Як ввести інформацію про проект в Microsoft Project 2019

Після відкриття порожнього проекту в Microsoft Project 2019 ви можете почати вводити основну інформацію про проект, наприклад дату початку або завершення. Перегляньте шпаргалку Project 2019 For LuckyTemplates . Ви можете ввести інформацію про планування Microsoft Project у Project двома способами:

• Виберіть Файл → Інформація. У розділі «Інформація про проект» у правій частині екрана, як показано на наступному малюнку, ви можете ввести дати початку, закінчення, поточні та статусні дати проекту. Все, що вам потрібно зробити, щоб зробити запис або змінити запис, це натиснути на нього, щоб відобразити елементи керування — наприклад, щоб змінити дату, просто клацніть засіб вибору дати.

Результат вибору команди Файл→ Інформація.

Вибравши «Файл» → «Інформація», ви можете натиснути стрілку «Відомості про проект», а потім клацнути «Додаткові властивості». Відкриється діалогове вікно Властивості. Введіть назву проекту там, де написано «Назва», і введіть своє ім’я там, де написано «Автор». Ви також можете ввести назву компанії, ключові слова та іншу інформацію. Ця інформація використовується в багатьох автоматизованих звітах, які створює Project.

• На стрічці перейдіть на вкладку Проект і натисніть значок Інформація про проект. Ви бачите діалогове вікно Інформація про проект, показане тут. Він містить ту саму інформацію, що й розділ «Інформація про проект» на екрані «Інформація» в поданні «За кулісами».

Діалогове вікно Інформація про проект.

Цей список описує налаштування в діалоговому вікні Інформація про проект:

• Дата початку та дата завершення: для проекту, запланованого до дати початку (див. наступний маркер), введіть лише дату початку. Або, якщо ви плануєте повернутися до дати завершення, введіть дату завершення.
• Розклад від: ви можете вибрати, щоб завдання планувалися назад від дати завершення або вперед від дати початку. Більшість людей рухаються вперед від дати початку.

Хоча ви можете запланувати назад, використовуйте цю функцію лише для того, щоб спочатку запланувати роботу назад, вибравши дату завершення та натиснувши кнопку OK. Відразу після цього поверніться до цього діалогового вікна та поверніться до (щойно розрахованої) дати початку. Якщо ви цього не зробите, ви можете зіткнутися з проблемами в майбутньому, якщо зрештою зафіксуєте прогрес. У цей момент кінцева дата буде фіксованою, оскільки ви запланували назад, а дата початку буде фіксованою, оскільки ви записали фактичні дані, тому розклад більше не буде динамічним і не розширюватиметься чи звужується.

• Поточна дата: за замовчуванням цей параметр відповідає налаштуванню годинника комп’ютера. Однак ви можете змінити його так, щоб він не відповідав налаштуванню годинника комп’ютера. Зміна цієї дати корисна для перегляду сценаріїв «що якщо» або для відстеження прогресу на певну дату в минулому або будь-яку вибрану вами дату.
• Дата статусу: зазвичай ви встановлюєте поточну дату для відстеження прогресу проекту. Під час відстеження зазвичай потрібно бачити статус проекту на поточний момент, тому ви можете ігнорувати це налаштування. Однак, якщо ви хочете відстежувати стан на кінець фінансового періоду або інший часовий проміжок, змініть його, щоб відстежувати статус завдань на будь-яку іншу дату.
• Календар: виберіть із цього спадного списку базовий шаблон календаря для використання для календаря проекту. Я перелічую це налаштування першим, тому що це єдине, з яким ви повинні мати справу, коли починаєте новий проект. Наразі припустимо, що ви будете використовувати стандартний календар.
• Пріоритет: це поле корисне, якщо у вашій організації багато проектів, і ви створюєте посилання між ними. Якщо ви використовуєте такий інструмент, як вирівнювання ресурсів для вирішення конфліктів, він може враховувати це налаштування пріоритету проекту під час розрахунку того, що відкласти, а що слід дотримуватися.

Параметри планування Microsoft Project

Одним із найцінніших аспектів, які пропонує Project, традиційно є його здатність перераховувати розклади завдань, наприклад, коли ви змінюєте дату початку проекту або змінюєте розклад одного завдання, що впливає на одне або кілька залежних (пов’язаних) завдань. Ця потужна поведінка позбавляє менеджера проекту — вас — від необхідності переосмислювати й повторно вводити дати до перепланованих завдань протягом усього проекту.

Але зворотні сторони переваг автоматизації завжди існують, і у випадку планування проекту автоматичне планування може призвести до небажаних змін у графіку, заснованих на поведінці програмного забезпечення, а не на досвіді людини.

Щоб зберегти корисні аспекти автоматизації, які роблять планування менш трудомістким, дозволяючи менеджерам проектів зберігати контроль за розкладом, коли це необхідно, Project 2019 дозволяє керувати користувачем плануванням.

У керованому користувачем плануванні ви можете вибрати один із цих режимів планування для кожного завдання:

• Автоматичний розклад: проект обчислює розклад завдань для вас на основі дати початку та дати завершення проекту, залежностей завдань, вибору календаря та планування ресурсів.
• Вручну: проект дозволяє пропустити введення тривалості та дат і вказати їх пізніше. Коли ви вводите тривалість і дати, Project фіксує розклад завдання і не переміщує його, якщо ви не зробите це вручну. У більшості випадків заплановані вручну завдання переміщуються, якщо ви переплануєте весь проект. Смужки Ганта для завдань, запланованих вручну, також відрізняються за зовнішнім виглядом від смуг для автоматично запланованих завдань.

Індикатор для завдань, запланованих автоматично та вручну, розташований у нижній частині вікна проекту. На цьому малюнку показано, що завдання бази даних плануються автоматично, як вказують часовий рядок і стрілка в стовпці «Режим завдання». Завдання інтерфейсу користувача плануються вручну, як зазначено кнопкою в стовпці «Режим завдання». На шкалі часу автоматично заплановані завдання відображаються на екрані у вигляді синіх смуг, а завдання, заплановані вручну, у вигляді аквабарних смуг з вертикальними лініями на кожному кінці.

Завдання, заплановані вручну та автоматично.

Підсумкове завдання (завдання з іншими завданнями з відступом під ним) має бути автоматично заплановано. Це тому, що дати початку та завершення завдань під ним вказують, коли підсумкове завдання може почати і закінчити.

Файл проекту може містити всі завдання, заплановані вручну, або всі завдання, заплановані автоматично — або будь-яку комбінацію цих двох. За замовчуванням усі створені вами завдання використовують режим запланованого вручну.

Ви можете змінити режим завдання для всього проекту двома способами:

• Щоб змінити режим для всіх нових завдань, виберіть вкладку «Завдання», натисніть значок «Режим розкладу» в групі «Завдання» (кнопка з календарем і знаком питання), а потім виберіть у меню «Автоматичний розклад» або «Розклад вручну», як показано тут. .
• Інший спосіб змінити режим для всіх нових завдань – натиснути посилання Нові завдання в лівому кінці рядка стану внизу проекту, а потім вибрати потрібний режим.

Зміна режиму завдання зі стрічки.

Ви можете змінити режим завдання для окремих завдань трьома способами:

• Виберіть завдання, перейдіть на вкладку Завдання на стрічці, а потім клацніть Розклад вручну або Автоматичний розклад у групі Розклад.
• Виберіть завдання, клацніть клітинку «Режим завдання» для завдання, клацніть стрілку спадного меню, що з’явиться, а потім виберіть «Заплановано вручну» або «Автоматично заплановано» у спадному списку.
• Виберіть завдання, перейдіть на вкладку Завдання на стрічці та натисніть кнопку Інформація в групі Властивості. На вкладці «Загальні» діалогового вікна «Інформація про завдання» перейдіть до області «Режим розкладу» та клацніть перемикач «Заплановано вручну» або кнопку параметра «Автоматично заплановано».

Ви повинні збалансувати бажання вашого внутрішнього фанатика контролю та потребу бути ефективним менеджером проекту, щоб визначити, як часто використовувати ручне планування. Хоча планування вручну не дозволяє Project переміщувати завдання, які ви хочете залишити в розкладі, вам може знадобитися відредагувати розклади для десятків залежних завдань у довгому або складному проекті. Найкращим балансом — особливо для початківців керівників проектів — може бути помірне використання ручного планування.

Як увійти в структуру розбивки робіт (WBS)

Розклад має бути налаштований так само, як і структура розбивки робіт (WBS). Якщо ви хочете продовжити схему нумерації структури з WBS, Project автоматично поширює на завдання розкладу нумерацію структури, що використовується для WBS. Ви можете зробити це двома способами:

Виберіть вкладку Формат.

У групі Стовпці натисніть Вставити стовпець.

Виберіть параметр «Номер контуру».

Ви також можете ввести номер структури безпосередньо в клітинку завдання, виконавши такі дії:

Натисніть, щоб відкрити вкладку Формат.

У групі «Показати/приховати» встановіть прапорець «Номер контуру».

Першою інформацією, яка вводиться в новий проект, є WBS. Виконайте ці прості кроки, щоб ввести WBS у подання діаграми Ганта:

У стовпці Ім’я завдання клацніть порожню клітинку.

Введіть назву елемента WBS.
На прикладі Молодіжного центру 10K Run/Walk перший елемент – Реєстрація.

Натисніть Enter, щоб перейти до наступної клітинки в стовпці, а потім введіть назву елемента WBS.

Повторюйте крок 3, доки не введете всі назви WBS.
Ви можете редагувати введений текст, натискаючи клавішу Delete або Backspace, щоб очистити символи.

Після того, як ви введете WBS, ви можете використовувати функцію відступу для створення формату структури. Щоб зробити відступ, виберіть вкладку «Завдання» та клацніть піктограму «Відступ» у групі «Розклад».

На цьому малюнку показано частину екрана після введення контуру WBS. У цій версії нумерація контуру відображається в окремому стовпці. Зверніть увагу, що після відступу завдання його батьківське завдання перемикається з запланованого вручну на автоматичне, оскільки тривалість і залежності дочірніх завдань визначають, коли батьківське завдання може початися і закінчитися. Тому ви не заповнюєте тривалість або дати початку та завершення для елементів WBS — ця інформація буде автоматично заповнюватися, коли ви вводите завдання під елементами WBS.

WBS для пробіжки на 10 тис.

Як ввести завдання в Microsoft Project 2019

Після введення інформації WBS ви можете почати вводити завдання. Ви можете створювати завдання кількома різними способами:

• Введіть інформацію в області аркуша діаграми Ганта.
• Введіть інформацію в діалоговому вікні Інформація про завдання.
• Імпорт завдань із Outlook.
• Імпорт завдань із Excel.

Ви можете заповнити деталі тривалості завдання та дати початку під час введення завдання або пізніше.

Введення завдань у вигляді діаграми Ганта

Багато людей, які працюють над тривалими проектами, вважають, що введення всіх імен завдань на панелі аркушів перегляду діаграми Ганта є найшвидшим і найпростішим методом. Цей метод той самий, який я використовував для введення інформації WBS. Ви можете просто ввести назву завдання в стовпець «Назва завдання», натиснути клавішу Enter або клавішу зі стрілкою вниз на клавіатурі, щоб перейти до наступного порожнього рядка, ввести інше завдання тощо.

Використовуйте стовпець «Режим завдання», щоб змінити режим планування завдання з «Ручний розклад» на «Автоматичний розклад» для будь-якого завдання, яке не використовує метод за замовчуванням.

Введення завдань через діалогове вікно Інформація про завдання

Якщо діалогові вікна надають форму централізованої інформації, яка відповідає вашому способу роботи, розгляньте можливість використання діалогового вікна Інформація про завдання для введення інформації про завдання. Серія вкладок у цьому діалоговому вікні містить всю інформацію про завдання.

Щоб створити завдання за допомогою діалогового вікна Інформація про завдання, виконайте наведені нижче дії.

У стовпці Ім’я завдання двічі клацніть порожню клітинку.
З’явиться діалогове вікно Інформація про завдання, як показано.

У полі Ім’я введіть назву завдання.
Ви можете ввести будь-яку іншу інформацію, яку хочете, поки ви там.

Натисніть кнопку OK, щоб зберегти нове завдання.
Назва завдання з’являється в поданні діаграми Ганта в комірці, яку ви клацнули на кроці 1.

Натисніть клавішу зі стрілкою вниз, щоб перейти до наступної клітинки.

Повторіть кроки 1–4, щоб додати скільки завгодно завдань.

Діалогове вікно Інформація про завдання.

Коли ви називаєте завдання, робіть імена завдань у проекті як описовими, так і унікальними. Однак, якщо ви не можете зробити всі назви унікальними (наприклад, у вас є три завдання з назвою Найняти персонал), ви можете використовувати автоматично присвоєний номер завдання або номер схеми для ідентифікації завдань; ці числа завжди унікальні для кожного завдання.

Іменування завдань – це компроміс між наданням повного опису (який занадто довгий для поля Ім’я завдання) і надто коротким (що може призвести до непорозумінь і невизначеності). Якщо у вас виникли сумніви, будьте короткими в назві завдання та детальніше за допомогою примітки до завдання.

Щоб вставити завдання в будь-яке місце в списку завдань у Project, на вкладці «Завдання» в групі «Вставка» клацніть клітинку імені завдання, у якій потрібно відобразити нове завдання, і клацніть піктограму «Вставити завдання». Нове завдання вставляється в рядок вище. Ви також можете натиснути клавішу Insert на клавіатурі або клацнути правою кнопкою миші та вибрати Insert Task у спливаючому меню.