Шпаргалка Word 2016 для професіоналів для LuckyTemplates

Word є однією з найбільш використовуваних комп'ютерних програм на планеті. Допомога вам у складанні тексту — це одна з речей, з якими добре справляються комп’ютери, але це не полегшує роботу з написанням тексту і не означає, що використання Word досить просте, щоб професіонали, як ви, не потребували допомоги час від часу. Тож насолоджуйтесь цією шпаргалкою.

Форматування тексту та абзацу Word, поради та пропозиції

Текст і абзаци в Word 2016 мають особливі значення. Спеціальні терміни використовуються в Word для опису цих елементів документа, а також їх характеристик форматування.

Текстові атрибути

Наступний малюнок ілюструє основні описи, які застосовуються до гарнітури або шрифту:

Ось терміни, які використовуються для опису гарнітури:

• Базовий: текст пишеться на базовій лінії.
• Висота шапки : великі літери простягаються від базової лінії до висоти шапки.
• Висота X: більшість малих літер піднімаються до висоти x, яка названа на честь малої літери x, а не чогось таємничого.
• Ascender: високі малі літери поширюються на висоту висхідної лінії, наприклад, t, показаний на малюнку.
• Нижчий регістр : малі літери, які опускаються нижче базової лінії, опускаються до низхідного.

Наступний малюнок ілюструє різні стилі гарнітури:

Ось терміни, які використовуються для опису стилів гарнітури:

• Пропорційний / моноширинний: шрифт із пропорційним інтервалом використовує різну ширину для кожної літери. Моноширинний шрифт містить літери однакової ширини, як і на друкарській машинці.
• Розмір: розмір шрифту встановлюється в пунктах або одиницях, що дорівнюють 1/72 дюйма, виміряно від низхідної частини шрифту до висоти його головки.
• Вага: значення ваги пов’язане з товщиною символу. Наприклад, жирний текст має більшу вагу, ніж книга чи звичайна вага.
• Нахил або нахил: нахил шрифту відноситься до того, як текст розміщений під кутом. Прикладом нахилу є курсив.
• Ширина: деякі шрифти мають стислі або вузькі варіанти. Ці шрифти мають той самий основний дизайн, але текст виглядає тонким або худим.

Форматування абзацу

До абзацу в документі можна застосувати багато форматів. Формати включають вирівнювання абзацу, відступ першого рядка, лівий і правий відступи, міжрядковий інтервал і пробіл перед і після абзацу.

Наступний малюнок ілюструє чотири параметри вирівнювання абзацу, доступні в Word:

• Вирівняти за лівим краєм: текст вирівнюється по лівій частині тексту абзацу. Це налаштування абзацу за замовчуванням. Комбінація клавіш: Ctrl+L.
• Вирівняти по правому краю : текст вирівнює праву частину тексту абзацу, залишаючи ліву сторону нерівною. Комбінація клавіш: Ctrl+R.
• Центр: кожен рядок в абзаці відцентрований зліва направо. Комбінація клавіш: Ctrl+E.
• Обґрунтування: текст розташовується по обидва боки абзацу. Комбінація клавіш: Ctrl+J.

Інші атрибути форматування абзацу проілюстровані на наступному малюнку.

• Відступ ліворуч: цей елемент вимірює розташування лівого краю абзацу від лівого поля сторінки. Зазвичай встановлюється на нуль.
• Правий відступ: цей елемент вимірює розташування правого краю абзацу від правого поля сторінки. Як і у випадку з лівим відступом, він зазвичай дорівнює нулю.
• Відступ першого рядка: цей формат застосовується лише до першого рядка тексту, який коригується відносно лівого відступу абзацу.
• Пробіл перед: цей параметр визначає відстань між поточним абзацом і попереднім абзацом. Зазвичай значення «Пробіл перед» встановлюється на нуль.
• Пробіл після: цей параметр визначає відстань між поточним абзацом і наступним абзацом. Зазвичай він встановлюється на 8 балів, що додає трохи повітря між абзацами, подібно (і краще, ніж) натискання клавіші Enter для розділення абзаців.
• Міжрядковий інтервал: цей пункт встановлює відстань між рядками в абзаці. Традиційними значеннями є 1, 1½ і 2, які додають відстань, еквівалентну одному, півтора або двом порожнім рядкам між кожним рядком в абзаці.

Поради щодо форматування тексту та абзацу

• Використовуйте шрифти із засічками для основного тексту; використовуйте шрифти без засічок для заголовків і заголовків.
• Якщо можливо, виберіть шрифт відповідно до стилю, який ви хочете застосувати. Наприклад, виберіть Futura Bold як шрифт заголовка замість того, щоб вибирати Futura, а потім застосовувати атрибут жирного тексту. (Для деяких шрифтів Windows автоматично вибирає відповідний шрифт.)
• Уникайте вирівнювання праворуч або по центру для будь-чого, крім заголовків і заголовків документів.
• Повне вирівнювання ідеально підходить для тексту, написаного в кількох стовпцях на сторінці.
• Якщо ви використовуєте повне вирівнювання, застосовуйте дефіс до довгих слів: натисніть Ctrl+(дефіс), щоб вставити м’який дефіс у текст. Розділіть довгі слова, які переносяться на наступний рядок абзацу, відображаючи праву частину абзацу нерівномірно або змушуючи Word вставляти забагато місця для вирівнювання тексту.
• Висячий відступ встановлюється, коли відступ першого рядка менший за лівий відступ абзацу.
• Якщо ви робите відступ у першому рядку абзацу, не застосовуйте зайвий пробіл після абзацу. Відступ першого рядка сприяє читанню, що робить зайвий простір зайвим.
• Якщо ви не робите відступ у першому рядку абзацу, обов’язково встановіть для атрибута «Пробіл після» щось інше, ніж нуль. Ви додаєте відступ між абзацами, щоб зробити текст читабельним.
• Атрибут «Пробіл перед» може допомогти віддалити заголовки документа від будь-якого попереднього абзацу тексту.
• Ліворуч і праворуч відступи встановлюються від полів сторінки, а не від краю паперу. Ви можете налаштувати відступи так, щоб абзац виходив на поля сторінки, хоча я рекомендую замість цього скинути поля сторінки.

Параметри макета об’єкта Word 2016

Лінія, текстові поля, зображення та інші вишукані елементи документа використовують параметри макета, щоб керувати місцем розташування в тексті. Ці параметри встановлюються, коли ви вибираєте об’єкт (клацніть на ньому), а потім натискаєте кнопку «Параметри макета», як показано на наступному малюнку:

Ось параметри макета та опис того, як вони впливають на об’єкт:

• У рядку з текстом: параметр за замовчуванням обробляє об’єкт так, ніби це просто інший символ в абзаці, хоча потенційно великий символ.
• Квадрат: об'єкт знаходиться всередині прямокутника, незалежно від форми об'єкта. Текст обтікає прямокутник, зберігаючи однакову відстань від об’єкта.
• Тісний: цей параметр подібний до квадратного, хоча текст ближче до об’єкта та відповідає його формі.
• Через: якщо форма об’єкта дозволяє, текст протікає через зображення, можливо, заповнюючи внутрішній простір або простір між окремими сторонами того самого об’єкта.
• Зверху і знизу: об’єкт утримується в рамці з верхньою і нижньою частиною, що простягаються до полів сторінки.
• За текстом: об’єкт плаває за текстом, наче є частиною сторінки.
• Перед текстом: об’єкт плаває перед текстом, приховуючи текст, якщо об’єкт непрозорий.

У всіх випадках об’єкт можна приєднати до абзацу тексту або дозволити йому залишатися на фіксованому місці на сторінці. Ці налаштування відображаються на малюнку в нижній частині спливаючого вікна «Параметри макета».

• Переміщення за допомогою тексту: біля абзацу в тексті з’являється піктограма прив’язки. Об’єкт залишається з цим абзацом на тій самій сторінці. Перетягніть прив’язку, щоб пов’язати об’єкт з іншим абзацом.
• Виправити положення на сторінці: об’єкт може розташовуватися в будь-якому місці сторінки. На його положення не впливають редагування чи доповнення до тексту.

Ці два параметри, Перемістити за допомогою тексту та Виправити положення на сторінці, доступні лише для деяких параметрів макета, описаних на цій веб-сторінці.

Поля дати та часу вручну в Word 2016

Поля дати й часу в Word 2016 — це те, що ви можете легко закодувати вручну. Чи це зробити швидше, ніж використовувати команди на стрічці? Будьте впевнені! Особливо, якщо ви знаєте потрібні коди і можете легко створити поле.

Щоб створити поле вручну, натисніть Ctrl+F9. Word представляє порожнє поле: { }

У дужках можна вручну ввести будь-яке поле, якщо вам відоме ім’я поля. Ім’я поля дати – ДАТА. Поле часу має назву TIME. Використовуйте поле ДАТА, якщо плануєте змішувати значення дати й часу.

За назвою поля слід один або кілька необов'язкових перемикачів. Найпоширенішим перемикачем є \@, за яким слідує рядок зображення дати/часу, узятого в подвійні лапки. Символи, які можна використовувати в рядку, наведено в наступній таблиці.

Коди полів дати й часу Word

Наприклад, щоб відобразити день тижня, а потім годину в 24-годинному форматі, створіть таке поле DATE:

{ DATE \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }

Текст \* MERGEFORMAT гарантує, що будь-яке форматування, застосоване навколо поля, також буде застосовано до поля.

Непризначені комбінації клавіш у Word 2016

Якщо ви призначаєте команди комбінаціям клавіш, створюєте власні макроси або просто хочете отримати кращий доступ до своїх улюблених команд, ось гарні новини: ви знайдете багато простих комбінацій клавіш, доступних для використання. Деякі є напрочуд прості комбінації.

Комбінації клавіш Ctrl

Ctrl+. (період)

Ctrl+; (крапка з комою)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Комбінації клавіш Alt

Alt+/

Alt+. (період)

Alt+, (кома)

Alt+; (крапка з комою)

Alt+\

Alt+' (одинарна лапка)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (поважний акцент)

Alt+ n, де n — цифрові клавіші від 1 до 9 і 0

Комбінації функціональних клавіш

Alt+F2

Shift+Ctrl+F2

Shift+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Shift+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Shift+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Shift+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Shift+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Shift+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+Fn where n is any function key

References, Tips, and Suggestions for Using Word 2016

Here are some references to different parts of Word 2016. You’ll also find some tips and suggestions on how to use many of these features.

Document views in Word

You can change how a document appears in the Word document window. Here are your options:

Print Layout: This is the standard view; in this mode, you see all elements on a page, including text, graphics, headers, footers, and even the page margins if you adjust the zoom.

Web Layout: This view is good for creating web pages. It lacks page margins, just as a web page lacks various paper page elements. This mode isn’t good for writing documents that you plan to print.

Read Mode: You use this mode to read text. Writing new text and editing isn’t possible. This is perhaps Word’s least popular mode, which makes you wonder why its shortcut is on the status bar.

Draft: Word’s default view; Draft mode is good for writing text. When you need to format a page or add graphics, Word switches automatically to Print Layout view.

Outline: Though this view presents a document’s text, it’s really designed for organizing thoughts or topics or anything with a hierarchical structure.

• To switch modes, you click on the Read Mode, Print Layout, or Web Layout icons on the status bar. Otherwise, click the View tab and choose a mode from the Views group.
• If you’re simply writing text, use Draft view. In this mode, Word presents text with character and paragraph formatting, but without graphical or page-level formats visible.
• Documents open in Print Layout view or Web Layout view, depending on which one you used last.
• The keyboard shortcut to enter Print Layout view is Ctrl+Alt+P.
• The keyboard shortcut to enter Draft view is Ctrl+Alt+N. The N stands for normal because this was once Word’s default (or normal) view.
• The keyboard shortcut to enter Outline view is Ctrl+Alt+O.

Tab-stop types

The Tab key generates the tab character, which is inserted into the text along with other characters. The width of the tab character, and the behavior of text that’s typed after the tab, depends on which tab stop you select. You have several choices:

Left: This is the standard tab stop, which left-aligns text that’s typed after the tab character.

Right: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character.

Center: This tab stop centers text from left to right at the tab stop’s position.

Decimal: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character. Once a period (decimal) is typed, text continues left-aligned on the line.

Bar: This tab stop inserts a vertical line in the text. It is purely for decorative purposes and doesn’t affect the tab character’s width or text alignment.

• Choose the tab-stop type from the Ruler: Click the gizmo on the far left end of the Ruler until the tab stop you want appears, and then click on the Ruler to set the tab stop.
• Tab stops are also set from within the Tabs dialog box.
• The Right, Center, and Decimal tab stops are best used in paragraphs that feature only a single line of text.
• Decimal tabs are ideal for aligning numeric values in a list or table.
• Word sets default tab stops on every line of text. These stops are positioned at half-inch intervals, unless another tab stop is set on the line.
• Document headers and footers feature default tab stops: a center tab stop in the middle of the paragraph and a right tab stop at the paragraph’s right indent.
• Avoid typing two tabs in a row. Instead, reset the tab stops so that only one tab character is needed.
• Remember that it’s the tab-stop type that affects the behavior of text that’s typed after you press the Tab key.

Section-break types

Section breaks help you include multiple page formats within a single document. The section break can affect page margins, page orientation, paper size, columns, page numbers, and the contents of headers and footers.

The section-break commands are found on the Layout tab, in the Page Setup group. Click the Breaks button to view the section-break types.

Next Page: Similar to a hard page break, this section break starts the new section at the top of a page.

Continuous: This section break works like a next-page section break for the paper size and orientation formatting commands. For page margins and columns, the Continuous section break allows you to change formats anywhere on a page.

Even Page: This section break works just like a next-page section break, but the new page starts on an even-numbered page.

Odd Page: This section break is identical to the even-page break, but the new page always starts on an odd-numbered page.

• To best set a section break, position the insertion pointer at the start of a paragraph and then apply the section break. That paragraph becomes the start of the new section.
• Section-break effects are shown in Print Layout mode. To view the section break itself, use the Show/Hide command: Click the Home tab and, in the Paragraph group, click the Show/Hide button.
• To remove a section break, use the Show/Hide command to display its hidden code in the document. Place the insertion pointer just before the section break and press the Delete key.
• Якщо ви використовуєте розриви розділу на парну або непарну сторінку, Word може вставити додаткову порожню сторінку в документ, щоб переконатися, що розрив розділу починається з парної або непарної сторінки.
• Word визначає, парна чи непарна сторінка на основі номера сторінки. Якщо ви змінюєте нумерацію сторінок у документі, Word використовує нове значення нумерації, а не фізичний номер сторінки.