Упорядкування вашої електронної пошти в Outlook 2003

Ніхто не отримує трохи трохи електронної пошти більше. Якщо ви отримаєте одне повідомлення, ви отримаєте їх масу. На щастя, Outlook пропонує вам цілу купу різних способів упорядкувати цей безлад повідомлень, щоб у вас був шанс зрозуміти, що важливо, а що може зачекати.

Коли Outlook налаштовано на відображення області читання в правій частині екрана, ви побачите дві кнопки у верхній частині списку повідомлень. На крайній лівій кнопці є позначка, на якій написано щось на кшталт «Упорядковано за: датою». Кнопка Упорядковано описує систему, яку Outlook використовує для організації ваших повідомлень. Праворуч від кнопки «Упорядкувати» розташована інша кнопка з міткою, яка містить деякі деталі щодо розташування, яке зараз використовує Outlook. (Наприклад, якщо ваші повідомлення наразі впорядковано за датою, на кнопці праворуч буде написано «Нові вгорі» або «Найстаріші зверху».)

Щоб змінити спосіб упорядкування повідомлень Outlook, просто натисніть кнопку Упорядковано, щоб відкрити контекстне меню з усіма способами, які ви можете використовувати. Ось такі умови, які пропонує Outlook:

• Дата: найпоширеніший спосіб упорядкування повідомлень — за датою. Коли ви вперше налаштуєте Outlook, ваші повідомлення будуть впорядковані так. Натисніть кнопку праворуч, щоб переключатися між найновішими повідомленнями вгорі та найстарішими повідомленнями вгорі.

• Бесіда: це розташування об’єднує повідомлення на одну тему. Якщо ви обмінювалися з кимось серією повідомлень про певний проект чи ідею, ви можете вибрати порядок розмови, щоб стежити за ланкою розмови.

• Від: як ви могли здогадатися, ця домовленість організовує вашу колекцію повідомлень відповідно до особи, від якої було надіслано повідомлення. Вибір порядку «Від» трохи швидше, ніж налаштування папки пошуку, але іноді папка пошуку все ще є найкращим способом відстеження повідомлень від конкретних важливих людей.

• Кому: більшість повідомлень, які ви отримуєте, адресовані вам, але не завжди. Іноді ви отримуєте повідомлення, адресовані списку людей, тому ваше ім’я не відображається в рядку Кому повідомлення. Таке розташування розділяє ваші повідомлення відповідно до того, чи є ваше ім’я в рядку Кому кожного повідомлення.

• Папка: коли ви переглядаєте повідомлення в папці пошуку, повідомлення, які ви переглядаєте, насправді можуть бути розташовані в різних папках. Якщо ви хочете точно знати, яка папка містить кожне повідомлення, скористайтеся розташуванням папок. Коли ви переглядаєте папку "Вхідні", розташування папок недоступне; це лише для папок пошуку.

• Розмір: всі знають, що розмір не має значення; це почуття, що має значення. Ну добре, не завжди. Розмір важливий для певних системних адміністраторів — і це не завжди особиста проблема. Деякі повідомлення електронної пошти містять фотографії, музику та всілякі важкі файли, які дійсно можуть засмітити сервери електронної пошти вашої компанії. Тому, коли ваш системний адміністратор попросить вас зменшити кількість вхідних, скористайтеся цією функцією: визначте та видаліть повідомлення, які мають найбільшу вагу.

• Тема: це розташування подібне до розмови, за винятком того, що воно не слідує за ланцюжком розмови, воно просто об’єднує повідомлення з однаковою темою.

• Тип: не кожен елемент, який надходить у вашу папку "Вхідні", є простим повідомленням; Ви також можете отримувати запрошення на зустріч, запити на виконання завдань та всілякі інші елементи. Якщо ви хочете відокремити повідомлення від Запросів на зустріч, перейдіть до розташування «Тип», щоб найцікавіші повідомлення піднялися вгору списку.

• Позначити: коли ви позначаєте повідомлення, ви, ймовірно, плануєте повернутися до нього. Таке розташування розміщує позначені повідомлення у верхній частині списку, а непозначені – у нижній частині. Якщо ви використовуєте кілька різних кольорів прапора, ця схема також сортується відповідно до кольору прапора.

• Вкладення: коли ви переходите до папки "Вхідні", ви можете не шукати повідомлення, а можете шукати вкладення. Упорядкування повідомлень за вкладеннями дає змогу спочатку перевірити ймовірних підозрюваних.

• Облікові записи електронної пошти. Ви можете налаштувати Outlook для збору електронної пошти з кількох різних адрес електронної пошти. Іноді ви хочете дізнатися, яке повідомлення надійшло з якої з цих адрес, або просто подивитися на повідомлення, надіслані на одну з цих адрес. Якщо ви хочете бачити лише повідомлення, надіслані на одну адресу, виберіть порядок облікових записів електронної пошти, а потім натисніть мінус (–) біля назв облікових записів, які ви не хочете бачити. У такому порядку Outlook показує лише повідомлення з облікових записів, які вас цікавлять.

• Важливість: Перш за все — ви знаєте приказку. Коли вам потрібно спочатку побачити повідомлення, позначені як високу важливість, ви хочете використовувати це розташування.

• Категорії: ви можете призначити категорії будь-якому повідомленню, яке ви надсилаєте, а іноді інші люди можуть призначати категорії повідомленням, які вони вам надсилають. Щоб побачити, яке повідомлення відноситься до якої категорії, скористайтеся розташуванням категорій.

Кнопка «Упорядкувати за» з’являється у верхній частині списку повідомлень лише тоді, коли панель читання налаштована на відображення праворуч на екрані. Ви можете увімкнути панель читання, вибравши Перегляд –> Панель читання –> Праворуч. Якщо ви хочете впорядкувати свої повідомлення, коли панель читання вимкнена, виберіть «Перегляд» –> «Упорядкувати за», щоб переглянути список упорядкування, а потім виберіть потрібний.