Шпаргалка Office 2016 All-in-One

Програми пакету Office 2016 — Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016, Outlook 2016, Access 2016 і Publisher 2016 — мають багато спільного. Опануйте команди в одній програмі Office 2016, і ви на хорошому шляху до освоєння інших програм. Нижче наведено ключову інформацію, яку ви можете використовувати в будь-якій програмі Office 2016, в якій ви працюєте.

Незамінні команди Office 2016

Програми пакету Office 2016 — Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016, Outlook 2016, Access 2016 і Publisher 2016 — мають ці необхідні команди спільні:

• Скасувати: не впадайте у відчай, якщо ви дасте команду, а потім зрозумієте, що вам не слід було цього робити. Ви можете скасувати свою помилку, натиснувши кнопку «Скасувати» на панелі інструментів швидкого доступу (або натиснувши Ctrl+Z). Команда "Скасувати" скасовує вашу останню дію, якою б вона не була. Продовжуйте натискати Скасувати, щоб відмінити кілька дій. Ви також можете відкрити розкривний список «Скасувати» та скасувати багато команд.

• Повторити: натисніть кнопку «Повторити» (або натисніть F4 або Ctrl+Y) на панелі інструментів швидкого доступу, щоб повторити останню дію, яка б вона не була, і позбутися від необхідності робити це вдруге. Ви можете переміститися в інше місце у своєму файлі, перш ніж дати команду.

• Список останніх файлів: дізнайтеся, чи є файл, який ви хочете відкрити, у списку Останні, і якщо він є, натисніть, щоб відкрити його, не перебираючи діалогові вікна «Відкрити». На вкладці «Файл» натисніть «Відкрити» та знайдіть список «Останні» у вікні «Відкрити».

• Масштаб: використовуйте елементи керування масштабуванням у нижньому правому куті екрана, щоб запобігти втому очей і зробити вашу роботу ефективнішою. Перетягніть повзунок масштабування, щоб зменшити або збільшити зображення на екрані. Натисніть кнопку Збільшити або Зменшити, щоб збільшити або зменшити масштаб на 10 відсотків. Якщо у вашій миші є колесо, утримуйте клавішу Ctrl і обертайте колесо миші, щоб збільшити масштаб.

Налаштування програми Office 2016

Office 2016 спростив налаштування програм, ніж будь-коли. Незалежно від того, чи працюєте ви в Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016, Outlook 2016, Access 2016 або Publisher 2016, ви можете скористатися перевагами цих методів налаштування:

• Панель швидкого доступу: розташована у верхньому лівому куті екрана, панель інструментів швидкого доступу завжди там. Чому б не зробити його ще кориснішим? Щоб розмістити будь-яку кнопку на панелі інструментів, клацніть її правою кнопкою миші та виберіть Додати до панелі швидкого доступу. Або натисніть кнопку Налаштувати панель швидкого доступу (вона розташована праворуч від панелі швидкого доступу) і виберіть кнопку у спадному списку.

• Стрічка: у верхній частині всіх програм Office стрічка пропонує вкладки з командами для виконання цього, цього та іншого. Щоб налаштувати стрічку та зробити доступ до потрібних команд набагато швидшим, клацніть стрічку правою кнопкою миші та виберіть Налаштувати стрічку. Ви перейдете на вкладку «Налаштувати стрічку» діалогового вікна «Параметри». Звідти ви можете переміщувати вкладки та групи на стрічці, створювати власні вкладки та створювати власні групи.

• Рядок стану: рядок стану внизу екрана надає інформацію про файл, над яким ви працюєте. Можливо, вам потрібна додаткова інформація або вам здається, що рядок стану занадто переповнений. Щоб змінити те, що відображається в рядку стану, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть параметри у спливаючому меню.

• Зміна фону та кольорової теми: Office 2016 пропонує кілька способів одягати Excel, Outlook, Access, OneNote, Word, Publisher і PowerPoint. Щоб змінити колір фону або вибрати іншу тему, перейдіть на вкладку «Файл» і виберіть «Обліковий запис», щоб побачити вікно «Обліковий запис». Потім відкрийте спадні списки «Фон Office» і «Тема Office» і зробіть вибір.

Додавання візуальних елементів до файлів Office 2016

Документи Word 2016, робочі аркуші Excel 2016, слайди PowerPoint 2016, блокноти OneNote 2016, повідомлення Outlook 2016 і публікації Publisher 2016 набагато привабливіші та краще спілкуються, якщо ви включите візуальні елементи. Office 2016 пропонує команди для створення цих візуальних елементів:

• Діаграми: діаграма – це чудовий спосіб представити дані для порівняння. Фрагменти пирога, смуги, стовпці чи рядки відразу повідомляють читачам, наприклад, який бізнес є продуктивнішим або хто набрав найбільше голосів. На вкладці Вставка натисніть кнопку Діаграма, щоб почати створення діаграми.

• Діаграми: діаграма дозволяє читачам швидко зрозуміти ідею, відносини чи концепцію. Замість пояснення абстрактної ідеї ви можете зобразити її на діаграмі. На вкладці Вставка натисніть кнопку SmartArt, щоб створити діаграму.

• Фігури та лінії: фігури та лінії також можуть ілюструвати ідеї та концепції. Ви можете використовувати їх і в декоративних цілях. Щоб намалювати фігури та лінії, перейдіть на вкладку «Вставка», натисніть кнопку «Фігури», виберіть фігуру або лінію та перетягніть мишею.

• Малюнки: добре розміщені картинки можуть зробити інформаційний бюлетень, брошуру чи слайд набагато привабливішими. На вкладці «Вставка» натисніть кнопку «Зображення», щоб вставити фотографію зі свого комп’ютера, або клацніть кнопку «Інтернет-зображення», щоб додати фотографію або кліп-арт із Office.com чи Інтернету.

Після того, як ви вставите візуальний елемент, перейдіть на вкладку Формат і макет, щоб він виглядав правильно.