати дату, натиснувши кнопку «Вибір дати» (той з значок календаря), а потім клацніть певну дату на спадній палітрі дат. Коли ви відкриваєте палітру дат, вона показує поточний місяць і поточну вибрану дату. Щоб вибрати дату попереднього місяця, натискайте кнопку «Попередній» (туй, на якій трикутник спрямований ліворуч), доки на палітрі не відобразиться її місяць. Щоб вибрати дату наступного місяця, натискайте кнопку «Далі» (тут, на якій трикутник вказує праворуч), доки на палітрі не відобразиться її місяць.

Використання параметрів числових фільтрів у Excel 2019

Розкривне меню «Автофільтр» для поля, яке містить лише цифрові записи, крім дат, або комбінацію дат та інших числових записів, містить параметр «Фільтри чисел», який при натисканні або виділенні відображає його підменю, що містить такі параметри:

• Equals: відкриває діалогове вікно Custom AutoFilter з оператором Equals, вибраним у першій умові.
• Не дорівнює: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором «Не дорівнює», вибраним у першій умові.
• Більше: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором «Більше ніж», вибраним у першій умові.
• Більше або дорівнює: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором Більше або дорівнює, вибраним у першій умові.
• Менше ніж: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з вибраним у першій умові оператором Менше ніж.
• Менше або дорівнює: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором Менше або дорівнює, вибраним у першій умові.
• Між: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра з оператором «Більше за» або «Дорівнює», вибраним у першій умові, і оператором «Меньше або дорівнює», вибраним у другій умові І.
• Top 10: відкриває діалогове вікно Автофільтр 10 найкращих, щоб ви могли відфільтрувати список лише за десятьма верхніми чи нижніми значеннями або відсотками у полі.
• Вище середнього: фільтрує список даних, щоб відобразити лише записи, значення в яких у полі перевищують середнє значення в цьому полі.
• Нижче середнього: фільтрує список даних, щоб відображати лише записи, значення в полі яких менші за середнє значення в цьому полі.
• Спеціальний фільтр: відкриває діалогове вікно користувацького автофільтра, де ви можете вибрати власні критерії для складніших умов І або умов.

До десятки кращих!

Параметр «Десять найкращих» у підменю параметра «Фільтри чисел» дозволяє відфільтрувати всі записи, крім тих, чиї записи в цьому полі знаходяться у верхній або нижній частині списку за певним числом (10 за замовчуванням) або у певному верхньому або нижньому відсотках. (10 за замовчуванням). Звичайно, ви можете використовувати лише десятку найпопулярніших у числових полях і полях дати; такий вид фільтрації не має сенсу, коли ви маєте справу з записами в текстовому полі.

Коли ви клацнете опцію Top Ten у підменю параметра Числові фільтри, Excel відкриває діалогове вікно Автофільтр 10 найкращих, де можна вказати критерії фільтрації. За замовчуванням діалогове вікно «Автофільтр 10 найкращих» налаштовано так, щоб відфільтрувати всі записи, крім тих, чиї записи входять до числа перших десяти елементів у полі, вибравши «Верхні» у спадному списку ліворуч, 10 у середньому списку. і Елементи у спадному списку праворуч. Якщо ви хочете використовувати ці критерії за замовчуванням, просто натисніть кнопку OK у діалоговому вікні «Топ 10 автофільтрів».

На зображенні нижче показано зразок списку даних про співробітників після використання автоматичного фільтра 10 найпопулярніших елементів, щоб відобразити лише записи з десятьма найвищими зарплатами в списку даних.

Використання автофільтра 10 найкращих елементів для відфільтрування всіх записів, окрім тих, які мають десятку найвищих зарплат.

Ви також можете змінити критерії фільтрації в діалоговому вікні «Топ 10 автофільтрів», перш ніж фільтрувати дані. У крайньому лівому випадаючому списку можна вибрати між «Верх» і «Знизу», а в крайньому правому — між пунктами та «Відсоток». Ви також можете змінити число в середньому списку, клацнувши його та ввівши нове значення або за допомогою кнопок обертання, щоб вибрати його.

Фільтрування списку даних Excel за шрифтом поля та кольорами заливки або значками клітинок

Так само, як ви можете сортувати список даних за допомогою шрифту, кольору заливки або піктограм клітинок, які ви призначили за допомогою функції умовного форматування для значень у полі, які знаходяться в межах або за межами певних параметрів, ви також можете відфільтрувати список.

Щоб відфільтрувати список даних за кольором шрифту, кольором заливки або значком клітинки, що використовується в полі, ви клацніть його кнопку «Автофільтр», а потім виберіть параметр «Фільтрувати за кольором» у спадному меню. Потім Excel відображає підменю, у якому ви вибираєте колір шрифту, колір заливки або піктограму клітинки для використання в сортуванні:

• Щоб відфільтрувати список даних так, щоб у списку з’являлися лише записи з певним кольором шрифту у вибраному полі, призначеному за допомогою параметрів «Правила виділення клітинок умовного форматування» або «Правила верхнього/нижнього краю», клацніть його колірний зразок у полі «Фільтрувати за кольором шрифту». підменю.
• Щоб відфільтрувати список даних так, щоб у списку з’являлися лише записи з певним кольором заливки у вибраному полі, призначеному за допомогою параметрів «Правила виділення клітинок умовного форматування», «Правила верхнього/нижнього краю», «Смуги даних» або «Шкала кольорів», клацніть його колір. зразок у підменю Фільтр за кольором шрифту.
• Щоб відфільтрувати список даних так, щоб у списку з’являлися лише записи з певним значком комірки у вибраному полі, призначеному параметрами «Набори піктограм умовного форматування», клацніть піктограму в підменю «Фільтрувати за значком клітинки».