Шпаргалка Access 2013 All-In-One For LuckyTemplates

Access 2013 спрощує керування даними, поєднуючи візуальний інтерфейс з потужністю реляційної бази даних. Дізнайтеся, як організувати дані в таблиці, розробити форми та звіти для редагування та представлення інформації, а також створити запити для вибору й об’єднання інформації. Наступними кроками є написання макросів і сценаріїв Visual Basic для додатків (VBA), щоб зробити вашу базу даних розумною, і використання SharePoint для публікації даних в Інтернеті.

Проектування реляційної бази даних у Access 2013

Коли ви використовуєте програму баз даних, як-от Access 2013, ви не можете просто почати вводити дані. Натомість вам потрібно створити дизайн реляційної бази даних, розділивши вашу інформацію на одну або кілька таблиць, кожна з яких складається з полів (які подібні стовпцям електронної таблиці). Таблиці з’єднуються за допомогою реляційних об’єднань, у яких поле в одній таблиці відповідає (відноситься) до поля в іншій. Ось загальна ідея:

Визначте свої дані.

Складіть список можливих полів (інформацій), включаючи текст, число, дату, істину/неправду та інші типи даних.

Видаліть зайві поля.

Не зберігайте одну й ту саму інформацію більше ніж в одному місці. Якщо ви можете обчислити одне поле з іншого, зберігайте лише одне. (Збережіть дату народження або вік, але не обидва, наприклад.)

Упорядкуйте поля в таблиці.

Згрупуйте поля відповідно до того, що вони описують, щоб кожна група стала таблицею. База даних для введення замовлень для магазину може мати одну таблицю для клієнтів, одну для продуктів і одну для замовлень.

Додайте таблиці для кодів і скорочень.

Плануйте включити таблицю назв держав і дволітерних кодів, а також таблицю всіх інших кодів або абревіатур, які ви плануєте використовувати в базі даних. Ви будете використовувати ці таблиці для створення спадних меню зі значеннями, які ви можете вибрати під час введення записів.

Виберіть первинний ключ для кожної таблиці.

Первинний ключ — це поле, яке однозначно ідентифікує кожен запис у таблиці. Ви можете вказати Access призначати унікальний ідентифікаційний номер кожному запису за допомогою поля AutoNumber.

Зв’яжіть таблиці.

Подивіться, які таблиці містять поля, які відповідають полям інших таблиць. У базі даних введення замовлень таблиця «Замовлення» повинна містити поле, яке ідентифікує клієнта, який розмістив замовлення — поле, яке відповідає полю первинного ключа в таблиці «Клієнти». Більшість зв’язків є « один до багатьох» , у яких один запис в одній таблиці може відповідати більш ніж одному (або жодному) запису в іншій таблиці.

Поради щодо вибору типів полів у Access 2013

Коли ви створюєте базу даних у Access 2013, ви визначаєте, якого типу буде кожне поле. Access пропонує 12 типів полів на вибір. Виберіть тип поля, який найкраще описує дані, які ви хочете зберегти в полі, і який підходить для типу аналізу, який вам потрібен для використання цього поля. Нижче наведено поради щодо того, коли використовувати який тип поля.

Комбінації клавіш Handy Access 2013

Деякі люди вважають за краще використовувати клавіатуру, ніж мишу, і Access 2013 має багато комбінацій клавіш для цих людей. Наведені нижче комбінації клавіш особливо корисні в Access 2013. Деякі натискання клавіш працюють будь-де в Access 2013; інші, як зазначалося, працюють лише в певних уявленнях.

Секрети доступу 2013 Дизайн бази даних

Ось п’ять заповідей проектування бази даних, незалежно від того, використовуєте ви Access 2013 чи іншу програму баз даних. Добре розроблена база даних полегшує обслуговування ваших даних.

• Зберігайте інформацію там, де їй належить, а не там, де вона з’являється. Місце, де ви зберігаєте інформацію, не має нічого спільного з тим, де вона з’являється. У електронній таблиці ви вводите інформацію там, де ви хочете, щоб вона відображалася під час друку електронної таблиці, але бази даних працюють інакше. У базі даних ви зберігаєте інформацію в таблицях на основі структури інформації. Частина інформації може відображатися в багатьох звітах, але ви зберігаєте її лише в одному полі в одній таблиці.

• Зберігайте інформацію такою, якою вона є насправді, а не такою, якою ви хочете, щоб вона відображалася в конкретному звіті. Це правило є наслідком першого правила. Якщо ви хочете, щоб назви книг відображалися всіма великими (великими) літерами у ваших замовленнях на покупку, Access може використовувати для вас великі літери. Зберігайте назви книг з правильним використанням великих літер, щоб не зациклюватися на тому, щоб у кожному звіті вони були великими літерами. Access має багато вбудованих функцій, які можуть налаштувати спосіб форматування тексту, чисел і дат.

• Уникайте сміття в, ​​сміття поза (GIGO). Якщо ви не потрудитесь створити хороший, розумний дизайн для своєї бази даних — і якщо ви не будете обережні, щоб ввести правильні, чисті дані — ваша база даних в кінцевому підсумку буде повна сміття. Добре спроектовану базу даних легше підтримувати, ніж погано розроблену, оскільки кожна частина інформації зберігається лише один раз, у чітко названому полі в таблиці з чіткими іменами, з відповідними правилами перевірки. Так, це звучить як велика робота, але очищення бази даних з 10 000 неправильних записів — це (вибачте за применшення) ще більше роботи.

• Відокремте свої дані від програм. Якщо ви створюєте базу даних для спільного використання або розповсюдження серед інших людей, зберігайте всі таблиці в одній базі даних (на задній панелі), а всі інші об’єкти в іншій базі даних (фронт-енд). Потім ви можете зв’язати ці дві бази даних, щоб усе працювало. Відокремлення таблиць від усього іншого спрощує весь процес оновлення запитів, форм, звітів та інших речей пізніше, не порушуючи даних у таблицях.

• Резервне копіювання рано і часто. Гаразд, ця порада не стосується дизайну, але її надто важливо пропустити: щодня робіть резервну копію своєї бази даних. Якщо пощастить, у вашому офісі вже є система регулярних (можливо, щоночних) резервних копій, яка включає вашу базу даних. Якщо ні, створюйте резервну копію своєї бази даних через регулярні проміжки часу і обов’язково створюйте резервну копію перед внесенням будь-яких серйозних змін. Зберігайте кілька резервних копій, а не тільки останню, на випадок, якщо знадобиться деякий час, щоб виявити проблему.

Знайти правильний інструмент Access 2013 для запобігання сміття

Якщо дані, які надходять у вашу базу даних через таблиці та форми, є сміттям, будь-який вихід або аналіз, який ви робите із запитами та звітами, також дасть вам сміття. На щастя, Access пропонує багато інструментів, які допоможуть вам переконатися, що дані, які входять у кожне поле, є даними, які повинні входити в це поле. Ви можете знайти багато інструментів, які захищають від сміття в режимі перегляду таблиці:

• Тип даних: використовуйте правильний тип даних, щоб запобігти введенню даних неправильного типу.

• Розмір поля: ця властивість обмежує кількість символів. Якщо ви знаєте, що поле ніколи не повинно перевищувати чотири символи, наприклад, встановіть розмір поля 4.

• Формат: завдяки цій властивості дані виглядають правильно. Ви можете змінити текст, наприклад, на всі великі чи малі літери.

• Input Mask: маска введення обмежує інформацію дозволено в поле, вказавши , які символи можна ввести. Використовуйте маску введення, якщо ви знаєте форму, яку мають приймати дані — наприклад, якщо номер замовлення містить дві літери, за якими слідують чотири цифри. Телефонні номери та поштові індекси є іншими прикладами полів, у яких корисні маски введення. Маски введення працюють із властивістю поля Формат.

• Значення за замовчуванням: ця властивість визначає значення, яке з’являється за замовчуванням, якщо не введено інше значення. Значення за замовчуванням з’являється в полі, доки не буде введено інше значення.

• Правило перевірки поля або запису : дані повинні пройти це правило, перш ніж їх буде введено. Ця властивість працює з правилом властивості Текст перевірки.

• Обов’язковий: ця властивість визначає, що поле повинно мати значення, щоб ви могли зберегти запис. Якщо значення не введено, Access не створює новий запис при натисканні клавіш Tab або Enter, а кнопка «Новий запис» неактивна.

• Дозволити нульову довжину: ця властивість визначає, чи дозволено запис нульової довжини, наприклад «» (лапки без пробілу між ними) (лише для полів «Текст», «Довгий текст» і «Гіперпосилання»). Поле нульової довжини дозволяє розрізняти інформацію, яка не існує, і нульове значення (порожнє), яке невідоме або не було введено. Якщо цей параметр встановлено, він дозволяє ввести рядок нульової довжини в обов’язкове поле. Ви можете використовувати маску введення, щоб поле нульової довжини виглядало відмінним від нульового значення, якщо обидва дозволені.

• Індексовано: коли ви вибираєте індексувати поле, ви можете вказати, що в полі заборонено повторювати значення. Ця властивість також доступна з перегляду таблиці; це прапорець на вкладці Datasheet на стрічці.

• Поля пошуку: ця властивість дозволяє користувачеві вибрати значення для поля, яке зберігається в іншому полі, таким чином усуваючи багато орфографічних помилок і стандартизуючи параметри для поля. Використовуйте майстер пошуку, щоб створити поле пошуку.

Ефективне використання Visual Basic для програм у Access 2013

Коли ви автоматизуєте програму бази даних Access 2013 за допомогою Visual Basic для додатків (VBA), ви можете втратити порожню сторінку, щоб почати писати код. З чого почати? Ось кілька простих вказівок, яких слід дотримуватися, щоб ви могли писати код VBA як професіонал:

Отримати допомогу.

Натисніть F1 в будь-який час, щоб запустити довідку Microsoft Access, де можна побачити приклади коду VBA.

Використовуйте браузер об’єктів.

Браузер об’єктів дозволяє досліджувати властивості та методи об’єктів у VBA. У редакторі Visual Basic виберіть «Перегляд», потім «Оглядач об’єктів» або просто натисніть F2.

Отримайте додаткову допомогу.

Звичайно, вбудовані довідкові інструменти у VBA чудові, але ви також можете використовувати свій улюблений браузер, щоб шукати в Інтернеті допомогу щодо написання коду VBA. Ви навіть можете знайти приклади, які ви можете вкрасти — або позичити — для власного проекту.

Виправте свої помилки.

Навіть найдосконаліший програміст не може запобігти виникненню помилок, але він чи вона може перешкодити їм зупинити програму. Використовуйте вбудовану обробку помилок VBA за допомогою операторів Goto і Resume On Error, щоб уловлювати помилки та змінювати хід програми, щоб ваші програми не розчаровували людей, які їх використовують.

Використовуйте функції та підпроцедури.

Використовуйте функції та підпроцедури для обробки завдань, які будуть виконуватися різними областями вашої програми. Як правило, якщо ви копіюєте та вставляєте код з однієї області програми в іншу, ви можете розмістити цей код у власній процедурі.

Перетворіть макроси в код VBA.

Конструктор макросів у Access 2013 дозволяє вибирати зі списків попередньо визначених завдань для автоматизації вашої програми. Створіть макрос, який виконує те, що ви хочете, а потім конвертуйте цей макрос у код VBA, щоб ви могли побачити, як він виглядав би, якби ви вводили його з нуля.

Обмін даними з іншими програмами з Access 2013

Access 2013 сам по собі є чудовою програмою для баз даних, але вона також добре працює з іншими, дозволяючи відображати та отримувати дані з кількох інших програм. Якщо програма підтримує Visual Basic для додатків (VBA), ви можете керувати нею з Access. Ось короткий список програм, над якими ви можете контролювати та ділитися даними з ними:

• Microsoft Excel: багато користувачів Excel в кінцевому підсумку залучаються до Access, оскільки їм потрібна більша структура для зберігання своїх даних. Однак деякі з цих людей не роблять стрибка до Access, тому між Access і Excel все ще існує сильний зв’язок. Ви можете використовувати електронну таблицю Excel як таблицю в Access або повністю контролювати програму Excel з VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server схожий на Access на стероїдах — принаймні з точки зору таблиці та запитів. Ви можете перемістити свої дані з Access на SQL Server, щоб підвищити швидкість і продуктивність, коли ви використовуєте великі обсяги даних. Після того, як дані будуть у SQL Server, ви можете створювати форми Access, звіти, макроси та модулі для використання даних із SQL Server.

• Microsoft Word: більшість людей, які використовують Access, також використовували Word. Незалежно від того, пишете ви листа чи складаєте список завдань, ви можете звикнути до Word. Ви також можете використовувати Word як інструмент звітності, де ви можете створювати закладки для розміщення даних із Access, а хтось інший — хто може бути не знайомий з Access — може редагувати іншу інформацію в документі Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint — це бачення Microsoft щодо обміну даними та співпраці з ними в Інтернеті. З Access 2013 ви можете обмінюватися даними із сервером SharePoint. Ви навіть можете створити спеціальну веб-програму, яка зберігає таблиці Access, запити, форми (у вигляді представлень) і макроси на сервері SharePoint 2013 і дозволяє вам або будь-кому іншому отримувати доступ до цих форм в Інтернеті — і все це без інсталяції Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook — це більше, ніж просто інструмент електронної пошти; це також система керування контактами. Ви можете поділитися контактною інформацією, календарем і інформацією про завдання з програмою Access, щоб вводити її лише в одному місці.