Функція автофільтрації Excel 2013

Функція автофільтрації Excel дозволяє відфільтрувати небажані дані у списку даних так само просто, як натиснути кнопку «Автофільтр» у стовпці, за яким потрібно відфільтрувати дані, а потім вибрати відповідні критерії фільтрації зі спадного меню цього стовпця.

Якщо ви відкриваєте робочий аркуш зі списком даних і не знайдете кнопки автофільтрації, прикріплені до кожного з імен полів у верхній частині списку, ви можете відобразити їх, просто розташувавши покажчик комірки в одній із комірок з назвами полів. а потім клацніть командну кнопку «Фільтрувати» на вкладці «Дані» стрічки або натиснувши Ctrl+Shift+L або Alt+AT.

Параметри фільтра у спадному меню «Автофільтр» стовпця залежать від типу записів у полі. У спадному меню в стовпці, що містить лише записи дати, меню містить параметр «Фільтри дати», до якого додається підменю фактичних фільтрів.

У спадному меню в стовпці, який містить лише числові записи (крім дат) або поєднання дат з іншими типами числових записів, меню містить параметр «Фільтри чисел». У спадному меню в стовпці, який містить лише текстові записи або суміш тексту, дати та інших числових записів, меню містить параметр Текстові фільтри.

На додаток до параметрів «Фільтри дати», «Текстові фільтри» або «Фільтри чисел» (залежно від типу поля), розкривне меню «Автофільтр» для кожного поля в списку даних містить поле зі списком з повним переліком усіх записів, зроблених у цьому полі. у кожному з них є власний прапорець. На найпростішому рівні ви можете відфільтрувати список даних, знявши прапорець для всіх записів, чиї записи ви не хочете бачити в списку.

Цей тип базової фільтрації найкраще працює в таких полях, як місто, штат або країна, які містять багато дублікатів, тому ви можете побачити підмножину списку даних, яка містить лише міста, штати чи країни, з якими ви хочете працювати на час.

Найпростіший спосіб виконати цей основний тип фільтрації для поля - це спочатку зняти прапорець перед опцією (Вибрати все) у верхній частині списку поля, щоб зняти прапорці, а потім встановити прапорець для кожного з прапорців. поля, що містять записи для записів, які ви хочете відображати у списку відфільтрованих даних.

Після того, як ви поставите прапорці для всіх записів, які хочете зберегти, натисніть кнопку OK, щоб закрити спадне меню «Автофільтр».

Потім Excel приховує рядки в списку даних для всіх записів, крім тих, які містять щойно вибрані записи. Програма також дає вам знати, яке поле або поля були використані під час операції фільтрації, додавши піктограму фільтра конуса до кнопки Автофільтр у стовпці.

Щоб відновити всі записи до списку даних, ви можете видалити фільтрацію, натиснувши кнопку «Очистити» у групі «Сортування та фільтр» на вкладці «Дані» на стрічці або натиснувши Alt+AC.

Виконуючи цей основний вид фільтрації списку, ви можете вибрати певні записи з кількох полів у цьому списку. Тут потрібні лише співробітники компанії, які працюють у відділах інженерних та інформаційних служб офісів у Чикаго та Сіетлі.

Для цього виберіть лише записи «Інженерні та інформаційні послуги» у списку розкривного меню «Автофільтр» поля «Відділ» і лише записи «Чикаго» та «Сіетл» у списку в спадному меню «Автофільтр» поля «Розташування».

Як бачите, після фільтрації списку даних співробітників, щоб у списку були лише записи для співробітників у відділі інженерії чи інформаційних служб у офісах у Чикаго чи Сіетлі, Excel додає піктограму фільтра конуса до кнопок автофільтру на обох Поля відділу та розташування у верхньому рядку, що вказує на те, що список відфільтровано за критеріями, що включають обидва поля.

Майте на увазі, що після фільтрації списку даних у такий спосіб ви можете скопіювати записи, що залишилися, які складають потрібну підмножину списку даних, до нової області на тому ж аркуші або до нового аркуша в книзі.

Потім ви можете відсортувати дані (додавши кнопки «Автофільтр» за допомогою командної кнопки «Фільтр» на вкладці «Дані»), створити діаграму даних, проаналізувати дані або узагальнити дані у зведеній таблиці.