Що потрібно враховувати при розробці бази даних MS Access

Бути дизайнером бази даних Access не так гламурно, як бути дизайнером одягу, але це має свої винагороди. Якщо ви ретельно і правильно розробите свою базу даних Access, вона може бути дуже корисною для вас та інших. Ви можете точно вводити інформацію. Коли приходить час черпати інформацію з бази даних, ви отримуєте саме ту інформацію, яка вам потрібна. Наведена нижче інформація пояснює все, що вам потрібно враховувати при розробці бази даних Access. Найскладніше в розробці бази даних Access — це вирішити, як розподілити інформацію між таблицями бази даних і скільки таблиць бази даних мати.

Вирішіть, яка інформація вам потрібна у вашій базі даних MS Access

Перше запитання, яке потрібно задати собі, стосується типу інформації, яку ви хочете отримати з бази даних. Імена та адреси клієнтів? Інформація про продажі? Інформація для відстеження запасів? Опитайте своїх колег, щоб дізнатися, яка інформація може бути їм корисною. Подумайте над цим питанням серйозно. Ваша мета — налаштувати базу даних, щоб можна було записувати кожну ласу інформацію, яка потрібна вашій організації.

Хороший спосіб з’ясувати, яка інформація важлива для організації, — це вивчити форми, які організація використовує для отримання або запису інформації. Ці форми показують саме те, що організація вважає гідним відстеження в базі даних.

Перегляньте інформацію нижче.

Паперові бланки також мають поля.

На цьому зображенні показано паперову форму, яку гравці заповнюють, щоб зареєструватися в бейсбольній лізі, таблиці бази даних якої відображаються нижче. Порівняйте зображення, і ви побачите, що всі таблиці бази даних гравців, команд і підрозділів мають поля для введення інформації з цієї форми.

Плани для таблиць бази даних та імен полів.

Поділ інформації на різні таблиці бази даних Access

Дізнавшись інформацію, яку потрібно записати в базу даних Access, подумайте, як розділити інформацію на таблиці бази даних. У багатьох виникає спокуса помістити всю інформацію в одну таблицю бази даних, але оскільки Access є реляційною базою даних, ви можете одночасно запитувати кілька таблиць і при цьому збирати інформацію з різних таблиць.

Щоб побачити, як працюють бази даних Access , розглянемо просту базу даних. Мета цієї маленької бази даних та її чотирьох таблиць — зберігати інформацію про гравців, тренерів та команд у бейсбольній лізі. Поле Назва команди відображається в трьох таблицях. Він служить зв’язком між таблицями і дозволяє запитувати більше ніж одну. Запитуючи окремі таблиці або комбінації таблиць у цій базі даних, ви можете зібрати списки команд, скласти список тренерів та їх контактну інформацію, перерахувати команди за підрозділами, скласти список розсилки всіх гравців, дізнатися, які гравці сплатили свій гонорар , а також список гравців за віковими групами, серед іншого. Ця база даних містить чотири таблиці:

• Гравці: містить поля для відстеження імен гравців, адрес, днів народження, у яких командах вони перебувають і чи сплачували вони свої гонорари
• Тренери: Включає поля для відстеження імен, адрес тренерів і назв команд, які вони тренують
• Команди: містить поля для відстеження назв команд і того, до якого підрозділу входить кожна команда
• Відділи: містить поля для відстеження номерів та назв підрозділів

Вирішити, скільки таблиць бази даних вам потрібно та як розділити дані між різними таблицями, є найскладнішою частиною розробки бази даних. Щоб трохи полегшити завдання, виконайте його по-старому за допомогою олівця і гумки. Ось основні правила поділу даних на різні таблиці:

• Обмежити таблицю лише одним предметом: кожна таблиця бази даних повинна містити інформацію лише про одну тему — клієнтів, співробітників, продукти тощо. Таким чином, ви можете зберігати дані в одній таблиці незалежно від даних в іншій таблиці. Подумайте, що сталося б у базі даних Малої ліги, якби дані про тренера та команди зберігалися в одній таблиці, а тренера однієї команди замінив хтось новий. Вам доведеться видалити старий запис тренера, видалити інформацію про команду, ввести інформацію про нового тренера та повторно ввести інформацію про команду, яку ви щойно видалили. Але, зберігаючи інформацію про команду окремо від інформації про тренера, ви можете оновлювати інформацію про тренера та зберігати інформацію про команду.
• Уникайте дублювання інформації: намагайтеся не зберігати повторювану інформацію в одній таблиці бази даних або повторювати інформацію в різних таблицях. Зберігаючи інформацію в одному місці, ви повинні ввести її лише один раз, а якщо вам потрібно її оновити, ви можете зробити це в одній таблиці бази даних, а не в кількох.

Про дизайн баз даних Access написано цілі книги . Однак ви можете зберігати всі свої дані в одній таблиці, якщо дані, які ви хочете зберегти, не дуже складні. Час, який ви втрачаєте, вводячи всі дані в одну таблицю, компенсується заощадженням часу, не створюючи складну базу даних з більш ніж однією таблицею.

Вибір полів для таблиць бази даних Access

Поля — це категорії інформації. Кожна таблиця бази даних потребує щонайменше одного поля. Якщо сама таблиця є предметом, можна сказати, що її поля — це факти про предмет. У таблиці бази даних адрес потрібні поля для запису вуличних адрес, міст, штатів та поштових індексів. У таблиці бази даних продуктів потрібні поля для ідентифікаційних номерів продуктів, назв продуктів і цін за одиницю продукції. Тільки факти, пані. У межах предмета таблиця бази даних потребує одного поля для кожної інформації, яка є корисною для вашої організації.

Коли ви плануєте, які поля включити в таблицю бази даних Access, дотримуйтесь цих інструкцій:

• Розбийте інформацію на дрібні елементи. Наприклад, замість поля Ім’я створіть поля Ім’я та Прізвище. Таким чином, ви можете простіше сортувати таблиці бази даних за прізвищем.
• Дайте полям описові назви, щоб потім ви знали, які вони будуть. Більш описова назва, наприклад, серійний номер, зрозуміліша
• Подумайте заздалегідь і додайте поле для кожної інформації, яка потрібна вашій організації. Додавання поля в таблицю бази даних наприкінці гри – це клопітка. Вам потрібно повернутися до кожного запису, знайти інформацію та ввести її.
• Не включайте інформацію, яку можна отримати з розрахунку. Обчислення можуть виконуватися як частина запиту або бути частиною таблиці. Наприклад, можна підсумувати числа в двох полях в одному записі або виконати математичні обчислення для значень у полях.

Визначення поля первинного ключа для кожної таблиці бази даних Access

Кожна таблиця бази даних повинна мати поле первинного ключа. Це поле , також відоме як первинний ключ, є полем у таблиці бази даних, де зберігаються унікальні, єдині в своєму роді дані. Дані, введені в цьому полі — ідентифікаційний номер працівника, номер деталі, номер ставки — повинні відрізнятися в кожному записі.

Якщо ви спробуєте ввести одні й ті самі дані в поле первинного ключа двох різних записів, діалогове вікно попередить вас про те, щоб не робити цього. Поля первинного ключа забороняють вводити повторювані записи. Вони також роблять запити більш ефективними. У запиті ви вказуєте Access, що шукати в таблицях бази даних, Access виконує пошук у таблицях, а програма збирає інформацію, яка відповідає критеріям. Поля первинного ключа допомагають Access розпізнавати записи і не збирати ту саму інформацію більше одного разу в запиті.

Номери соціального страхування є хорошими полями первинного ключа, оскільки немає двох людей, які мають однаковий номер соціального страхування. Номери рахунків-фактур та серійні номери також є чудовими полями первинного ключа. Повертаючись до зразка бази даних бейсбольної ліги, які поля в таблицях бази даних Малої ліги є основними ключовими полями? У таблиці «Команди» ім’я команди може бути полем первинного ключа, оскільки дві команди не мають однакових назв. Номер дивізіону також може бути основним ключовим полем, оскільки підрозділи в лізі пронумеровані, і жодне з двох дивізіонів не має однакового номера.

Однак таблиці бази даних гравців і тренерів створюють проблему, коли справа доходить до вибору поля первинного ключа. Два гравці можуть мати однакове прізвище, що виключає Прізвище як поле первинного ключа. Брат і сестра можуть мати однаковий номер телефону, що виключає поле Номер телефону. Оскільки жодне поле не містить значень, які напевно відрізняються від запису до запису, були введені поля під назвою «Номер гравця» та «Номер тренера». Для цілей цієї бази даних гравцям і тренерам присвоюються номери.

Відображення зв’язків між таблицями в Access

Якщо ваша база даних Access містить кілька таблиць, вам потрібно відобразити, як таблиці пов’язані одна з одною. Зазвичай відносини формуються між полем первинного ключа в одній таблиці та відповідним полем в іншій, що називається зовнішнім ключем. На зображенні нижче показано зв’язки між таблицями в базі даних Little League. Оскільки ці таблиці пов’язані загальними полями, ви можете збирати інформацію з кількох таблиць у запиті чи звіті. Наразі, коли ви створюєте свою базу даних, подумайте, як з’єднати різні таблиці із загальними полями.

Таблиця відносин.