Що потрібно знати про помилки для фінансового моделювання в Excel

Можливість помилки у фінансовій моделі – це головне, що не дозволяє розробнику фінансових моделей спати вночі. Як модельєр, ви повинні мати здорову повагу до електронних таблиць та їх схильності до помилок.

Уявіть, що ви працюєте над новим захоплюючим проектом. Ви надали фінансову модель, яка використовується для проекту або ключової функції вашого бізнесу. Виглядає фантастично. Люди розпалюються; гроші витрачаються. Але через тижні чи місяці після початку проекту цифри раптом не збігаються. Чому проект так перевищив бюджет?

Під час перегляду ви раптом розумієте, що у ваших початкових розрахунках сталася помилка. Ой! Ваша довіра та впевненість у вашій роботі піддаються сумніву, що призводить до деяких неприємних моментів під час зустрічей (не кажучи вже про стурбованість своїм майбутнім у компанії).

Європейська група з питань ризиків електронних таблиць (EuSpRiG) проводить традиційну щорічну конференцію, щоб представити останні дослідження та висновки на цю тему. Є багато добре задокументованих випадків гучних помилок моделі Excel. Деякі з них задокументовані EuSpRiG . З огляду на небажання більшості компаній говорити про свої помилки, кількість і частота історій, задокументованих EuSpRiG, змушують багатьох вважати, що помилки в електронних таблицях є регулярним явищем у більшості організацій.

Яку форму можуть мати ці помилки? Як правило, помилки моделювання можна згрупувати в три великі категорії: помилки формул, помилки припущень або введених даних і логічні помилки.

Помилки формул у вашій фінансовій моделі

Помилки формул — це помилки, які найлегше зробити і їх відносно легко помітити, але вони жахливо соромляться, коли їх виявляють. Таких «механічних» помилок також найлегше уникнути шляхом самоперевірки та виправлення.

Поширеною помилкою формули є просто підбір невірної клітинки у формулі — наприклад, посилання на клітинку B98, яка містить 6, замість клітинки B97, яка містить 0,6. Ця помилка спочатку може здатися досить незначною, але припустимо, що ваші початкові інвестиції становили 100 000 доларів США. Завдяки моделюванню ви дізнаєтесь, що прибуток становить 60 відсотків, але через цю помилку ви прогнозуєте 600 000 доларів США замість 60 000 доларів США. Ой!

Припущення або помилки у вашій фінансовій моделі

Формули вашої моделі можуть бути ідеальними, але припущення у фінансових моделях — це хрестоматійний випадок «сміття входить, сміття виходить». Якщо припущення, які ви використали як вхідні дані, неправильні, модель також буде неправильною.

Коли справа доходить до помилок введення, слід враховувати два основних типи:

• Введення даних: помилки введення даних можуть легко виникнути, якщо ви оновлюєте експлуатаційні витрати, наприклад, щотижня. Якщо ці витрати не пов’язані належним чином або регулярно оновлюються, ви можете отримати неповну або неточну картину процесу. Іноді пов’язуючи цю інформацію з окремим автоматично створеним файлом і використовуючи деякі нові інструменти Modern Excel, такі як Get & Transform (раніше називали Power Query), можна автоматизувати та прискорити цей процес. Також не забудьте підтвердити, хто відповідає за оновлення електронної таблиці, і переконайтеся, що будь-які зміни процесу або розкладу оновлення не впливають на вашу модель.
• Введення користувача. Помилки введення користувача виникають частіше, якщо ви менше знайомі з продуктом або проектом, який моделюєте. Наприклад, коли йдеться про витрати на заробітну плату за програмою, ви можете врахувати переваги, які отримає працівник, і припустити, що це буде 5 відсотків її зарплати, що є досить стандартним припущенням. Однак, оскільки ви новачок в організації, ви можете не врахувати інші фактори, які впливають на переваги співробітника, наприклад збільшення вартості надання стоматологічної та медичної програми, якою пишається компанія. Раптом це збільшує витрати до 12,5 відсотків від зарплати, повністю знищуючи всі витрати на персонал, які ви так ретельно підрахували.

Якщо ви робите припущення, вам потрібно їх записати, розглянути та ретельно викласти у своїй моделі. Також корисно підтвердити ці внески з ключовими зацікавленими сторонами.

Стара приказка «Занадто багато кухарів псують бульйон» безсумнівно стосується побудови фінансової моделі. Якщо у вас немає суворого, спільного набору стандартів, який забезпечить викладку моделі та послідовне введення припущень, ви досягнете найкращого результату, якщо над побудовою моделі працюватиме лише один модельєр.

Однак, коли справа доходить до використання моделі, кожен повинен мати можливість використовувати добре побудовану модель. Якщо ви стурбовані тим, що люди зіпсують ваші розрахунки або неправильно введуть дані, переконайтеся, що ваші інструкції та документація пояснюють, як використовувати модель. Крім того, застосуйте перевірку даних або захист осередку до моделі, щоб обмежити зміни, які може вносити користувач.

Логічні помилки у вашій фінансовій моделі

Помилки в логіці моделі, мабуть, найважче виявити, тому що припущення, вхідні дані та формули можуть працювати ідеально, але логіка та методологія — спосіб побудови моделі — все ще можуть бути неправильними. Ви повинні вловити логіку та переконатися, що підхід розробника зрозумілий. Інакше, якщо ви втратите ключову людину, яка створила модель, може виникнути плутанина.

Наприклад, ця модель показує відсоток коштів інвестора, які були надані в позику. Відсоток було розраховано шляхом ділення залишку інвестицій (поточні інвестиції плюс нові інвестиції) на баланс портфеля (поточні позики плюс нові позики мінус позики, термін дії яких закінчився).

Розрахунок коефіцієнтів інвестиційного портфеля.

Почекайте секунду. Ви розраховуєте це на основі кількості виписаних позик чи сукупного залишку? Ви можете побачити, як спосіб обчислення коефіцієнта може викликати плутанину для тих, хто не знайомий з цією моделлю. Важливо задокументувати, як ви його обчислюєте. Ви також можете легко сплутати щомісячні суми з кумулятивним балансом; ви можете побачити, що це чітко задокументовано в колонці B.