Типи та використання полів у базах даних Access 2019

Ви пам’ятаєте, що поле в Access 2019 є місцем проживання ваших даних. Кожне поле містить один фрагмент даних, наприклад прізвище або середнє значення. Оскільки у світі існує дуже багато різних видів інформації, Access пропонує різноманітні типи полів для її зберігання . Фактично, Access надає у ваше розпорядження такі типи полів:

• Короткий текст
• Довгий текст
• Номер
• Валюта
• AutoNumber (цей тип даних за замовчуванням застосовується до поля початкового ідентифікатора в будь-якій новій таблиці)
• Дата, час
• Так ні
• Пошук і відносини
• Розширений текст
• Вкладення
• Гіперпосилання
• Об'єкт OLE
• Розраховано
• Майстер пошуку

Щойно перераховані типи доступні для полів, які ви створюєте на додаток до цього першого поля — тих, які містять ваші дані.

Наразі достатньо сказати, що вищезгадане поле AutoNumber є полем, яке містить автоматично згенерований номер, так що кожен запис є унікальним, оскільки має унікальний AutoNumber або ID.

Наразі не турбуйтеся про те, що таке кожен тип поля або що він робить на основі його назви — я коротко розгляну кожен з них. Однак, як бачите, список охоплює практично будь-які типи даних, які ви можете собі уявити. І пам’ятайте, що кожен з них можна значно налаштувати, в результаті чого ви отримаєте поля, які точно відповідають вашим потребам.

Майбутній маркований список представляє доступні типи полів і способи їх використання. Ви також дізнаєтеся трохи про те, як ви можете налаштувати їх відповідно до ваших конкретних потреб:

• Короткий текст: зберігає до 255 символів тексту — літери, цифри, розділові знаки та будь-яку їх комбінацію.
• Довгий текст: це замінює тип поля Memo, який був у версіях 2010 і попередніх. Довге текстове поле містить до 64 000 символів інформації — це майже 18 сторінок тексту. Це дійсно велике текстове поле. Він чудово підходить для загальних приміток, детальних описів та всього іншого, що вимагає багато місця.

Числа в текстовому полі не є числами для обчислення; вони просто купа цифр, які разом зависають у полі. Будьте обережні з цим фактом, коли ви створюєте таблиці у своїй базі даних — ви не хочете вводити, скажімо, значення, яке ви маєте намір використовувати в обчислювальному полі або витягувати якусь іншу інформацію зі звіту і мати це значення зберігається як текст, що робить його непрацездатним як число. Якщо дані числові, зберігайте їх таким чином.

Текстові поля мають одне налаштування, про яке потрібно знати: розмір. Коли ви створюєте текстове поле, Access хоче знати, скільки символів містить поле. Це розмір поля . Якщо ви створюєте поле під назвою «Ім’я» і робите його розміром 6, Джозеф вписується в поле, але не Дженніфер. Це обмеження може стати проблемою. Хороше загальне правило — зробити поле трохи більше, ніж ви думаєте, що вам потрібно. Згодом, якщо знадобиться, можна легко зробити поле ще більшим, але зменшувати його потенційно небезпечно.

• Число: містить реальні, впевнені числа. Ви можете додавати, віднімати та обчислювати свій шлях до слави та багатства за допомогою числових полів. Але якщо ви працюєте з доларами і центами (або фунтами і пенсами), замість цього використовуйте поле «Валюта».
• Валюта: відстежує гроші, ціни, суми рахунків-фактур тощо. У базі даних Access гроші зупиняються на цьому. Що стосується ліри, марки та ієни, то також. Якщо ви в настрої для якогось іншого типу чисел, перегляньте поле Число.
• Дата/час: зберігає час, дату або їх комбінацію, залежно від того, який формат ви використовуєте. Використовуйте поле «Дата/час», щоб відстежувати час життя. Досить універсальний, еге ж?
• Так/Ні: утримується Так/Ні, Правда/Неправда та Увімкнено/Вимкнено, залежно від вибраного формату. Якщо вам потрібно просто так чи ні, це поле, яке потрібно використовувати.
• Пошук і зв’язок: якщо ви хочете, щоб поле в одній таблиці фактично відображало вміст з поля в іншій таблиці, виберіть цей тип поля. Простий майстер пошуку відкривається, як тільки вибрано цей тип поля, за допомогою якого ви вибираєте таблицю та поле для пошуку через це нове поле у ​​вашій таблиці.
• Розширений текст: потрібно, щоб вміст певного поля був відформатований саме так? Виберіть цей тип поля, і форматування, застосоване до даних у полі (за допомогою інструментів форматування тексту на вкладці «Головна»), відображатиметься на екрані та у звітах.
• Об’єкт OLE: ви можете використовувати тип даних OLE Object, щоб зв’язати або вставити об’єкт — наприклад, робочий аркуш Excel або документ Word — у таблицю Access.
• Вкладення: використовуйте цей тип поля, щоб прикріпити до запису файли — документи Word, робочі аркуші Excel, презентації PowerPoint або будь-які інші файли, включаючи графіку (можливо, фотографію волонтера, продукт чи місце?).
• Гіперпосилання: завдяки цьому типу поля Access розуміє та зберігає спеціальну мову посилань, яка робить Інтернет таким потужним місцем. Якщо ви використовуєте Access у мережі вашої компанії або широко використовуєте Інтернет, цей тип поля для вас.
• Обчислено: Використовуйте цей тип поля, коли потрібно заповнити відповідне поле результатом формули, яка використовує одне або кілька інших полів у тій самій таблиці. Наприклад, у таблиці, яка містить список ваших продуктів, інші поля можуть містити ціну та знижку. Якщо ви також хочете мати поле, яке обчислює нову ціну (ціну за вирахуванням знижки), ви повинні зробити це поле Розраховано. Коли ви вибираєте це як тип поля, ви використовуєте підменю, щоб вибрати, які дані будуть розміщувати результат, а потім з’являється діалогове вікно Конструктора виразів, за допомогою якого ви налаштовуєте формулу.

Щоб допомогти вам почати думати про свою базу даних і ваші дані, а також уявити поля, які ви можете використовувати для деяких поширених типів даних, у цій таблиці представлено розбивку типів полів і способів їх використання.

Загальні поля для щоденних таблиць

Усі типи полів, наведені як зразки в цій таблиці, насправді є текстовими полями, навіть поля для телефонних номерів. Це пов’язано з тим, що Access розглядає їхній вміст як текст, а не як число, яке можна використати в обчисленні. (Перегляньте наступну таблицю, щоб назвати поля без номерів.)

Заборонені символи

Звичайно, інший тип поля (перерахований у стовпці Тип) не є ні коротким, ні довгим текстовим полем — ви також бачите поле гіперпосилання. Цей тип даних також вважається текстовим, але тип даних Hyperlink зберігає URL-адреси як URL-адреси, а не лише як рядок тексту та пунктуації.

Якщо весь цей текст проти чисел бентежить вас, пам’ятайте, що комп’ютери вважають, що існує різниця між числом (яке ви використовуєте в обчисленнях) і рядком цифр, наприклад цифрами, які утворюють номер телефону. Коли справа доходить до різних типів текстових полів, справа в тому, скільки тексту буде збережено в полі, і чи потрібно йому якесь спеціальне форматування для належної роботи в базі даних.