Упорядкування повідомлень Outlook 2007

Ніхто не отримує трохи трохи електронної пошти більше. Якщо ви отримаєте одне повідомлення, ви отримаєте їх масу. На щастя, Outlook 2007 пропонує вам цілу купу різних способів упорядкувати цей безлад повідомлень, щоб у вас був шанс з’ясувати, що важливо, а що може зачекати.

Коли Outlook налаштовано на відображення області читання в правій частині екрана (виберіть «Перегляд» –> «Панель читання» –> «Праворуч»), ви побачите дві кнопки у верхній частині списку повідомлень:

• Кнопка впорядковано : ця крайня ліва кнопка описує систему, яку Outlook використовує для організації ваших повідомлень.

• Кнопка «Докладніше». Праворуч від кнопки «Упорядкувати» розташована інша кнопка з міткою, яка містить деякі відомості про порядок, який зараз використовує Outlook. (Наприклад, якщо ваші повідомлення наразі впорядковано за датою, на кнопці праворуч буде вказано «Нові вгорі» або «Найстаріші».)

Щоб змінити спосіб упорядкування повідомлень Outlook, просто натисніть кнопку Упорядковано, щоб відкрити контекстне меню з усіма упорядкуваннями, які ви можете використовувати.

Ось такі умови, які пропонує Outlook:

• Дата: найпоширеніший спосіб упорядкування повідомлень — за датою. Коли ви вперше налаштовуєте Outlook, ваші повідомлення будуть впорядковані так. Натисніть кнопку праворуч, щоб переключатися між найновішими повідомленнями вгорі та найстарішими повідомленнями вгорі.

• Бесіда: це розташування об’єднує повідомлення на одну тему. Якщо ви обмінювалися з кимось серією повідомлень про певний проект чи ідею, ви можете вибрати порядок розмови, щоб стежити за ланкою розмови.

• Від: як ви могли здогадатися, ця домовленість організовує вашу колекцію повідомлень відповідно до особи, від якої було надіслано повідомлення.

• Кому: більшість повідомлень, які ви отримуєте, адресовані вам, але не завжди. Іноді ви отримуєте повідомлення, адресовані списку людей, тому ваше ім’я не відображається в рядку Кому повідомлення. Таке розташування розділяє ваші повідомлення відповідно до того, чи є ваше ім’я в рядку Кому кожного повідомлення.

• Папка: коли ви переглядаєте повідомлення в папці пошуку, повідомлення, які ви переглядаєте, насправді можуть бути розташовані в різних папках. Якщо ви хочете точно знати, яка папка містить кожне повідомлення, скористайтеся розташуванням папок.

• Коли ви переглядаєте папку "Вхідні", розташування папок недоступне; це лише для папок пошуку.

• Розмір: деякі повідомлення електронної пошти містять фотографії, музику та всілякі важкі файли, які дійсно можуть засмітити сервери електронної пошти вашої компанії. Тому, коли ваш системний адміністратор попросить вас зменшити кількість вхідних, використовуйте цю функцію, щоб визначити та видалити повідомлення, які мають найбільшу вагу.

• Тема: це розташування об’єднує повідомлення з однаковою темою.

• Тип: не кожен елемент, який надходить у вашу папку "Вхідні", є простим повідомленням; Ви також можете отримувати запрошення на зустріч, запити на виконання завдань та всілякі інші елементи. Якщо ви хочете відокремити повідомлення від Запросів на зустріч, перейдіть до розташування типу.

• Вкладення: коли ви переходите до папки "Вхідні", ви можете не шукати повідомлення, а можете шукати вкладення. Упорядкування повідомлень за вкладеннями дає змогу спочатку перевірити найімовірніших підозрюваних.

• Облікові записи електронної пошти: іноді ви хочете знати, яке повідомлення надійшло з якої адреси або які повідомлення ви надіслали на певну адресу. У такому порядку Outlook показує лише повідомлення з облікових записів, які вас цікавлять.

• Якщо ви хочете бачити лише повідомлення, надіслані на одну адресу, виберіть порядок облікових записів електронної пошти, а потім натисніть знак мінус (–) поруч із іменами облікових записів, які ви не хочете бачити.

• Важливість: коли вам потрібно спочатку побачити повідомлення, позначені як високу важливість, скористайтеся цим розташуванням.

• Категорії: ви можете призначити категорії для будь-якого повідомлення, яке ви надсилаєте, а іноді інші люди можуть призначати категорії для повідомлень, які вони надсилають вам. Щоб побачити, яке повідомлення відноситься до якої категорії, скористайтеся розташуванням категорій.

• Доступність: параметр Доступність призначений для людей, які використовують ноутбук у корпоративній мережі з Microsoft Exchange. Ви можете налаштувати Exchange для надсилання лише теми, дати та імені відправника для кожного повідомлення електронної пошти, а не основної частини повідомлення. Поки ви не клацнете повідомлення, щоб прочитати його, решта повідомлення залишиться на головному комп’ютері в домашньому офісі. Повідомлення, до яких ви можете отримати доступ у повному обсязі, вважаються доступними.