Умовне форматування в Excel 2019

Кнопка «Умовне форматування» в Excel 2019 дозволяє застосувати тимчасове форматування до діапазону комірок виключно на основі категорій, до яких входять поточні значення. Чудова особливість такого умовного форматування полягає в тому, що якщо ви відредагуєте числа в діапазоні комірок, щоб їх значення потрапляли до інших категорій, Excel 2019 автоматично змінює їх форматування клітинок відповідно до вимог.

Коли ви натискаєте кнопку «Умовне форматування» у групі «Стилі» на вкладці «Головна», з’являється спадне меню з такими параметрами:

• Правила виділення клітинок відкриває меню продовження з різними параметрами для визначення правил форматування, які виділяють осередки у виділеній комірці, які містять певні значення, текст або дати; які мають значення, більші або менші за певне значення; або які потрапляють у певні діапазони значень.
• Top/Bottom Rules відкриває меню продовження з різними параметрами для визначення правил форматування, які виділяють верхнє і нижнє значення, відсотки, а також значення вище і нижче середнього у виділеній комірці.
• Панелі даних відкриває палітру з панелями даних різних кольорів, які можна застосувати до виділеної клітинки, щоб вказати їх значення відносно один одного, клацнувши мініатюру панелі даних.
• Колірна шкала відкриває палітру з різними дво- та триколірними шкалами, які можна застосувати до виділення клітинки, щоб вказати їх значення відносно один одного, клацнувши ескіз колірної шкали.
• Набори піктограм відкриває палітру з різними наборами піктограм, які можна застосувати до виділення комірки, щоб вказати їх значення відносно один одного, клацнувши набір піктограм.
• Нове правило відкриває діалогове вікно Нове правило форматування, у якому ви визначаєте користувацьке правило умовного форматування, яке застосовуватиметься до виділення комірки.
• Очистити правила відкриває меню продовження, де ви можете видалити правила умовного форматування для вибору комірки, клацнувши параметр Очистити правила з вибраних клітинок, для всього робочого аркуша, натиснувши параметр Очистити правила з усього аркуша, або лише для поточної таблиці даних, натиснувши параметр Очистити правила з цієї таблиці. Якщо ви працюєте зі зведеною таблицею, ви можете очистити її умовне форматування, натиснувши опцію Очистити правила з цієї зведеної таблиці в самому низу цього меню.
• Керування правилами відкриває діалогове вікно «Диспетчер правил умовного форматування», де ви редагуєте та видаляєте певні правила, а також змінюєте їх пріоритет, переміщуючи їх вгору або вниз у списку правил.

Форматування в Excel 2019 за допомогою шкал і маркерів

Найпростішим умовним форматуванням, яке можна застосувати до діапазону комірок робочого аркуша, є використання спливаючих палітр графічних масштабів і маркерів, приєднаних до параметрів Панелі даних, Колірні шкали та Набори значків у спадному меню кнопки Умовне форматування:

• Панелі даних представляють відносні значення у виділених клітинках за довжиною кольорової смуги в кожній клітинці і чудово допомагають швидко визначити нижчі та вищі значення у широкому діапазоні даних.
• Колірні шкали класифікують відносні значення у виділенні клітинки з градацією кольору за допомогою одно-, дво- або триколірної шкали і чудово підходять для визначення розподілу значень у широкому діапазоні даних.
• Набори піктограм класифікують значення у виділених комірках на окремі графічні набори, упорядковані за чотирма категоріями, і кожна піктограма всередині набору представляє діапазон значень, які змінюються від високих до низьких. Набори піктограм чудово підходять для швидкого визначення різних діапазонів значень у діапазоні даних.

На зображенні нижче показано приклад діапазонів комірок (містять ідентичні значення) із використанням кожного з трьох типів форматування. Значення в першому діапазоні (B2:B12) умовно відформатовані за допомогою синіх панелей даних градієнтної заливки. Значення у другому діапазоні (D2:D12) умовно відформатовані за допомогою зеленої, жовтої, червоної колірної шкали. Значення в третьому діапазоні (F2:F12) умовно відформатовані за допомогою набору 3 стрілок (кольорових).

Зразок робочого аркуша з трьома однаковими діапазонами комірок, відформатованими за допомогою параметрів панелей даних, колірних шкал і наборів значків Excel.

На цьому зображенні окремі типи умовного форматування Excel, призначені кожному діапазону комірок, можна інтерпретувати наступним чином:

• Стрічки даних, додані до комірок у першому діапазоні комірок, B2:B12, представляють відносний розмір його значень графічно, так само, як стандартна гістограма.
• Колірні шкали, застосовані до другого діапазону, D2:D12, представляють відносний розмір значень у діапазоні за кольором і відтінком (червоні відтінки застосовуються до нижчих значень, жовті до середніх значень і зелені до вищих значень).
• Значки напрямків, застосовані до третього діапазону комірок, F2:F12, представляють відносний розмір значень у діапазоні зі значками зі стрілками, спрямованими в різні боки (стрілки спрямовані прямо вниз для нижчих значень, прямо вгору для вищих значень і вбік для середні значення).

Виділення діапазонів комірок у Excel 2019

Параметри «Правила виділення клітинок» і «Правила зверху/знизу» у спадному меню «Умовне форматування» Excel дають змогу швидко визначити записи комірок, які представляють особливий інтерес, у різних діапазонах комірок на аркуші.

Параметри в меню продовження «Правила виділення клітинок» дають змогу встановлювати формати, які визначають значення, які перевищують, менші, рівні або навіть між певними встановленими значеннями. Це меню також містить опцію для встановлення спеціальних форматів для ідентифікації клітинок, які містять певний текст (наприклад, так, ні або навіть відповіді "Можливо" у списку даних) або певні дати (наприклад, етапи проекту та терміни).

Можливо, одна з найкорисніших опцій у продовженні меню «Правила виділення клітинок» — це параметр «Дублікати значень», який дає змогу позначати повторювані записи в діапазоні комірок, призначаючи їм спеціальне форматування. Це не тільки полегшує візуальне визначення повторюваних записів у списку даних або таблиці, але й дає змогу знайти їх в електронному вигляді за допомогою пошуку за їхніми особливими характеристиками форматування.

Параметри в меню «Правила зверху/знизу» дозволяють спеціально форматувати та, отже, легко визначати значення в таблицях і списках даних, які вищі або нижчі від норми. Ці параметри не лише включають параметри для автоматичного форматування всіх значень у діапазоні, які входять до 10 найвищих або найнижчих (за значенням або у відсотках), але також вище або нижче середнього (розраховано шляхом ділення загальної суми на кількість значень). .

Окрім використання готових правил умовного форматування, розташованих у меню «Правила виділення клітинок» і «Правила зверху/знизу», ви також можете створити власні власні правила. Коли ви створюєте користувацьке правило, ви не лише вказуєте тип правила, який визначає, які значення або текстові записи потрібно відформатувати, а й форматуєте кольори та інші аспекти, що входять до форматування. (Щоб дізнатися більше про створення спеціальних умовних форматів, зверніться до Excel 2019 All-in-One For LuckyTemplates .)

Форматування Excel 2019 за допомогою інструмента швидкого аналізу

Один із найшвидших і найпростіших способів застосувати панелі даних, колірні шкали, набір значків, більше ніж або 10% умовного форматування до таблиці даних – це інструмент швидкого аналізу Excel 2019. Найцікавіше застосування умовного форматування таким чином полягає в тому, що Live Preview дозволяє вам уявити, як виглядають ваші дані з певним типом умовного форматування, перш ніж ви фактично його застосувате.

Щоб призначити умовне форматування за допомогою інструмента швидкого аналізу, виберіть дані в таблиці, які потрібно відформатувати, а потім виберіть інструмент швидкого аналізу. За замовчуванням параметр Форматування вибирається, коли Excel відображає палітру інструмента, тому все, що вам потрібно зробити, це виділити кожен з параметрів форматування за допомогою миші або вказівника Touch, щоб побачити, як вони виглядатимуть на ваших даних.

На зображенні нижче показано поточний перегляд фінансових даних у таблиці продажів Mother Goose 2016 з умовним форматуванням Панелі даних (оскільки кнопка Панелі даних виділена в параметрах форматування). Щоб призначити цей умовний формат фінансовим даним у вибраній таблиці, просто натисніть кнопку Панелі даних на палітрі швидкого аналізу. Щоб попередньо переглянути, як дані виглядатимуть, відформатовані в іншому умовному форматі, просто виділіть їх кнопку за допомогою миші або вказівника Touch.

Попередній перегляд умовного форматування в таблиці даних за допомогою інструмента швидкого аналізу.

Зауважте, що якщо на панелі швидкого аналізу натиснути кнопку «Більше ніж», Excel відобразить діалогове вікно «Більше ніж», у якому ви вкажете порогове значення в текстовому полі «Формат клітинок, які більше ніж», а також виберете колір форматування для всіх клітинки вище цього порогу в спадному списку праворуч.

З усіма іншими типами умовних форматів (панелі даних, колірні шкали, набір піктограм і верхні 10%) Excel просто застосовує перший (за замовчуванням) параметр для такого формату, який ви знайдете на кнопці «Умовне форматування», що випадає. -нижні меню на стрічці.