Що таке Microsoft SharePoint: короткий огляд

SharePoint у хмарному рішенні Microsoft для співпраці. Microsoft SharePoint є яскравим прикладом того, наскільки далеко ми зайшли, використовуючи технології для покращення командної роботи та комунікацій. У 1971 році комп’ютерний інженер Рей Томлінсон надіслав першу електронну пошту між двома комп’ютерами, встановленими поруч. Коли його запитали, що спонукало його розробити таку проривну технологію, Томлінсон відповів: «Здебільшого тому, що це здавалося чудовою ідеєю».

Понад 40 років потому, і лише в 2017 році надсилали й отримували понад 269 мільярдів електронних листів щодня, цю чудову ідею потрібно оновити. У сучасному світі, де інформаційні працівники більше не сидять один біля одного, а розкидані в різних географіях і часових поясах, електронної пошти просто недостатньо для забезпечення співпраці в реальному часі, збору інформації для самообслуговування та надійного рішення для управління знаннями.

Хоча електронна пошта й надалі служитиме потребам особистого спілкування та календаря, SharePoint Online служить платформою для потреб спільної роботи, орієнтованої на команду та проект . Можливості інтрамережі в SharePoint надають можливості співпраці таким чином, що використовують колективні знання людей в організації, щоб не тільки інформувати та залучати працівників, але й трансформувати бізнес-процеси.

Огляд ландшафту SharePoint

SharePoint Online об'єднує людей на вашому робочому місці за допомогою інтелектуального рішення для керування вмістом, яке підвищує продуктивність і забезпечує безпеку ваших даних. Це хмарне рішення, яке є однією із служб Office 365. Також під парасолькою SharePoint знаходиться SharePoint Server, який є рішенням, подібним до SharePoint Online, але вимагає придбання та обслуговування серверного обладнання, встановлення програмного забезпечення, збереження програмного забезпечення або оновлену операційну систему, а також наймати людей для керування технологією та вирішення проблем. У SharePoint Online ці завдання виконує Microsoft.

Знайомство з персонами SharePoint

Хоча SharePoint надає платформу для спільної роботи та обміну інформацією для всіх в організації, існує чотири типи людей, які використовують SharePoint, взаємодіють із ним та отримують користь від нього.

• Кінцеві користувачі: якщо ви отримуєте доступ до порталу вашої організації чи інтранету в SharePoint, щоб читати оголошення чи будь-які типи комунікацій, ви є кінцевим користувачем. Те ж саме вірно, якщо ваша команда проекту використовує SharePoint для співпраці.
• Адміністратори: коли ви познайомитеся з функціями та функціональними можливостями SharePoint, ви можете стати суперкінцевим користувачем і взяти на себе такі обов’язки адміністрування, як такі:
  • Адміністратор колекції сайтів: ця роль відповідає за всю колекцію сайтів, яка може мати багато сайтів SharePoint. Адміністратор колекції сайтів може контролювати, які функції доступні для колекції сайтів, зокрема робочі процеси, користувацькі бренди та налаштування пошуку.
  • Власник сайту: коли ви створюєте новий сайт зі сторінки «Сайти», ви автоматично стаєте власником сайту. Як власник сайту, ви можете надавати допоміжні сайти, керувати дозволами для сайту, змінювати зовнішній вигляд і вмикати або вимикати функції сайту відповідно до того, що доступно з колекції сайтів, тощо.

• ІТ-фахівці: SharePoint має вбудовані можливості, які обслуговують фахівців ІТ-відділу або ІТ-консультантів, які обслуговують потреби своїх клієнтів. Зазвичай ці IT-фахівці адмініструють SharePoint Online, щоб забезпечити відповідність технології потребам бізнесу. Вони можуть діяти як системні або адміністратори SharePoint з доступом до Центру адміністрування SharePoint в Office 365, де вони налаштовують параметри SharePoint, наприклад
  • Увімкнення/вимкнення Yammer як корпоративного рішення для соціальної співпраці
  • Дозвіл зовнішнього спільного доступу до сайтів SharePoint
  • Налаштування політики відповідності та запобігання втраті даних
  • Відновлення видалених сайтів

• Розробники: це технічні люди, які створюють програми та налаштування, щоб розширити функціональні можливості SharePoint за межі того, що пропонує Microsoft. SharePoint має багаті функції для сотень тисяч розробників, які зосереджені на цій платформі. Для цих розробників навіть існує ринок, де можна публікувати та продавати свої програми та рішення: SharePoint Store.

Перехід на домашню сторінку SharePoint Online

SharePoint Online дозволяє ділитися знаннями , вмістом, програмами та багатими інтерактивними новинами з широкою аудиторією у вашій організації. В основі здатності інформувати та залучати співробітників лежить фундаментальна технологія, яка створює красиві, сучасні сайти та сторінки для мобільних пристроїв.

Домашня сторінка SharePoint Online надає вам короткий список усіх сайтів, до яких ви належите і на які ви читаєте, на панелі ліворуч. Середня панель відображає список у формі картки з останніми новинами вашої організації, зібраний з усіх сайтів, до яких ви маєте доступ, а також список сайтів, які ви часто відвідуєте.

Домашня сторінка SharePoint Online.

Щоб отримати доступ до домашньої сторінки SharePoint Online, виконайте такі дії:

Увійдіть в Office 365 .

Натисніть панель запуску програм (значок, схожий на вафлю у верхньому лівому куті).

У списку плиток натисніть SharePoint.

Будьте обережні, що ви ділитеся на SharePoint!

Сайти SharePoint та їх вміст можна надавати користувачам за межами вашої організації за допомогою функції, яка називається зовнішнім обміном. За замовчуванням зовнішній спільний доступ увімкнено в SharePoint Online. Це означає, що всі сайти, створені на сторінці Сайти, можна надати зовнішнім користувачам. Глобальний адміністратор Office 365 може вимкнути цю функцію глобально для всього середовища SharePoint Online або ввімкнути/вимкнути будь-яку окрему колекцію сайтів.

Зовнішній спільний доступ зручний, якщо ви хочете, щоб люди, з якими ви працюєте, і які не мають ліцензії Office 365 (іменуються зовнішніми користувачами ) у вашій організації, співпрацювали з вами. Наприклад, якщо ви проводите маркетингову кампанію та працюєте з рекламною агенцією, ви можете надати своїм контактам у рекламному агентстві доступ до сайту вашого проекту в SharePoint, щоб ви могли писати документи співавторами.

Зовнішній обмін також може створювати потенційну можливість витоку даних, тому будьте обережні, чим ділитеся!