Читайте повідомлення електронної пошти Outlook 2019 і відповідайте на них

У Microsoft Outlook 2019 є кілька способів повідомити вас, коли ви отримуєте повідомлення електронної пошти. Рядок стану в нижньому лівому куті екрана Outlook повідомляє вам, скільки повідомлень електронної пошти загалом є у вашій папці «Вхідні» та скільки з них є непрочитаними. Слово « Вхідні» на панелі папок змінюється на жирний шрифт, коли у вас є непрочитане повідомлення електронної пошти (див. наступний малюнок), а коли ви переглядаєте папку «Вхідні», ви також бачите назви непрочитаних повідомлень, виділені жирним шрифтом.

Цифри біля значка папки "Вхідні" говорять про кількість непрочитаних повідомлень.

Щоб відкрити та прочитати повідомлення електронної пошти, виконайте такі дії:

1. У модулі Пошта двічі клацніть заголовок повідомлення, яке хочете прочитати.

Повідомлення відкриється у окремому вікні.

Відкривати повідомлення подвійним клацанням миші не є обов’язковим, оскільки його можна чудово прочитати на панелі читання, тому альтернативою цьому кроку було б просто клацнути потрібне повідомлення, щоб вибрати його у списку вхідних повідомлень.

2. Натисніть вкладку Закрити (X) або натисніть Esc, щоб закрити повідомлення, коли закінчите.

Як попередньо переглянути текст повідомлення Outlook

Коли ви почнете отримувати багато електронних листів, деякі з них будуть важливими, але деякі з них будуть відносно неважливими — якщо не зовсім марними. Коли ви вперше бачите лист у папці "Вхідні", корисно знати, які повідомлення важливі, а які ні, щоб ви могли зосередитися на важливому. Ви не можете розраховувати на те, що люди, які надсилають вам електронні листи, скажуть «Не читайте цього; це неважливо» (хоча низький рейтинг важливості є гарною підказкою). Outlook намагається допомогти, дозволяючи вам переглянути перші кілька рядків повідомлення.

За замовчуванням попередній перегляд повідомлень увімкнено та встановлено на 1 рядок, як ви бачили на малюнках, які показують модуль Пошти в цій книзі. Ви можете змінити це на 2 рядки, 3 рядки або Вимкнути. Попередній перегляд повідомлень є зайвим, якщо у вас увімкнено панель читання, але якщо ви цього не зробите, попередній перегляд може бути корисним.

Щоб контролювати попередній перегляд ваших непрочитаних повідомлень, виконайте такі дії:

У модулі Пошта виберіть вкладку Перегляд на стрічці.

Натисніть кнопку Попередній перегляд повідомлення. З’явиться меню.

Клацніть потрібне налаштування (1 рядок, 2 рядки, 3 рядки або Вимкнути).

Якщо з’явиться запит змінити налаштування в розділі «Усі поштові скриньки» або «Ця папка», виберіть потрібне. На цьому малюнку показано папку «Вхідні» з вимкненою панеллю читання (Перегляд, Панель читання, Вимкнено) і попереднім переглядом повідомлень, встановленими на 3 рядки.

Увімкнувши попередній перегляд повідомлень, ви зможете переглянути свої непрочитані повідомлення.

Кожен модуль Outlook має колекцію представлень, які можна використовувати, щоб спростити використання інформації. Попередній перегляд повідомлень — це хороший спосіб переглядати вхідну електронну пошту, якщо ви не використовуєте панель читання.

Ще кращим способом масштабування папки «Вхідні» є використання панелі читання — області екрана Outlook, яка відображає вміст будь-якого вибраного повідомлення. Він увімкнений за замовчуванням і розташований праворуч від списку повідомлень. Ви можете вимкнути його або розмістити під списком повідомлень.

Щоб налаштувати панель читання, виконайте такі дії:

У модулі Пошта виберіть вкладку Перегляд на стрічці.

Натисніть кнопку Панель читання.

Виберіть Праворуч, Внизу або Вимкнено.

Ви не можете помилитися з будь-яким із трьох варіантів; якщо вам не подобається одне, змініть на інше. Коли ви вмикаєте панель читання, ви можете швидко переглядати свої повідомлення, натискаючи клавішу ↑ або ↓.

Як надіслати відповідь з Outlook 2019

Що мені подобається в електронній пошті, так це те, що надіслати відповідь так просто. Вам навіть не потрібно знати адресу особи, коли ви надсилаєте відповідь; просто натисніть кнопку Відповісти, і Outlook подбає про це за вас.

Щоб відповісти на повідомлення, виконайте такі дії:

1. У модулі Пошта клацніть заголовок повідомлення, на яке потрібно відповісти.

Повідомлення, яке ви клацнули, з’явиться в області читання, і ви можете побачити вміст повідомлення. Тут я припускаю, що панель читання увімкнена; якщо ні, увімкніть його, як описано в попередньому розділі.

2. Виберіть один із цих варіантів:

• Щоб відповісти людям у полі Від, натисніть кнопку Відповісти.
• Щоб відповісти людям у полях Копія та Від, натисніть кнопку Відповісти всім.

Екран відповіді відкривається в області читання, де оригінальне повідомлення було лише кілька секунд тому.

Ви можете отримувати (або надсилати) електронні листи, адресовані цілій групі людей одночасно. В ідеалі в полі Кому має бути названа принаймні одна особа; більше однієї особи також може бути в полі Копія, яке призначене для людей, яким ви надсилаєте лише копію. Існує невелика різниця між тим, що відбувається з поштою, яка надходить людям у полі Кому, і листами, які надходять людям у полі Копія — усі вони можуть відповісти, переслати або ігнорувати повідомлення. Вам не завжди потрібно відповідати людям у полі Копія, або ви можете відповідати лише деяким з них. Якщо так, натисніть кнопку Відповісти та знову додайте їх у поле Копія. Або ви можете натиснути кнопку «Відповісти всім» і видалити користувачів із поля «Копія», яке ви не хочете включати.

Якщо ви хочете написати відповідь у окремому вікні, натисніть «Вискочити». Це дає вам трохи більше місця, щоб побачити, що ви робите, у вікні повідомлень.

3. Введіть відповідь у полі Повідомлення.

Не лякайтеся, коли ви побачите текст, який уже знаходиться у вікні повідомлення — це частина повідомлення, на яке ви відповідаєте. Ваш блимаючий курсор знаходиться у верхній частині екрана, тому все, що ви вводите, передує повідомленням іншої особи. (Ця домовленість означає, що особа, яка отримує ваше повідомлення, може переглянути вихідне повідомлення, коли він чи вона отримає вашу відповідь.) На малюнку зображено відповідь, готову до надсилання.

Екран відповіді.

4. Натисніть кнопку Надіслати.

Ваше повідомлення буде надіслано, форма повідомлення зникне, а повідомлення, на яке ви відповіли, з’явиться знову.

5. Натисніть Esc, щоб закрити екран повідомлення.

Повідомлення, на яке ви відповіли, зникає, а папка "Вхідні" з'являється знову.

Як повторно надіслати повідомлення в Outlook

Однією з чудових переваг електронної пошти є те, що вона дозволяє легко просити людей робити те, що ви хочете. На жаль, люди часто нехтують речами, тому що отримують так багато електронної пошти. Коли ви робите повторні запити, настав час скористатися функцією повторної відправки Outlook. Таким чином, вам не доведеться повністю вводити початковий запит; Ви можете просто знайти оригінальне повідомлення та надіслати його повторно разом із веселим нагадуванням про те, як давно ви надіслали оригінальний запит.

Щоб повторно надіслати повідомлення, виконайте такі дії:

У модулі Пошта клацніть папку Надіслані на панелі папок.

Знайдіть повідомлення, в якому ви зробили вихідний запит, і двічі клацніть його. Це відкриває вихідне повідомлення у окремому вікні. Це необхідно; на жаль, повторно надіслати повідомлення не можна з панелі читання.

Натисніть кнопку «Дії» на вкладці «Повідомлення», а потім виберіть «Повторно надіслати це повідомлення». Це автоматично відкриває нову копію вашого попереднього повідомлення.

Введіть швидке нагадування або змініть повідомлення, якщо потрібно.

Натисніть кнопку Надіслати. Якщо ви робите це достатньо разів, людям стане неможливо ігнорувати вас.