Упорядкування електронної пошти Outlook: очищення папок

Позбавлення від непотрібних елементів у папках Outlook є важливим для здоров’я. Весь цей безлад у папці "Вхідні" Outlook може бути неприємним. Ця інформація пояснює ще два прийоми організації електронної пошти Outlook 2019 та видалення непотрібних папок — архівування та команду очищення поштової скриньки.

Архівування старих матеріалів у папку "Вхідні" Outlook

У деяких випадках Outlook поміщає повідомлення електронної пошти, завдання та зустрічі старше шести місяців у папку « Архів» — спеціальну папку для елементів, які Outlook вважає застарілими і не варті їх подальшого зберігання. Outlook викликає надсилання цих елементів до папки архіву «автоархівування». Елементи, які були заархівовані, не втрачаються назавжди. Ви можете відвідати їх, відкривши папку Архівні папки та її підтеки на панелі папок. Ці папки та вкладені папки створюються автоматично під час першого архівування елементів.

Архівування — це спосіб вилучити ваші поштові папки, списки завдань і календар елементів, які більше не мають значення. Як і коли архівувати елементи, вирішувати вам. Щоб заархівувати елементи, ви можете заархівувати їх самостійно, встановити набір правил архівування за замовчуванням, які застосовуються до всіх папок, або, якщо папка потребує окремої уваги і не повинна підлягати правилам архівування за замовчуванням, встановити спеціальні правила для цього папку. Кожна папка може мати власний набір правил архівування або підлягати правилам за замовчуванням.

Щоб сказати Outlook, як архівувати старі файли:

• Встановлення правил архівування за замовчуванням: на вкладці «Файл» виберіть «Параметри», щоб відкрити діалогове вікно «Параметри Outlook». Потім на вкладці Додатково натисніть кнопку Параметри автоархівування. Ви побачите діалогове вікно Автоархівування.
• Встановлення правил для певної папки: виберіть папку, перейдіть на вкладку Папка та натисніть кнопку Параметри автоархівування. Ви бачите вкладку Автоархівування діалогового вікна Властивості, як показано на

Створення стандартних правил архівування (ліворуч) і правил для папки (праворуч).

Правила архівування за замовчуванням в Outlook

Узгодьте ці параметри в діалоговому вікні Автоархівування, щоб встановити правила архівування за замовчуванням:

• Запускати автоархівування щоразу: введіть число, щоб указати Outlook, як часто архівувати елементи.
• Запрошувати перед запуском архівування: якщо цей прапорець встановлено, перед початком архівування ви побачите вікно повідомлення, і ви можете відмовитися від архівування, якщо хочете, вибравши Ні у вікні повідомлення.
• Видалити прострочені елементи (лише папки електронної пошти): установіть цей прапорець, щоб видалити всі повідомлення електронної пошти після закінчення періоду часу.
• Архівувати або видалити старі елементи: зніміть цей параметр, якщо ви не хочете архівувати елементи.
• Показати папку архіву в списку папок: виберіть цей параметр, якщо ви хочете зберегти архівовану версію папки на панелі папок. Заархівовані елементи зберігаються в цій папці, щоб ви могли їх переглянути.
• Очищення елементів старше: виберіть період часу, після якого потрібно архівувати елементи.
• Перемістити старі елементи до: Натисніть кнопку Огляд і виберіть папку, якщо ви хочете зберегти файл архіву в певному місці.
• Видалити старі елементи назавжди: виберіть цей параметр, якщо ви хочете видалити, а не архівувати старі елементи.

Правила архівування для папки Outlook

Виберіть один із цих параметрів у діалоговому вікні «Властивості», щоб встановити правила архівування для певної папки:

• Не архівувати елементи в цій папці: виберіть цей параметр, якщо елементи в папці не варто архівувати.
• Архівуйте елементи в цій папці за допомогою налаштувань за замовчуванням: виберіть цей параметр, щоб відкласти правила архівування за замовчуванням для папки.
• Архівуйте цю папку за допомогою цих налаштувань. Виберіть цей параметр, щоб встановити правила архівування для папки.
• Очищення елементів старше: виберіть період часу, після якого потрібно заархівувати елементи в папці.
• Перемістити старі елементи до папки архіву за замовчуванням: виберіть цей параметр, щоб перемістити елементи до папки, яку ви вибрали за замовчуванням.
• Перемістити старі елементи до: натисніть кнопку «Огляд» і виберіть папку, якщо ви хочете зберегти заархівовані елементи в певному місці.
• Видалити старі елементи назавжди: виберіть цей параметр, якщо ви хочете видалити, а не архівувати, елементи в цій папці.

Окрім архівування, інший спосіб автоматичного видалення дрібниць — скористатися перевагами майстра правил для видалення певних видів повідомлень електронної пошти, коли вони надходять.

Запуск команди очищення поштової скриньки Outlook

Команда очищення поштової скриньки — це універсальна команда для пошуку повідомлень електронної пошти, архівування елементів, видалення елементів і видалення альтернативних версій елементів. Щоб скористатися командою, перейдіть на вкладку Файл, виберіть Інформація, натисніть кнопку Інструменти та виберіть Очищення поштової скриньки. Ви побачите діалогове вікно очищення поштової скриньки. Діалогове вікно пропонує швидкий початок цих різних завдань Outlook :

• Щоб побачити, скільки місця на диску займають папки: натисніть кнопку Переглянути розмір поштової скриньки, а потім зверніть увагу на розміри папок у діалоговому вікні «Розмір папки».
• Пошук елементів: виберіть опцію, щоб знайти елементи, старші за певну кількість днів або більші за певну кількість кілобайт, введіть кількість днів або кілобайтів і натисніть кнопку Знайти. Ви потрапляєте в діалогове вікно Розширений пошук.
• Архівування елементів: натисніть кнопку Автоархівувати, щоб заархівувати елементи у своїх папках.
• Очищення папки видалених елементів: натисніть кнопку Очистити, щоб очистити папку «Видалені».
• Видалити всі альтернативні версії елементів. Натисніть Видалити, якщо ви надсилаєте електронні листи через обліковий запис Exchange Server і хочете видалити альтернативні версії елементів, які були створені під час синхронізації.

Викидання поштових скриньок.