Фільтрування таблиці даних у Access 2003

Фільтрування таблиці даних Access 2003 – це спосіб зосередитися на конкретних записах, а не на всіх записах у таблиці. Ви можете відфільтрувати записи, які не мають відношення до того, що ви зараз намагаєтеся зробити.

Під час фільтрації даних ви використовуєте критерії, щоб указати Access, що ви хочете побачити. Критерієм є випробуванням , що дані передаються для відображення після того, як застосовується фільтр. Наприклад, ви можете попросити Access показати вам записи з датою замовлення 01.05.03. Більш розширеним критерієм є замовлення з датою 01.05.2003 або пізніше.

У таблиці можна використовувати п’ять типів фільтрів: фільтрувати за виділенням, фільтрувати за формою та розширений фільтр/сортування. У таблиці 1 показано, як використовувати кожен фільтр.

Таблиця 1: Типи фільтрів таблиць даних

Основи фільтрації

Якщо ви хочете зрозуміти всю концепцію фільтрації, почніть з огляду на частини таблиці даних, які стосуються фільтрів. На малюнку 1 показано таблицю з позначеними кнопками фільтра та індикаторами. До цієї таблиці даних застосований фільтр — це можна визначити за індикаторами відфільтрованих даних у нижній частині таблиці. Також виділена кнопка «Застосувати/Вилучити фільтр» — якщо її знову натиснути, фільтр видаляється і відображаються всі записи в таблиці.

Малюнок 1: відфільтрована таблиця даних.

Ви можете застосувати фільтр до будь-якої таблиці даних, яка, звичайно, включає таблицю, а також підтаблиці та таблиці даних, створені за допомогою запитів. Ви можете вводити та редагувати дані у фільтрованій таблиці даних. Майте на увазі, що фільтр не буде застосовано до нових записів, доки ви не застосуєте його повторно (вибравши Записи –> Застосувати фільтр/сортування).

Ви можете фільтрувати за допомогою кнопок «Фільтрувати за вибором» або «Фільтрувати за формою» або скористатись меню. Відкрийте меню «Записи», щоб побачити параметри фільтрації, включаючи ті, які не мають кнопок (є деякі в меню «Записи», а деякі — у підменю «Фільтр»).

• Щоб повторно застосувати останній застосований фільтр, виберіть «Записи» –> «Застосувати фільтр/сортування».

• Щоб видалити фільтр, натисніть кнопку «Застосувати фільтр» або виберіть «Записи» –> «Видалити фільтр/сортування».

Фільтр виконує простий запит до однієї таблиці — хороший спосіб розпочати аналіз даних. Фільтрація може допомогти вам підготуватися до створення складніших запитів. Якщо ви не впевнені у запитах, створення фільтра може допомогти вам зрозуміти, як написати критерії для запиту. Коли ви створюєте фільтр, виберіть Записи –> Фільтр –> Розширений фільтр/сортування, щоб побачити його в сітці запиту. Подивіться на рядок Критерії, щоб побачити, як виглядають критерії. Щоб закрити сітку запиту, натисніть кнопку Закрити на панелі інструментів.

Фільтри відображаються у властивості Filter на аркуші властивостей. Ви можете відфільтрувати таблицю, ввівши туди вираз, але майже ніхто цього не робить, оскільки фільтр залишається застосованим, а деякі записи можуть бути відфільтровані в момент відкриття таблиці.

Фільтрування за виділенням

Фільтрація за виділенням є найпростішим видом фільтра — він знаходить записи з відповідними значеннями в одному полі. Щоб фільтрувати за вибором, виконайте такі дії:

1. Знайдіть запис із значенням або текстом, якому потрібно знайти відповідність, а потім помістіть курсор у цю клітинку, щоб відповідати всьому значенню.

• Щоб знайти всі товари з ціною 29,99, помістіть курсор у комірку Ціна зі значенням 29,99.

• Щоб відповідати початку значення, виберіть перший символ, а потім стільки символів, скільки потрібно. Щоб знайти всі записи в полі, які починаються з La, виділіть La в Lawn Flamingo перед фільтрацією.

• Щоб узгодити частину значення, виберіть символи в середині значення, яке потрібно знайти. Виберіть 99, щоб знайти всі значення, які містять 99, наприклад 499.

2. Натисніть кнопку Фільтрувати за виділенням на панелі інструментів

Access фільтрує таблицю, щоб відображати лише записи, які мають однакове значення в цьому полі.

Щоб переглянути всю таблицю, натисніть кнопку «Видалити фільтр» (яка є зворотною стороною кнопки «Застосувати фільтр»; та ж кнопка на панелі інструментів перемикається між кнопкою «Застосувати фільтр» та кнопкою «Видалити фільтр»).

Фільтрація шляхом виключення

Фільтрація за виключенням дуже схожа на фільтрацію за вибором, за винятком того, що замість того, щоб бачити лише записи, які відповідають вашим критеріям, усі записи, які відповідають, виключаються з таблиці даних.

Щоб відфільтрувати за виключенням, виберіть значення, яке потрібно виключити, так само, як ви вибираєте значення для відповідності під час фільтрації за виділенням:

• Розмістіть курсор у будь-якому місці клітинки, щоб виключити значення, які відповідають цільному значенню. Наприклад, помістіть курсор у клітинку зі значенням ME, щоб виключити всі адреси в штаті Мен.

• Виберіть початок значення та стільки символів, скільки потрібно зіставити, щоб виключити всі записи з відповідними початковими значеннями.

• Виберіть символи в середині значення, щоб виключити всі записи, що містять виділення в будь-якому місці поля.

Щоб відфільтрувати за виключенням після вибору значень, які потрібно виключити, виберіть Записи –> Фільтр –> Фільтр без виділення. (Цього типу фільтра немає на панелі інструментів.)