Створення єдиного списку бізнес-контактів у Outlook 2003

База даних ділових контактів постійно змінюється, але Outlook 2003 може допомогти підтримувати порядок. Незалежно від того, чи це клієнти чи постачальники, люди приходять і йдуть, номери телефонів змінюються, люди отримують підвищення тощо. Підтримувати список контактів у актуальному стані – це проблема, яка посилюється, коли ви враховуєте місцезнаходження. Досить часто список розбивається на білінгову систему, відділ закупівель і різні архіви кожного продавця (Rolodex, Pocket PC і навіть візитну картку, забуту у верхній шухляді). Без оновленої бази даних ви не зможете добре спілкуватися зі своїми клієнтами.

Ось кілька можливих рішень цієї проблеми:

  • Використовуйте свій список контактів як базу даних клієнтів і постачальників. Оновлюйте будь-яку інформацію в міру її отримання, працюючи самостійно.
  • Використовуйте список контактів однієї особи як список компанії. Зробіть це правилом компанії: усі нові оновлення, які хтось отримує (наприклад, візитна картка, телефонний дзвінок з новою інформацією чи електронна пошта), надходять до однієї центральної особи для оновлення бази даних.
  • Створіть загальнодоступний список на сервері Exchange і виберіть особу, яка буде зберігачем списку. Ви можете використовувати Диспетчер бізнес-контактів версії 2.0, який є безкоштовною надбудовою до Outlook у версіях Office Professional і Small Business. Ви можете поділитися діловими контактами та обліковими записами як один список з рештою вашої компанії.

Вам слід негайно оновити зміни адреси та додати нову контактну інформацію. Перший варіант хороший, коли ви працюєте на самоті. Другий варіант працює, якщо у вас відсутній сервер Exchange або ви не використовуєте Business Contact Manager версії 2.0. Найкращим варіантом є третій, оскільки список контактів доступний для всієї команди в будь-який час і в будь-якому місці з доступом до Outlook Web. Ви просто вводите нові контакти у свій список контактів, зберігаєте їх, а потім надсилаєте як візитну картку до зберігача списку контактів наступним чином:

1. Відкрийте збережений контакт.

2. Виберіть Дії, Переслати як vCard.

Відкриється нове повідомлення електронної пошти з вкладеною vCard.

3. Надішліть його до зберігача списку контактів.

Зберігач списку контактів отримує електронний лист і може просто перетягнути візитну картку з електронної пошти в список контактів.

Додавання контакту таким чином автоматично записує дату створення контакту (за допомогою імені поля Створено) і зберігає дату останньої зміни (за допомогою поля Змінено). Ви можете налаштувати перегляд контактів, щоб включити поля Створено та Змінено, якщо хочете відстежувати цю інформацію.

Ви, ймовірно, отримаєте контактну інформацію з кількох джерел, таких як внутрішня система продажів, кожен продавець або команда управління. Пов’язування контакту з людиною, яка його створила, полегшує відстеження.

Ви можете використовувати категорії, щоб допомогти вам відстежувати цю інформацію:

1. Створіть нову категорію для кожного члена відділу продажів.

2. Вставте новий контакт у список.

3. Відкривши контакт, натисніть кнопку Категорії.

З’явиться діалогове вікно «Категорії».

4. Виберіть категорію Ім'я відправника та збережіть контакт.

Контакт пов'язаний з його джерелом.

Leave a Comment

Як спілкуватися в чаті в Outlook Web App

Як спілкуватися в чаті в Outlook Web App

Досліджуйте, як ефективно спілкуватися в чаті з колегами в Outlook Web App. Дізнайтеся про покрокову інструкцію та нові можливості для підвищення продуктивності.

Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows

Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows

Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows. Microsoft Word відкриває файли в режимі лише для читання, що робить неможливим їх редагування? Не хвилюйтеся, методи наведено нижче

Як виправити неправильний друк документів Microsoft Word

Як виправити неправильний друк документів Microsoft Word

Як виправити помилки під час друку неправильних документів Microsoft Word Помилки під час друку документів Word зі зміненими шрифтами, безладними абзацами, відсутнім текстом або втраченим вмістом є досить поширеними. Однак не варто

Зітріть малюнки ручкою та маркером на слайдах PowerPoint

Зітріть малюнки ручкою та маркером на слайдах PowerPoint

Якщо ви використовували перо або маркер для малювання на слайдах PowerPoint під час презентації, ви можете зберегти малюнки для наступної презентації або стерти їх, щоб наступного разу, коли ви показуватимете їх, розпочали з чистих слайдів PowerPoint. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб стерти малюнки пером і маркером: Стирання рядків на одній з […]

Вміст бібліотеки стилів у SharePoint 2010

Вміст бібліотеки стилів у SharePoint 2010

Бібліотека стилів містить файли CSS, файли мови розширюваної мови таблиць стилів (XSL) та зображення, які використовуються попередньо визначеними основними сторінками, макетами сторінок та елементами керування в SharePoint 2010. Щоб знайти файли CSS у бібліотеці стилів сайту видавництва: виберіть «Дії сайту»→ «Перегляд». Весь вміст сайту. З’являється вміст сайту. Бібліотека Style знаходиться в […]

Форматуйте числа в тисячах і мільйонах у звітах Excel

Форматуйте числа в тисячах і мільйонах у звітах Excel

Не перевантажуйте аудиторію гігантськими цифрами. У Microsoft Excel ви можете покращити читабельність своїх інформаційних панелей і звітів, відформатувавши числа, щоб вони відображалися в тисячах або мільйонах.

Як ділитися сайтами SharePoint і слідкувати за ними

Як ділитися сайтами SharePoint і слідкувати за ними

Дізнайтеся, як використовувати інструменти соціальних мереж SharePoint, які дозволяють особам і групам спілкуватися, співпрацювати, обмінюватися інформацією та спілкуватися.

Як перетворити дати в юліанські формати в Excel

Як перетворити дати в юліанські формати в Excel

Юліанські дати часто використовуються у виробничих середовищах як мітка часу та швидкий довідник для номера партії. Цей тип кодування дати дозволяє роздрібним продавцям, споживачам та агентам з обслуговування визначити, коли був виготовлений продукт, а отже, і вік продукту. Юліанські дати також використовуються в програмуванні, військовій справі та астрономії. Інший […]

Як створити веб-програму Access

Як створити веб-програму Access

Ви можете створити веб-програму в Access 2016. Так що ж таке веб-програма? Ну, веб означає, що він онлайн, а додаток — це просто скорочення від «додаток». Користувацька веб-програма — це онлайн-додаток для баз даних, доступ до якого здійснюється з хмари за допомогою браузера. Ви створюєте та підтримуєте веб-програму у настільній версії […]

Панель швидкого запуску в SharePoint 2010

Панель швидкого запуску в SharePoint 2010

Більшість сторінок у SharePoint 2010 відображають список посилань навігації на панелі швидкого запуску ліворуч. Панель швидкого запуску відображає посилання на пропонований вміст сайту, наприклад списки, бібліотеки, сайти та сторінки публікації. Панель швидкого запуску містить два дуже важливі посилання: Посилання на весь вміст сайту: […]