Шпаргалка Access 2010 All-In-One For LuckyTemplates

Як створити реляційну базу даних у Access 2010

Коли ви використовуєте програму баз даних, як-от Access 2010, ви не можете просто почати вводити дані. Натомість вам потрібно створити дизайн реляційної бази даних, розділивши вашу інформацію на одну або кілька таблиць, кожна з яких складається з полів (які подібні стовпцям електронної таблиці). Таблиці з’єднуються за допомогою реляційного об’єднання, коли поле в одній таблиці відповідає (відноситься) до поля в іншій. Ось загальна ідея.

1. Ідентифікуйте свої дані .

   Складіть список можливих полів (інформацій), включаючи текст, число, дату, істину/неправду та інші типи даних.

2. Видаліть зайві поля.

   Не зберігайте одну й ту саму інформацію більше ніж в одному місці. Якщо ви можете обчислити одне поле з іншого, зберігайте лише одне. (Наприклад, зберігати дату народження або вік, але не обидва.)

3. Упорядкуйте поля в таблиці.

   Згрупуйте поля відповідно до того, що вони описують, щоб кожна група стала таблицею. Наприклад, база даних замовлень для магазину може мати одну таблицю для клієнтів, одну для продуктів і одну для замовлень.

4. Додайте таблиці для кодів і скорочень.

   Плануйте включити таблицю назв станів і дволітерних кодів, а також таблицю всіх інших кодів або абревіатур, які ви плануєте використовувати в базі даних. Ви будете використовувати ці таблиці для створення спадних списків значень, які ви можете вибрати під час введення записів.

5. Виберіть первинний ключ для кожної таблиці.

   Первинний ключ — це поле, яке однозначно ідентифікує кожен запис у таблиці. Ви можете вказати Access призначати унікальний ідентифікаційний номер кожному запису за допомогою поля AutoNumber.

6. Зв’яжіть таблиці.

   Подивіться, які таблиці містять поля, які відповідають полям інших таблиць. У базі даних введення замовлень таблиця «Замовлення» повинна містити поле для ідентифікації клієнта, який розмістив замовлення — поле, яке відповідає полю первинного ключа в таблиці «Клієнти». Більшість зв’язків є «один до багатьох», коли один запис в одній таблиці може відповідати більш ніж одному (або жодному) запису в іншій таблиці.

Поради щодо вибору типів полів у Access 2010

Коли ви створюєте базу даних у Access 2010, ви визначаєте, якого типу буде кожне поле. Нижче наведено поради щодо того, коли використовувати який тип поля.

Комбінації клавіш Handy Access 2010

Ці комбінації клавіш особливо корисні в Access 2010. Деякі натискання клавіш працюють будь-де в Access 2010, тоді як інші працюють лише в певних режимах перегляду, як зазначено.

Секрети доступу 2010 Дизайн бази даних

Ось п’ять заповідей проектування бази даних, незалежно від того, використовуєте ви Access 2010 чи іншу програму баз даних. Добре розроблена база даних полегшує обслуговування ваших даних.

• Зберігайте інформацію там, де їй належить, а не там, де вона з’являється. Місце, де ви зберігаєте інформацію, не має нічого спільного з тим, де вона з’являється. У електронній таблиці ви вводите інформацію там, де ви хочете, щоб вона відображалася під час друку електронної таблиці, але бази даних працюють інакше. У базі даних ви зберігаєте інформацію в таблицях на основі структури інформації. Частина інформації може відображатися в багатьох різних звітах, але ви зберігаєте її лише в одному полі в одній таблиці.

• Зберігайте інформацію такою, якою вона є насправді, а не такою, якою ви хочете, щоб вона відображалася в конкретному звіті. Це є наслідком першого правила. Якщо ви хочете, щоб назви книг відображалися всіма великими (великими) літерами у ваших замовленнях на покупку, Access може використовувати для вас великі літери. Зберігайте назви книг із правильним використанням великих літер, щоб у кожному звіті не писати їх великими літерами. Access має багато вбудованих функцій, які можуть налаштувати формат форматування тексту, чисел і дат.

• Сміття в, ​​сміття назовні (GIGO). Якщо ви не потрудитесь створити хороший, розумний дизайн для своєї бази даних — і якщо ви не будете обережні, щоб ввести правильні, чисті дані — ваша база даних в кінцевому підсумку буде повна сміття.

  Добре спроектовану базу даних легше підтримувати, ніж погано розроблену, оскільки кожна частина інформації зберігається лише один раз, у чітко названому полі в таблиці з чіткими іменами, з відповідними правилами перевірки. Так, це звучить як велика робота, але очищення бази даних з 10 000 неправильних записів — це (вибачте за применшення) ще більше роботи.

• Відокремте свої дані від програм. Якщо ви створюєте базу даних для спільного використання (або розповсюдження серед) інших людей, збережіть всі таблиці в одній базі даних ( задня частина ) і всі інші об’єкти в іншій базі даних ( передня частина ) . Потім ви можете зв’язати ці дві бази даних разом, щоб усе працювало. Відокремлення таблиць від усього іншого спрощує весь процес оновлення запитів, форм, звітів чи інших речей пізніше, не порушуючи даних у таблицях.

• Резервне копіювання рано і часто. Гаразд, ця порада не стосується дизайну, але її надто важливо пропустити: щодня робіть резервну копію своєї бази даних. Якщо пощастить, у вашому офісі вже є система регулярних (можливо, щоночних) резервних копій, яка включає вашу базу даних. Якщо ні, створюйте резервну копію вашої бази даних через регулярні проміжки часу і обов’язково перед внесенням будь-яких серйозних змін. Зберігайте кілька резервних копій, а не тільки останню, на випадок, якщо знадобиться деякий час, щоб виявити проблему.

Як уникнути сміття у вашій базі даних доступу

Якщо дані, які надходять у вашу базу даних за допомогою таблиць і форм, є сміттям, то будь-який вихід або аналіз, який ви робите із запитами та звітами, також дасть вам сміття. На щастя, Access пропонує багато інструментів, які допоможуть вам переконатися, що дані, які входять у кожне поле, є даними, які повинні входити в це поле. Ви можете знайти багато інструментів для запобігання сміття в режимі перегляду таблиці:

• Тип даних : використовуйте правильний тип даних, щоб запобігти введенню даних неправильного типу.

• Розмір поля: обмежує кількість символів. Наприклад, якщо ви знаєте, що поле ніколи не повинно перевищувати чотири символи, встановіть розмір поля 4 символи.

• Формат: дані виглядають правильно. Наприклад, ви можете змінити текст на всі великі або малі літери. Маски введення, наприклад, працюють із властивістю поля Формат.

• Input Mask : маска введення обмежує інформацію дозволено в поле, вказавши , які символи можна ввести. Використовуйте маску введення, якщо ви знаєте, яку форму мають приймати дані — наприклад, якщо номер замовлення містить дві літери, за якими слідують чотири цифри. Телефонні номери та поштові індекси є іншими прикладами полів, де корисні маски введення.

• Значення за замовчуванням : визначає значення, яке з’являється за замовчуванням, якщо не введено інше значення. Значення за замовчуванням з’являється в полі, доки не буде введено інше значення.

• Правило перевірки поля або запису : правило, яке дані повинні пройти перед введенням. Ця властивість працює з правилом властивості Текст перевірки .

• Обов’язковий : вказує, що поле повинно мати значення, щоб ви могли зберегти запис. Якщо значення не введено, Access не створює новий запис при натисканні клавіш Tab або Enter, а кнопка «Новий запис» неактивна.

• Дозволити нульову довжину : визначає, чи дозволено запис нульової довжини, наприклад «» (лапки без пробілу між ними) (лише для полів «Текст», «Нагадування» та «Гіперпосилання»). Поле нульової довжини дозволяє розрізняти інформацію, яка не існує, і нульове значення (порожнє), яке невідоме або не було введено. Якщо цей параметр встановлено, він дозволяє ввести рядок нульової довжини в обов’язкове поле. Ви можете використовувати маску введення, щоб поле нульової довжини виглядало відмінним від нульового значення, якщо обидва дозволені.

• Індексовано : коли ви вибираєте індексувати поле, ви можете вказати, що в полі заборонено повторювати значення. Ця властивість також доступна з перегляду таблиці даних — це прапорець на вкладці Datasheet на стрічці.

• Поля пошуку : дозволяє користувачеві вибрати значення для поля, яке зберігається в іншому полі. Це усуває багато орфографічних помилок і стандартизує параметри для поля. Використовуйте майстер пошуку, щоб створити поле пошуку.

Ефективне використання VBA в Access 2010

Під час автоматизації програми бази даних Access 2010 за допомогою VBA ви можете втратити порожню сторінку, на якій можна почати писати код. З чого почати? Ось кілька простих вказівок, яких слід дотримуватися, щоб ви могли писати код VBA як професіонал:

• Отримати допомогу. Так, у цій статті перелічено кілька способів покращення використання VBA в Access, але натисніть клавішу F1 в будь-який час, щоб запустити довідку Microsoft Office Access, де ви можете дізнатися та переглянути приклади коду VBA.

• Використовуйте браузер об’єктів. Браузер об’єктів дозволяє досліджувати різні властивості та методи об’єктів у VBA. У вікні редактора VBA виберіть Перегляд → Браузер об’єктів — або просто натисніть F2.

• Отримайте додаткову допомогу. Звичайно, вбудовані інструменти довідки в Access 2010 VBA чудові, але ви також можете використовувати свій улюблений браузер, щоб шукати в Інтернеті допомогу з різних тем щодо написання коду VBA. Ви навіть можете знайти приклади, які ви можете вкрасти — або позичити — для власного проекту.

• Вирішуйте свої помилки. Навіть найдосконаліший програміст не може запобігти виникненню помилок, але він чи вона може перешкодити їм зупинити програму. Використовуйте вбудовану обробку помилок VBA за допомогою операторів Goto і Resume On Error, щоб уловлювати помилки та змінити хід програми, щоб ваші програми не заважали людям, які їх використовують.

• Використовуйте функції та підпроцедури. Використовуйте функції та підпроцедури для обробки завдань, які будуть виконуватися різними областями вашої програми. Як правило, якщо ви копіюєте та вставляєте код з однієї області програми в іншу, ви можете розмістити цей код у власній процедурі.

• Перетворіть макроси в код VBA. Конструктор макросів у Access 2010 дозволяє клацнути та вибрати зі списків попередньо визначених завдань для автоматизації вашої програми. Створіть макрос, який виконує те, що ви хочете, а потім конвертуйте цей макрос у код VBA, щоб ви могли побачити, як він буде, якщо ви введете його з нуля.

Обмін даними з іншими програмами з Access 2010

Access 2010 сам по собі є чудовою програмою для баз даних, але вона також добре працює з іншими. Ви можете відображати та отримувати дані з кількох різних програм. Якщо програма підтримує VBA, ви можете керувати нею з Access. Ось короткий список програм Microsoft, які ви можете контролювати та обмінюватися даними:

• Excel: багато користувачів Excel в кінцевому підсумку залучаються до Access, оскільки їм потрібна більша структура для зберігання своїх даних. Однак деякі з цих людей цього не роблять, тому між Access і Excel все ще існує сильний зв’язок. Ви можете використовувати електронну таблицю Excel як таблицю в Access або повністю контролювати програму Excel з Access VBA.

• SQL Server: SQL Server схожий на Access на стероїдах — принаймні з точки зору таблиці та запитів. Ви можете перемістити свої дані з Access на SQL Server, щоб підвищити швидкість і продуктивність під час використання великих обсягів даних. Після того, як дані знаходяться в SQL Server, ви можете створювати свої форми Access, звіти, макроси та модулі для використання даних із SQL Server.

• Word: більшість людей, які використовують Access, також використовували Word. Незалежно від того, пишете ви листа чи складаєте список завдань, багато з нас звертаються до Word. Ви також можете використовувати Word як інструмент звітності, де можна створювати закладки для розміщення даних із Access, щоб ви могли попросити когось, хто не знайомий з Access, змінити статичні дані у звіті.

• SharePoint: SharePoint — це бачення Microsoft щодо обміну даними та співпраці з ними в Інтернеті, а з Access 2010 ви можете обмінюватися даними з SharePoint Server. Ви навіть можете створювати форми та звіти в Access і публікувати їх на сайті SharePoint, щоб користувачі могли використовувати їх у своїх браузерах — і все це без інсталяції Access 2010.

• Outlook: Outlook — це більше, ніж просто інструмент електронної пошти; це також система керування контактами. За допомогою Access 2010 ви можете надсилати електронні листи та збирати дані безпосередньо з отриманих повідомлень електронної пошти. Ви також можете поділитися контактною інформацією, календарем та інформацією про завдання за допомогою програми Access, щоб вводити ці дані лише в одному місці.