Що нового в Outlook 2019?

Outlook 2019 був популярним клієнтом електронної пошти для бізнесу протягом майже двох десятиліть, а також улюбленим серед багатьох домашніх і звичайних користувачів. У Outlook 2019 Microsoft врахувала відгуки користувачів і надала кілька нових функцій, які роблять Outlook ще простішим і менш безпроблемним у роботі.

Outlook схожий на хамелеона. Його кнопки та функції можуть значно відрізнятися в залежності від того, які облікові записи у вас є. Наприклад, якщо ви використовуєте обліковий запис електронної пошти Microsoft Exchange для свого робочого місця, ви матимете доступ до низки функцій, які інші люди ніколи не побачать, як-от планування конференц-залів та інших приміщень для нарад, коли ви плануєте зустріч і створюєте автоматичні відповіді поза офісом на електронну пошту. А якщо у вас є обліковий запис електронної пошти POP, у вас є такі параметри, як позначки стану та кольорові категорії, які можна призначити повідомленням та подіям календаря. Люди з обліковими записами електронної пошти IMAP їх не отримують. Тому, якщо ваш екран виглядає не так, як показано в цій статті, це одна з причин. Інша причина полягає в тому, що ви, можливо, використовуєте Office 365, який Microsoft періодично оновлює,

Простіше налаштування облікового запису. . .

Протягом багатьох років Microsoft спрощувала процес налаштування облікового запису Outlook, виявляючи все більше і більше необхідних налаштувань з кожною версією. На даний момент в Outlook 2019 це практично надійно. Зникла потреба знати технічні деталі, такі як імена поштових серверів і номери портів (якщо ви не налаштовуєте якийсь особливий тип облікового запису або підключаєтеся до сервера Exchange). У більшості випадків ви просто повідомляєте Outlook свою адресу електронної пошти та пароль, і він зробить усе інше.

Ось як налаштувати новий обліковий запис Outlook автоматично.

Виберіть Файл → Інформація → Налаштування облікового запису → Параметри облікового запису, щоб відкрити діалогове вікно Параметри облікового запису.

Натисніть Створити.

Введіть потрібну адресу електронної пошти.

Натисніть Підключитися.

Коли з’явиться запит, введіть свій пароль і натисніть OK.

На екрані підтвердження натисніть Готово.

Ось як це має працювати. Якщо з якихось причин цього не відбувається, спробуйте ще раз, але перед кроком 4 клацніть «Додаткові параметри», а потім поставте прапорець «Дозволити мені налаштувати обліковий запис вручну».

Виберіть налаштування облікового запису вручну.

Потім у полі Додаткові налаштування виберіть тип поштового сервера. Потім, коли буде запропоновано ввести пароль, зробіть це та натисніть Підключитися.

Виберіть тип поштового сервера.

Але зачекайте, технічний серед вас каже, як вибрати тип сервера «розширене налаштування?» Ви праві, це не так. Якщо вам дійсно потрібно потрапити туди та змінити налаштування, як-от безпека, номер порту, адреса поштового сервера тощо, дивіться наступний розділ.

Залежно від типу сервера іноді Outlook запитує інформацію про сервер, коли ви вибираєте розширене налаштування (наприклад, якщо ви підключаєтеся до сервера Exchange). Але для звичайних старих облікових записів IMAP і POP це просто.

. . . Але складніше розширене налаштування облікового запису

Прагнучи спростити налаштування пошти, Microsoft зробила його більш громіздким для тих із нас, хто хоче отримати доступ до налаштувань поштового сервера. Звичайна людина їх ніколи не знайде. І, можливо, це і є метою — не допустити некваліфікованих користувачів із областей, в яких вони не повинні знаходитися, — але це засмучує нас, у яких насправді є причини йти туди.

Ви можете подумати, що команда Змінити дасть вам доступ до налаштувань сервера, але це не так. Дивіться самі:

Виберіть Файл → Інформація → Налаштування облікового запису → Параметри облікового запису, щоб відкрити діалогове вікно Параметри облікового запису, якщо воно ще не відкрите.

Виберіть обліковий запис, який потрібно змінити, а потім натисніть Змінити.

Виберіть Змінити після вибору облікового запису.

У діалоговому вікні «Налаштування облікового запису» внесіть будь-які необхідні зміни налаштувань. Але, як ви бачите нижче, доступні параметри не мають нічого спільного з конфігурацією поштового сервера.

Виберіть Далі, а потім виберіть Готово.

Це зміни, які ви можете внести після налаштування облікового запису.

Ось де це стає складним. Щоб отримати фактичні налаштування поштового сервера, вам потрібно скористатися командою Repair, наприклад:

У діалоговому вікні «Параметри облікового запису» виберіть обліковий запис і натисніть «Відновити».

Виберіть Додаткові параметри.

Позначте прапорець Дозволити відновити обліковий запис вручну. Потім натисніть Відновити.

Нарешті, ось необхідні налаштування. Змініть інформацію про сервер вхідної пошти тут.

Це зміни, які ви можете внести після налаштування облікового запису.

Натисніть Вихідна пошта, щоб переглянути налаштування сервера вихідної пошти. За потреби внесіть до них будь-які зміни.

Це зміни, які ви можете внести після налаштування облікового запису.

Виберіть Відновити, щоб застосувати зміни налаштувань.

У повідомленні підтвердження натисніть Готово.

Уникнення безладу за допомогою сфокусованої папки "Вхідні".

Функція Focused Inbox ділить папку Inbox на дві вкладки у верхній частині панелі списку повідомлень: Focused та Other. Потім він намагається розумно визначити, які є найважливішими повідомленнями, які з’являються, коли ви вибрали Сфокусований. Якщо вибрати Інше, ви побачите повідомлення, які Outlook визначив менш важливими. Це може допомогти зменшити безлад у вашій скриньці від комерційних повідомлень та дурних мемів/жартів. Це функція Outlook 2019, яку широко рекламували як покращення Office 2019, коли її було анонсовано, але більше людей її ненавидять, ніж подобається.

Щоб увімкнути/вимкнути папку «Сфокусовані вхідні», виберіть «Перегляд» → «Сфокусовані вхідні».

Якщо ви не бачите команду «Сфокусовані вхідні» на вкладці «Перегляд», можливо, ця папка буде недоступна. Це залежить від версії Outlook, типу поштового сервера та інших факторів. У документації Microsoft зазначено, що для Focused Inbox потрібен обліковий запис електронної пошти Microsoft Exchange або Office 365. Однак, навіть якщо ви перебуваєте на сервері Exchange, ви можете не бачити його, якщо ваш адміністратор вимкнув цю функцію.

Раніше в Outlook була функція Clutter, яка керувалася переміщенням елементів «Інші» в окрему папку. Сфокусована папка "Вхідні" менш нав'язлива, вона змінює лише ваш погляд на вміст папки "Вхідні", а не фактичний вміст.

@Згадки

Іноді, коли люди поспішають надіслати повідомлення, вони забувають включити в нього когось, на кого посилається в повідомленні. Щоб допомогти боротися з такими помилками, Outlook 2019 містить опцію @Mentions. Це дозволяє вам легко позначати когось, згаданого в електронному листі, щоб він автоматично отримував копію повідомлення. Щоб використовувати його під час створення повідомлення, просто поставте знак @ перед іменем особи. З’явиться спадний список з іменами людей у ​​вашому списку контактів. Виберіть зі списку потрібне ім’я, щоб автоматично додати їх до списку одержувачів.

Автоматично копіювати когось, про кого ви говорите, використовуючи згадку @.

Коли одержувачі переглянуть повідомлення, вони побачать зазначене ім’я виділене. Ім’я є активним гіперпосиланням, яке відкриває панель інформації про цю особу (зі списку контактів одержувача) після натискання. (Це бачать не всі одержувачі — лише ті, хто використовує версію Outlook, яка підтримує цю функцію.)

Слухання ваших повідомлень за допомогою функції «Читання вголос».

Ви коли-небудь хотіли відкинутися на спинку стільця, поставити ноги на стіл і попросити помічника читати ваші вхідні повідомлення? Це може стати реальністю (ну, начебто), коли ви використовуєте функцію «Читання вголос» у Outlook 2019.

Якщо на вкладці «Головна» з’являється кнопка «Читати вголос», функція Outlook 2019 увімкнена. Якщо його немає, виберіть Файл → Параметри → Легкість доступу. Установіть прапорець Показати прочитане вголос під заголовком Параметри відображення програми та натисніть OK.

Увімкніть функцію читання вголос Outlook 2019 у параметрах Outlook.

Щоб скористатися функцією «Читання вголос», виберіть повідомлення, а потім натисніть «Додому» → «Читати вголос». Переконайтеся, що гучність вашої системи не вимкнена.

Автоматичне позначення видалених повідомлень як прочитане

Можливо, ви не читаєте кожне повідомлення, перш ніж видалити його. Якщо це, очевидно, реклама або якась інша дурість, на яку у вас немає часу, ви можете просто вибрати її та натиснути клавішу Delete. Проблема з цим історично полягала в тому, що Outlook не дає часу зареєструвати електронну пошту як прочитану, і ви отримуєте купу непрочитаних повідомлень у вашій папці «Видалені».

Новинка в Outlook 2019, ви можете вибрати, щоб усі повідомлення позначалися як прочитані відразу після їх видалення. Щоб налаштувати цю функцію, виберіть Файл → Параметри → Пошта. Прокрутіть до самого низу до розділу «Інше» та поставте прапорець «Позначити повідомлення як прочитані після видалення».

Більше гнучкості для нагадувань Outlook

Outlook традиційно був «ввічливою» програмою, оскільки вона не накладає своє вікно нагадувань поверх будь-яких інших програм, які ви можете запустити на передньому плані. Однак ви можете змінити цю поведінку в Outlook 2019, щоб ніколи не пропустити нагадування. Виберіть Файл → Параметри → Додатково. Потім у розділі Нагадування поставте прапорець Показувати нагадування поверх інших Windows.

Планування в кількох часових поясах

Коли ви намагаєтеся запланувати зустріч з людьми в кількох часових поясах, спроба зрозуміти зміни у вашій голові може заплутатися. Щоб додати другий або третій часовий пояс до модуля календаря, виберіть Файл → Параметри → Календар. У розділі «Часові пояси» виберіть «Показати другий часовий пояс» (а також, якщо потрібно, «Показати третій часовий пояс»). Введіть мітку в полі Мітка для кожного часового поясу. Ця можливість позначати зони може стати в нагоді, якщо ви хочете назвати їх певними відділеннями або клієнтами, а не фактичною назвою часового поясу.

Тепер ви можете налаштувати до трьох часових поясів.