Шпаргалка для Outlook 2019 для LuckyTemplates

Надсилання електронної пошти ніколи не було простіше, ніж у Outlook 2019. Ви помітите знайомий інтерфейс стрічки, і ви все одно знайдете всі функції Outlook, які вам сподобалися, а також деякі нові. Використовуйте цю зручну шпаргалку, щоб знайти чудові поради та комбінації клавіш, які допоможуть вам максимально ефективно використовувати Outlook.

10 порад щодо використання поштового модуля Outlook 2019

Налаштуйте стовпці та панелі. Стовпці в папці "Вхідні" та в інших місцях пошти можна налаштувати. Щоб розширити стовпець, розмістіть покажчик миші між двома заголовками стовпців і перетягніть, щоб змінити ширину заголовка ліворуч. Ви також можете налаштувати відносні розміри панелі навігації, списку розсилки та панелей читання; просто наведіть вказівник миші на роздільник між панелями та перетягніть.

Виберіть, які стовпці відображатимуться. Ви можете налаштувати стовпці, які відображатимуться у ваших поштових папках. На вкладці «Вид» клацніть «Додати стовпці», щоб відкрити діалогове вікно «Показати стовпці» та додати або видалити з нього стовпці.

Відкрийте повідомлення у окремому вікні. Іноді добре читати повідомлення на панелі читання, але іноді ви можете побачити повідомлення на більшому просторі. Двічі клацніть повідомлення, щоб відкрити його в новому вікні, або виберіть його, а потім на вкладці Перегляд натисніть кнопку Відкрити в новому вікні.

Закрийте всі відкриті елементи. Ось ярлик, коли у вас одночасно відкрито багато різних повідомлень або інших елементів. Щоб закрити їх усі одним махом, на вкладці Перегляд натисніть Закрити всі елементи.

Групуйте повідомлення за розмовами. Якщо було багато прямих повідомлень на тему, ви можете легко побачити всі пов’язані повідомлення одночасно. На вкладці «Перегляд» установіть прапорець «Показати як бесіди» та клацніть «Ця папка». Потім скористайтеся спадним меню кнопки Налаштування розмов, щоб точно налаштувати вигляд ланцюжків розмов.

Доступ до розширених налаштувань перегляду. Існує більше способів налаштувати вигляд модуля Mail, ніж ви могли собі уявити. Щоб отримати до них доступ, на вкладці «Вид» відкрийте галерею групи «Аранжування» і виберіть у її меню пункт «Налаштування перегляду». Відкриється діалогове вікно Додаткові параметри перегляду. Звідси ви можете отримати доступ до стовпців, груп, фільтрації сортування, умовного форматування тощо.

Виберіть улюблені папки. Щоб ярлик папки відображався в області «Вибране» у верхній частині панелі навігації в модулі «Пошта», перетягніть його туди з нижньої частини панелі навігації. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші папку та вибрати Показати у вибраному.

Фільтр електронної пошти. Чи пробували ви коли-небудь переглядати папку "Вхідні" в пошуках повідомлень певної позначки чи категорії або з вкладеннями? На вкладці «Головна» ви можете натиснути «Фільтрувати електронну пошту», а потім вибрати критерій, за яким потрібно швидко фільтрувати. Наприклад, якщо вибрати Вкладення, відображаються лише повідомлення, які містять вкладені файли. Ви також можете відфільтрувати, ввівши пошукове слово або фразу в поле Пошук у поточній поштовій скриньці над списком розсилки.

Відповідайте на запити на доставку або читайте квитанції. Деякі повідомлення приходять із запитом на підтвердження того, що ви їх отримали або прочитали. Деякі люди вважають це корисним; інші вважають це нав'язливим або грубим. Ви можете налаштувати свої переваги щодо того, що станеться, коли ви отримаєте такий запит. Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Пошта» та прокрутіть униз до розділу «Відстеження». У розділі «Для будь-якого отриманого повідомлення, яке містить запит на підтвердження прочитання», виберіть потрібний параметр: Завжди надсилати сповіщення про прочитання, ніколи не надсилати його або запитувати щоразу.

Використовуйте канцелярські товари. Функція «Канцелярські товари» в Outlook не дуже підходить для бізнесу, оскільки вона додає непотрібну графіку до повідомлення, а більшість ділових людей вважає це непрофесійним. Але для особистого використання він може додати веселощів, химерності. Виберіть «Файл», «Параметри» та натисніть «Пошта». Натисніть Канцелярські товари та шрифти, а потім налаштуйте свої канцелярські приладдя в діалоговому вікні Підписи та канцелярські товари. Спробуйте натиснути кнопку Тема, щоб почати з теми. Після налаштування теми, створюючи нове повідомлення, переконайтеся, що на вкладці Формат тексту вибрано HTML, оскільки канцелярські приладдя працюють лише з повідомленнями у форматі HTML.

10 порад щодо використання календарного модуля Outlook 2019

Змініть звук нагадування за замовчуванням. Коли з’являється нагадування, ви чуєте звук (якщо звук увімкнено, звичайно). За замовчуванням це звук під назвою нагадування.wav, який постачається разом із Outlook. Ви можете змінити на якийсь інший звук. Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Додатково», а в розділі «Нагадування» натисніть кнопку «Огляд» і виберіть інший звуковий файл.

Повторне нагадування. Якщо ви випадково закриєте вікно нагадувань, ви можете відкрити його знову. На вкладці Перегляд у групі Вікно натисніть Вікно нагадувань.

Додайте свята до календаря. Коли наступного року Великдень? День подяки? Outlook знає. Але це не скаже вам, якщо ви не запитаєте. Outlook не показує свята в календарях за замовчуванням, оскільки вони залежать від місцевості. Однак ви можете додати їх, якщо хочете. Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Календар», а потім у розділі «Параметри календаря» натисніть «Додати свята». Виберіть країну, в якій ви перебуваєте, і натисніть OK.

Зробіть копію календаря. Щоб скопіювати календар, на вкладці Папка натисніть кнопку Копіювати календар. Потім виберіть місце для копії. Ви можете зробити це, щоб створити новий календар, який містить усі елементи вашого основного календаря як відправну точку, а потім додати або видалити елементи з нього та поділитися ним з іншими.

Робота з кількома часовими поясами. Ви можете налаштувати додаткові часові пояси та призначити їм значущі мітки, які допоможуть вам у плануванні. Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Календар», а в розділі «Часові пояси» введіть мітку для основного часового поясу та виберіть зону. Ви можете встановити прапорці «Показати другий часовий пояс» і «Показати третій часовий пояс» і позначити їх.

Змініть колір календаря. Кожен календар використовує інший колір для своєї вкладки, заголовків і елементів, тому ви можете відрізнити їх, якщо переглядаєте більше одного календаря одночасно. Щоб змінити колір календаря, клацніть правою кнопкою миші його вкладку, а потім виберіть Колір і виберіть колір. Ви також можете просто відобразити календар, а потім на вкладці «Вигляд» натиснути кнопку «Колір».

Налаштуйте шкалу часу. У поданнях календаря, де ви бачите окремі часи, як-от день і тиждень, ви можете змінити часову шкалу, щоб згорнути або розгорнути календар. На вкладці Перегляд натисніть Шкала часу, а потім виберіть інтервал, який має представляти кожен рядок календаря.

Встановіть робочий час. За замовчуванням Outlook вважає «робочими годинами» з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю, а неділю – як перший день тижня. Ви можете змінити це, щоб врахувати різні зміни та графіки. Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Календар», а потім змініть налаштування в розділі «Робочий час».

Показати погоду чи ні. Ви помітили, що Outlook показує вам місцеву погоду у верхній частині календаря? Якщо вам це не подобається, ви можете вимкнути його. (Ви також можете змінити його між Фаренгейтом і Цельсієм.) Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Календар», а в розділі «Погода» позначте або зніміть «Показати погоду в календарі» та виберіть температурну шкалу.

Запустіть Outlook у календарі. За замовчуванням Outlook запускається в папці "Вхідні". Щоб замість цього запуститися в модулі «Календар», виберіть «Файл», «Параметри» та натисніть «Додатково». У розділі «Пуск і вихід» Outlook натисніть «Огляд», а потім – «Календар».

10 порад щодо використання модуля Люди в Outlook 2019

Укажіть частини імені людини. Коли ви створюєте новий контакт, будь-яке ім’я, яке ви введете в поле Повне ім’я, автоматично розбирається на окремі поля для заголовка, першого, середнього, прізвища та суфіксу. Outlook не завжди справляється з цим ідеально. Ви можете отримати доступ до діалогового вікна для введення кожної з цих частин інформації, натиснувши кнопку Повне ім’я під час створення нового контакту.

Установіть порядок файлу як. Параметр «Файл як» для контакту визначає його порядок в алфавітному розташуванні контактів. За замовчуванням це прізвище, ім’я, але ви можете змінити це. Наприклад, ви можете захотіти, щоб компанія відображалася за назвою компанії, а не за прізвищем вашого контакту. Установіть параметр «Файл як» для окремого контакту в його записі, двічі клацнувши його в програмі «Люди», а потім змінивши його параметр «Файл як» у вікні, що з’явиться.

Розробити макет візитки. Дизайн картки за замовчуванням, показаний у поданні візитної картки, можна змінити. Відкрийте контакт у окремому вікні, а потім на вкладці «Контакти» натисніть кнопку «Візитна картка», а потім у діалоговому вікні «Редагувати візитну картку» змініть дизайн картки та поля, які вона містить.

Використовуйте більше полів. Поля, які відображаються за замовчуванням для контакту, коли ви відкриваєте його у окремому вікні, є лише підмножиною доступних полів. Щоб побачити більше полів, відкрийте контакт, а потім на вкладці Контакти натисніть Деталі. Деякі з додаткових полів включають Псевдонім, Ім’я менеджера, Подружжя/Партнер, День народження та Річниця.

Створіть новий контакт на основі наявного. Якщо у вас є кілька контактів, які всі працюють в одній компанії, багато полів, ймовірно, будуть однаковими для них, наприклад, поштова адреса та адреса веб-сторінки. Щоб заощадити час, ви можете створити новий контакт на основі наявного. Відкрийте наявний контакт у власному вікні, а потім на вкладці Контакт клацніть нижню частину кнопки «Зберегти та створити», щоб з’явилося меню. У цьому меню виберіть Контакт з тієї ж компанії.

Додайте нетекстовий вміст до контактних нотаток. Відкрийте контакт у окремому вікні, а потім клацніть в області «Примітки». На вкладці «Вставка» ви знайдете багато варіантів вмісту, який можна вставити в область «Примітки», зокрема зображення, фігури, піктограми, діаграми, SmartArt, рівняння, символи та WordArt.

Позначити контакт як приватний. Можливо, у вашому списку контактів є якісь контакти, якими ви не хотіли б ділитися. Щоб виключити доступ до певного контакту, відкрийте контакт у окремому вікні та на вкладці Контакти натисніть Приватний.

Перегляд чужих спільних контактів. Ви можете поділитися своїми контактами за допомогою кнопки «Поділитися контактами» на вкладці «Головна». Щоб переглянути чужі спільні контакти, натисніть кнопку «Відкрити спільні контакти» (на вкладці «Головна»), а потім натисніть кнопку «Ім’я» та виберіть людину, чиї контакти ви хочете побачити. Якщо ця особа поділилася своєю папкою «Контакти», ви зможете її переглядати (за вирахуванням усіх, які вони позначили як приватні). Очевидно, це найкраще працює в бізнес-середовищі, де всі знаходяться на одному поштовому або сервері SharePoint.

Перевірте наявність повторюваних контактів. Чи не було б добре, якби Outlook повідомляв вам, якщо ви спробуєте створити новий контакт для когось, хто вже є у вашому списку? Ви можете зробити це. Виберіть «Файл», «Параметри» та натисніть «Люди». У розділі «Імена та файли» встановіть прапорець Перевірити наявність дублікатів під час збереження нових контактів.

Створіть новий вигляд. На вкладці «Головна» відкрийте галерею «Поточний вигляд» і виберіть «Керувати переглядами». Звідти ви можете створити свій власний перегляд. Почніть, вибравши наявне представлення та натиснувши Копіювати. Потім виберіть копію та натисніть Змінити. Ваш новий вигляд з’явиться в поточній галереї переглядів поряд зі стандартними видами, як-от візитна картка, телефон і список.

5 порад щодо використання модуля Notes в Outlook 2019

Змінити кольори нотаток. Наліпки не повинні бути жовтими. Щоб змінити колір нотатки, змініть її категорію. Виберіть його, а потім на вкладці «Головна» натисніть «Категоризувати» та виберіть інший колір. Це змінює колір нотатки в режимі перегляду значків та будь-яких інших поданнях, які відображають її як кольорову наклейку.

Переслати нотатку. Щоб надіслати нотатку комусь ще електронною поштою, виберіть нотатку та на вкладці «Головна» натисніть «Переслати». Потім адресуйте та надішліть електронний лист, як зазвичай. Якщо одержувач має Outlook, він або вона може відкрити та переглянути нотатку.

Сортуйте та відфільтруйте поточне представлення Notes. Щоб змінити спосіб відображення нотаток, ви можете змінити вигляд, так само, як і в інших модулях. На вкладці «Головна» відкрийте галерею групи «Поточний перегляд» і виберіть «Керувати переглядами». Виберіть Поточні параметри перегляду, а потім натисніть Змінити. Натисніть Сортувати, щоб змінити порядок сортування, або Фільтр, щоб відфільтрувати список. Натисніть Скинути поточний вигляд, якщо ви передумали щодо змін.

Зробіть нотатки більшими або меншими. Переглядаючи нотатки в режимі перегляду піктограм, на вкладці «Вид» клацніть «Великі значки» або «Маленькі значки», щоб перемикатися між двома параметрами. (Але майте на увазі: вам не сподобається перегляд дрібних значків. Він брудний, і ви втрачаєте кольори значків.) Перегляд списку, також доступний на вкладці «Перегляд», показує нотатки у вигляді списку з одним стовпцем.

Змініть розмір відкритої нотатки. Коли ви двічі клацнете нотатку, вона відкриється у окремому вікні для нотаток. Ви можете перетягнути кут цього вікна, щоб змінити його розмір, щоб побачити більше нотатки без прокручування (якщо це довга нотатка).

3 поради щодо керування файлами даних Outlook 2019

Архівуйте стару інформацію. Файли даних можуть швидко збільшитися до гігабайт. З часом великий файл даних може стати громіздким, через що Outlook буде повільніше запускатися та вимикатися. Ви можете заархівувати старі повідомлення та елементи в окремий файл, до якого можна отримати доступ за потреби. Щоб заархівувати файли, клацніть «Файл», а потім натисніть кнопку «Інструменти». Натисніть Очистити старі елементи. Виберіть папку(и) для архівування, а потім установіть поріг дати у полі Архівувати елементи старше. Виберіть розташування файлу архіву або прийміть значення за замовчуванням (це те саме розташування, що й основний файл даних Outlook, але під назвою Архів).

Очистіть свою поштову скриньку. Очищення поштової скриньки є більш складним і складним, ніж проста операція архівування. За допомогою очищення поштової скриньки ви можете знайти елементи, старіші за певну кількість днів або більші за певну кількість кілобайт. Ви можете використовувати AutoArchive для автоматизації процесу архівування, а також ви можете очистити папку «Видалені». Щоб почати, клацніть «Файл», виберіть «Інструменти» та клацніть «Очищення поштової скриньки».

Поділіться Outlook з іншими користувачами.Коли ви користуєтеся комп’ютером спільно, і кожна особа має свій власний вхід в систему Windows, вам не доведеться турбуватися про перехід Outlook; коли кожен із вас запускає Outlook, ви отримуєте власну приватну поштову скриньку та файл даних. Але якщо двоє або більше людей мають однаковий вхід, вони не обов’язково мають ділитися одним набором даних Outlook. Ключем до конфіденційності в цьому випадку є створення додаткових профілів в Outlook. Натисніть Файл, виберіть Налаштування облікового запису та натисніть Керувати профілями. Створіть новий профіль у діалоговому вікні «Пошта», натиснувши «Додати» та заповнивши потрібну інформацію. Потім у діалоговому вікні «Пошта» ви можете вибрати «Запит на використання профілю», якщо ви хочете, щоб Outlook запитував, якого користувача завантажувати щоразу, коли він відкривається. Крім того, ви можете вибрати Завжди використовувати цей профіль, а потім вибрати той, який потрібно використовувати. Щоб змінити профілі, якщо ви не просили Outlook надавати вам запит під час запуску, виберіть «Файл», «Параметри облікового запису», «Змінити профіль». Outlook перезапуститься і запитає, який профіль завантажити.

Комбінації клавіш Outlook 2019

Ви можете виконувати деякі завдання набагато швидше, використовуючи комбінації клавіш. У наведених нижче таблицях пропонуються деякі зручні ярлики, які допоможуть вам бути більш ефективними.