Що таке Microsoft Access і для чого ви його використовуєте?

Access 2019, остання версія програми баз даних Microsoft Office, завжди була потужною програмою, і ця версія нічим не відрізняється. Уся ця потужність робить Access програмою, яку не так просто навчитися самостійно.

Вам не потрібно використовувати всі функції та інструменти та розширювати межі конверта Access. Насправді, ви можете використовувати дуже мало всього, що може запропонувати Access, і при цьому створити досить важливе рішення для ваших потреб у зберіганні та доступі до даних — все тому, що Access дійсно може «зробити все», що дозволить вам швидко налаштувати базу даних, створювати записи в цю базу даних, а потім використовувати ці дані кількома корисними способами. Пізніше, хто знає? Ви можете стати гуру Access.

Що є доступ добре? Це гарне запитання. Ну, список того, що ви можете робити з ним, набагато довший, ніж список того, що ви не можете з ним робити — звісно, ​​особливо якщо ви залишите речі на кшталт «вимити машину» та «прибрати посуд» список «не можу зробити». Коли справа доходить до організації, зберігання та пошуку даних, Access є головою класу.

Створення великих баз даних за допомогою Alexa

Добре, що я маю на увазі під великою базою даних? Будь-яка база даних з великою кількістю записів — і під багато, я маю на увазі сотні. Принаймні. І звичайно, якщо у вас є тисячі записів, вам потрібен такий інструмент, як Access, щоб керувати ними. Хоча ви можете використовувати Microsoft Excel для зберігання списків записів, він обмежує, скільки ви можете зберігати (не більше ніж кількість рядків на одному аркуші). Крім того, ви не можете використовувати Excel для налаштування нічого, крім простого списку, який можна відсортувати та відфільтрувати. Тому все, що містить багато записів і складних даних, найкраще робити в Access.

Деякі причини, чому Access добре обробляє великі бази даних:

• Як правило, велика база даних потребує введення великих даних. Access пропонує не тільки форми, але й функції, які можуть створити швидку форму, за допомогою якої хтось може ввести всі ці записи. Це може зробити введення даних легшим і швидшим, а також може значно знизити похибку.
• Коли у вас є багато-багато записів, у вас також є багато можливостей для помилок. Це включає повторювані записи, записи з орфографічними помилками та записи з відсутньою інформацією — і це лише для початку. Тож вам потрібна така програма, як Access, щоб виявити ці помилки та виправити їх.
• Великі бази даних означають великі потреби в точній, глибокій звітності. У Access є потужні інструменти звітності, які можна використовувати для створення друкованих та екранних звітів, і вони можуть включати необхідну кількість даних, за потреби витягнуту з кількох таблиць. Ви можете адаптувати свої звіти до своєї аудиторії, від того, що показано на сторінках звітів, до використовуваних кольорів і шрифтів.
• Великі бази даних важко пройти, коли ви хочете щось знайти. Access надає кілька інструментів для сортування, пошуку та створення власних спеціалізованих інструментів (відомих як запити ) для пошуку невловимого окремого запису або групи записів, які вам потрібні.
• Access економить час, спрощуючи імпорт і переробку даних. Можливо, ви використовували певні інструменти для імпорту даних з інших джерел — наприклад, робочі аркуші Excel (якщо ви починали в Excel і максимально використали його як пристрій для зберігання даних) і таблиці Word. Access позбавляє вас від повторного введення всіх ваших даних і дозволяє підтримувати узгодженість кількох джерел даних.

Створення баз даних з кількома таблицями

Незалежно від того, чи містить ваша база даних 100 записів або 100 000 записів (або більше), якщо вам потрібно вести окремі таблиці та пов’язувати їх для максимального використання інформації, вам потрібна реляційна база даних — і це Access. Як дізнатися, чи потрібно зберігати дані в окремих таблицях? Подумайте про свої дані — чи вони дуже розділені? Чи згасає по дотичних? Розглянемо наступний приклад і застосуйте концепції до своїх даних і подивіться, чи потрібні вам кілька таблиць для вашої бази даних.

База даних «Велика організація».

Уявіть, що ви працюєте у дуже великій компанії, і у компанії є дані, що стосуються їхніх клієнтів та їхніх замовлень, продуктів, які компанія продає, своїх постачальників та своїх співробітників. Для такої складної бази даних, як ця, вам знадобиться кілька таблиць, а саме:

• В одній таблиці містяться дані клієнтів — імена, адреси, номери телефонів та адреси електронної пошти.
• Друга таблиця містить замовлення клієнтів, включаючи ім’я клієнта, який зробив замовлення, продавця, який обробляв продаж, інформацію про доставку та дату замовлення.
• Третя таблиця містить інформацію про продукти, які компанія продає, включаючи номери продуктів, назви постачальників, ціни та кількість товарів на складі.
• Четверта таблиця містить дані про постачальників — про компанії, від яких основна організація отримує свої запаси продукції для перепродажу клієнтам. Таблиця містить назви компаній, їх контактну особу, а також адресу, електронну пошту та номер телефону для зв’язку.
• П’ята таблиця містить дані про співробітників — від дати їх прийняття на роботу до їхньої контактної інформації до назви посади — а також містить примітки про них, ніби короткий виклад їхніх резюме для довідки.

Існують і інші таблиці — для ведення списку транспортних компаній та їх контактної інформації (для замовлень клієнтів по доставці), таблиці витрат (для витрат, понесених під час ведення бізнесу) та інших таблиць, які використовуються з основними чотирма таблицями.

Оскільки вам не потрібно заповнювати кожне поле для кожного запису — у будь-якій таблиці в базі даних — якщо у вас немає номера телефону або ви не знаєте електронної адреси, наприклад, можна залишити ці поля порожніми поки ви не отримаєте цю інформацію.

Не вдається спланувати? Плануйте провал

Якщо ви ретельно продумаєте свою базу даних, як ви використовуєте свої дані та що вам потрібно знати про своїх співробітників, клієнтів, волонтерів, донорів, продукти чи проекти — що б ви не зберігали інформацію — ви можете спланувати:

• Скільки столів вам знадобиться
• Які дані потраплять до якої таблиці
• Як ви будете використовувати таблиці разом для отримання потрібних звітів

Звичайно, кожен щось забуває, і плани змінюються після того, як система вже впроваджена. Але не хвилюйтеся — Access не настільки жорсткий, щоб виникнути хаос, якщо ви почнете будувати свої таблиці і щось забудете (поле або два, цілу таблицю). Ви завжди можете додати поле, яке ви забули (або про яке вам щойно сказала якась яскрава іскра), або додати нову таблицю після факту. Але якомога ретельніше планувати наперед все ще важливо.

Як частина ретельного планування, намалюйте заплановану базу даних на папері, намалювавши свого роду блок-схему з квадратами для кожної таблиці та списками полів, які у вас будуть у кожній. Намалюйте стрілки, щоб показати, як вони можуть бути пов’язані — це наче намалювати просте генеалогічне дерево — і ви на хорошому шляху до добре спланованої корисної бази даних.

Ось зручна процедура, якої слід дотримуватися, якщо ви новачок у процесі планування бази даних:

1. На папері або в текстовому документі, що зручніше, введіть наступне:

• Орієнтовна назва для вашої бази даних
• Список інформації, яку ви плануєте отримувати з цієї бази даних на щоденній або регулярній основі

2. Тепер на основі цієї інформації створіть новий список фактичних даних, які ви можете зберегти:

Перерахуйте кожну інформацію про своїх клієнтів, продукти, ідеї, випадки, книги, твори мистецтва, студентів — незалежно від того, до чого відноситься ваша база даних. Не бійтеся переборщити — ви завжди можете пропустити деякі елементи зі списку, якщо вони не виявляться речами, які вам дійсно потрібно знати (або, можливо, дізнатися) про кожен елемент у вашій базі даних.

3. Візьміть список полів — ось що таке вся інформація — і почніть розбивати їх на логічні групи.

Як? Подумайте про галузі та як вони працюють разом:

• Наприклад, якщо база даних відстежує бібліотеки книг, можливо, назва, дата публікації, видавництво, ISBN ( I іжнародний S tandard B ООК N харіус, який є унікальним для кожної книги), ціна і кількість сторінок можуть бути збережені в одній групі, тоді як інформація про автора, рецензії та списки інших назв того самого автора або книг на ту саму тему можуть зберігатися в іншій групі. Ці групи стають окремими таблицями, створюючи вашу реляційну базу даних книг.
• З’ясуйте, що є унікальним у кожному записі. Як зазначено в попередньому пункті, вам потрібне поле, яке є унікальним для кожного запису. Хоча Access може створити для вас унікальне значення, якщо для кожного запису у вашій базі даних немає унікальних даних, часто краще мати таке поле вже на місці або створити таке поле самостійно. Номери клієнтів, студентів, номери соціального страхування, номери ISBN книг, каталожні номери, серійні номери — підійде все, що не збігається для будь-яких двох записів.

З великим списком полів і деякими попередніми групуваннями цих полів, а також з уявленням про те, яке поле є унікальним для кожного запису, ви можете почати з’ясовувати, як використовувати дані.

4. Складіть список способів використання даних, зокрема:

• Звіти, які ви бажаєте створити, включно зі списком полів, які мають бути включені для кожного звіту
• Інші способи використання даних — етикетки для розсилок, етикетки продуктів, дані каталогу, прайс-листи, списки контактів тощо

5. Перерахуйте всі місця, у яких зараз перебувають ваші дані. Це може бути на листках у вашій кишені, на картках у коробці, в іншій програмі (наприклад, Excel) або, можливо, через компанію, яка продає дані для маркетингових цілей.

Після цього планування ви готові розпочати створення своєї бази даних.

Доступ до баз даних за допомогою форм користувача

Коли ви плануєте свою базу даних, подумайте, як дані будуть введені:

• Якщо ви будете вводити дані самостійно, можливо, вам зручно працювати в середовищі, подібному до електронних таблиць (відомому в Access як перегляд таблиці ), де таблиця є великою сіткою. Ви заповнюєте його рядок за рядком, і кожен рядок є записом.

На малюнку показано таблицю волонтерів, які працюють у режимі перегляду даних. Ви вирішуєте: чи це легко використовувати, чи ви можете собі уявити, що ви забуваєте переміститися вниз по рядку і вводите неправильні дані в неправильні стовпці під час введення кожного запису? Як бачите, у вікні більше полів, ніж відображатися, тому вам доведеться багато прокручувати ліворуч і праворуч, щоб скористатися цим переглядом.

Перегляд таблиці може бути простим середовищем для введення даних. Чи ні.

• Ви можете замість цього використовувати форму (показану на наступному малюнку). Форма — це спеціалізований інтерфейс для введення даних, редагування та перегляду вашої бази даних по одному запису за раз, якщо:
• Введенням даних займатиметься хтось інший
• Введення рядків за рядком даних у велику сітку здається пригніченим

Ось проста форма для введення нових записів або перегляду наявних.

Ефект пригнічення розуму (і притаманний йому підвищений запас помилок) особливо вірогідний, коли у вас є багато полів у базі даних, і користувач, працюючи в режимі перегляду таблиці, повинен переміщатися по полях горизонтально. Форма, подібна до показаної, надає поля у більш приємний формат, полегшуючи введення даних у поля та перегляд усіх полів одночасно (або лише тих, у які потрібно ввести дані).

Якщо ваша база даних достатньо велика, що вам потрібна допомога при введенні даних, або якщо з часом вона буде зростати, що зробить процес введення даних, ймовірно, безперервним, Access — це інструмент для вас. Той факт, що він пропонує прості форми введення/редагування даних, є достатньою причиною, щоб зробити його вашою програмою для баз даних.

Бази даних, які потребують спеціальної звітності

Ще одна причина використовувати Access – це можливість швидко та легко створювати налаштовані звіти. Деякі програми баз даних, особливо ті, що розроблені для баз даних з однією таблицею (відомі як бази даних з плоскими файлами ), мають вбудовані деякі стандартні звіти, і це все, що ви можете зробити — просто виберіть звіт зі списку та запустіть той самий звіт, що й усі інші користувач цього програмного забезпечення.

Якщо ви користуєтеся програмою Excel, ваші можливості створення звітів далекі від легких чи простих, і вони не призначені для використання з великими базами даних — вони призначені для електронних таблиць і невеликих списків, що містять одну таблицю. Крім того, вам потрібно набагато глибше зануритися в інструменти Excel, щоб отримати ці звіти. Access, з іншого боку, є програмою бази даних, тому звіти є основною, початковою функцією.

Приклад? У Excel, щоб отримати звіт, який групує ваші дані за одним або кількома полями у вашому списку, вам потрібно спочатку відсортувати рядки на аркуші, використовуючи поля для сортування даних, а потім ви можете створити те, що відомий як звіт про проміжний підсумок . Щоб створити його, ви використовуєте діалогове вікно, яке запитує вас про обчислення, які ви хочете виконати, куди розмістити результати та чи базуєте ви сортування та/або проміжний підсумок на кількох полях. Отриманий звіт не призначений для друку, і вам доведеться повозитися з розбиттям на сторінки електронної таблиці (через спеціальне представлення електронної таблиці), щоб контролювати, як звіт друкується.

У доступі? Просто запустіть Майстер звітів, і ви зможете відсортувати свої дані, вибрати спосіб їх групування, вирішити, які фрагменти даних включити у звіт, а також вибрати візуальний макет і колірну схему — і все це в одному простому, спрощеному процесі. Якщо ви нічого не робите, звіт готовий до друку. Доступ побудований для звітності - в кінці кінців, це додаток бази даних - і звіти є одним з найбільш (якщо не в більшості) важливих способів ви будете використовувати і обмінюватися даними.

Оскільки звіти є важливою частиною Access, ви можете не тільки створювати їх з мінімальними витратами, але й налаштовувати їх для створення потужної документації ваших найважливіших даних:

• Створіть швидкий і простий звіт, який просто викладає все, що є у вашій таблиці, в охайному, легкому для читання форматі.

Ах, простота. Швидкий звіт – це лише один клік.

• Створіть індивідуальний звіт, який ви створюєте крок за кроком за допомогою майстра звітів. У звіті, показаному на малюнку, волонтери відсортовані за їхніми прізвищами. Ці параметри легко задіяти лише кількома кліками.

Майстер звітів створює більш складні (але прості) звіти, як-от цей.

• Ви справді можете засукати рукави та створити новий звіт або пограти з наявним, додаючи всілякі навороти. На наступному малюнку показано, як це відбувається в режимі конструктора. Зауважте, що вибрано назву звіту (Список добровольців за статусом): навколо нього є поле та крихітні ручки по кутах і з боків поля, що означає, що ви можете переформатувати заголовок, змінити шрифт, розмір або колір текст або навіть редагувати слова, якщо потрібен новий заголовок.

Вид дизайну може виглядати трохи страхітливо, але щоб дійсно налаштувати речі, він вам знадобиться — і вам це може навіть сподобатися!

Таким чином, ви можете створити будь-який тип користувацького звіту в Access, використовуючи будь-які або всі таблиці бази даних і будь-які поля з цих таблиць, а також ви можете згрупувати поля та розмістити їх у будь-якому порядку:

• За допомогою майстра звітів ви можете вибрати один із кількох попередньо встановлених макетів для свого звіту, і ви можете налаштувати всі його рядок за рядком, стовпець за стовпцем.
• Ви можете легко додавати та видаляти поля після створення звіту, якщо ви передумаєте щодо того, що міститься у звіті. Якщо ви хочете поставити свою особисту печатку на кожен аспект свого звіту, ви можете використовувати режим дизайну, щоб зробити наступне:
• Додайте заголовки, навчальні або описові текстові поля та графіки.
• Налаштуйте спеціальні колонтитули, щоб включати будь-яку інформацію, яку ви хочете відображати на всіх сторінках звіту.

Якщо все це звучить захоплююче або, принаймні, цікаво, тоді ви дійсно на правильному шляху з Access. Необхідність створення спеціальних звітів є основною причиною використання Access.