Як автоматично заархівувати електронну пошту в Outlook 2016

Якщо ви не зміните параметри автоархівування Outlook, Outlook не архівуватиме ваші елементи автоматично. Однак деякі компанії можуть увімкнути його для своїх користувачів. Інші компанії можуть замість цього використовувати службу автоматичного видалення для видалення старих повідомлень, але перевірте політику збереження електронної пошти вашої компанії, перш ніж вносити будь-які зміни в налаштування автоархівування.

Якщо ви хочете ввімкнути автоархівування, подивитися, як Outlook налаштовано на архівування ваших старих елементів, або змінити спосіб виконання роботи Outlook, виконайте такі дії:

Виберіть вкладку Файл і натисніть кнопку Параметри.

Відкриється діалогове вікно Параметри Outlook.

Натисніть кнопку Додатково на панелі навігації ліворуч.

З’являться параметри роботи зі сторінками Outlook.

У розділі Автоархівування натисніть кнопку Параметри автоархівування.

Відкриється діалогове вікно Автоархівування.

Діалогове вікно Автоархівування.

Не заходьте в діалогове вікно автоархівування, змінюючи речі волею чи неволею — принаймні, поки не подивіться, що вже налаштовано. Чотири важливі деталі, про які зазвичай повідомляє діалогове вікно автоархівування:

• Чи ввімкнено функцію автоархівування

• Як часто Outlook архівує елементи

• Скільки років мають бути елементи, щоб Outlook надіслав їх до архіву

• Ім’я та місце розташування архівного файлу

Якщо ввімкнути автоархівування, не змінюючи жодних інших налаштувань автоархівування, Outlook автоматично архівує елементи кожні 14 днів, надсилаючи елементи, яким більше шести місяців, до архівного файлу, зазначеного в діалоговому вікні «Автоархівування». Для більшості людей ці параметри підходять.

Деякі люди вважають за краще вимкнути функцію автоархівування та запустити процес архівування вручну. Ви можете ввімкнути або вимкнути процес автоархівування, встановивши або знявши прапорець Запускати автоархівування кожен у верхній частині діалогового вікна автоархівування. Ви також можете змінити частоту роботи автоархівування, замінивши 14 у текстовому полі будь-яким числом від 1 до 60.

Якщо все, що ви робите, це ввімкнути автоархівування і не вносити тут інших змін, ви можете бути здивовані, дізнавшись , що ваша папка «Вхідні» — а також деякі інші папки — не буде автоматично архівовано. Кожна папка має власні параметри автоархівування, які можуть відрізнятися від налаштувань автоархівування інших папок.

Якщо ви хочете автоматично заархівувати всі свої папки з ідентичними налаштуваннями, обов’язково натисніть кнопку «Застосувати ці налаштування до всіх папок зараз» у діалоговому вікні «Автоархівування», тобто всі папки, крім папки «Контакти», яку не можна заархівувати. Автоархівування всіх ваших папок може бути не дуже гарною ідеєю, якщо ви ніколи не очищаєте папки «Видалені елементи» чи папки небажаної електронної пошти — ви заархівуєте багато спаму та видалених повідомлень.