Якщо ви хочете створити покажчик для свого документа Word 2007, першим завданням буде позначити слова або фрази, які потрібно включити до покажчика. Найпоширеніший спосіб зробити це – вставити маркер індексу в документ при кожному входженні кожного елемента, який потрібно відобразити в індексі.
Маркування записів індексу
Щоб позначити записи індексу вручну, дотримуйтеся цих дій, поки ви можете не спати:
1. Відкрийте документ, який потрібно індексувати.
2. За допомогою миші або клавіатури виберіть потрібне слово або фразу в покажчику.
3. Натисніть комбінацію клавіш Alt+Shift+X.
Alt+Shift+X, безперечно, є одним із найбільш пам’ятних комбінацій клавіш Word. Він відкриває діалогове вікно «Запис індексу позначок».
4. Двічі перевірте вміст у полі Основний запис. Якщо це правильно, натисніть кнопку Позначити. Якщо ні, виправте його, а потім натисніть Позначити.
Текст не обов’язково має відображатися в індексі точно так, як він відображається в документі. Ви можете виділити абревіатуру, яку потрібно включити в покажчик, наприклад, але потім відредагуйте поле «Основний запис» таким чином, щоб у індексі відображалося повне написання слова, а не абревіатура.
5. Щоб індексувати запис під іншим словом, введіть альтернативний запис у полі Основний запис і знову натисніть кнопку Позначити.
Наприклад, ви, можливо, захочете створити запис для «mutt, mangy» на додаток до «pargy mutt».
6. Позначте будь-які додаткові записи індексу, виділивши їх у документі та натиснувши кнопку Позначити.
Діалогове вікно «Позначити індексний запис» працює як діалогове вікно «Орфографія», оскільки воно залишається на екрані, щоб ви могли ефективно позначати додаткові записи індексу. Отже, поки діалогове вікно «Позначити запис індексу» залишається видимим, ви можете вибрати текст для іншого запису індексу, а потім натиснути «Позначити», щоб позначити його. Ви можете продовжувати індексацію, доки у вас є сили.
7. Після того, як ви позначите всі потрібні записи індексу, натисніть кнопку Закрити.
Записи індексу позначаються спеціальними кодами, відформатованими як прихований текст, щоб ви не могли їх бачити і не друкувались. Проте вони там і чекають, щоб їх підрахувати, коли ви створите індекс.
Ось кілька своєчасних порад щодо підготовки записів до індексу:
- Найефективніший спосіб створити покажчик після того, як ви напишете та відредагуєте свій документ. Створення записів індексу під час написання документа лише сповільнює вас і відволікає від вашого основного завдання: написання.
- Якщо під час позначення записів індексу ви зустрінете слово або фразу, які, як ви знаєте, зустрічаються в іншому місці вашого документа, натисніть кнопку «Позначити все» у діалоговому вікні «Позначити запис індексу». Натиснувши кнопку «Позначити все», ви створюєте запис індексу не лише для виділеного тексту, а й для будь-якого іншого входження виділеного тексту в документ.
- Кожного разу, коли ви позначаєте запис індексу, Word активує параметр «Показати всі позначки форматування», який показує не тільки прихований текст, який використовується для позначення записів індексу, але й інші символи, зазвичай приховані від перегляду, наприклад коди полів, символи табуляції, додаткові дефіси, і так далі. Така поведінка нормальна, тому не дивуйтеся, коли це станеться
- Записи індексу виглядають приблизно так: { XE “mangy mutt” }, відформатований як прихований текст. Ви можете редагувати текст запису індексу (частина між лапками), якщо ви хочете змінити запис індексу після його створення.
Створення індексу
Після того, як ви позначите записи індексу, процес створення індексу відносно простий:
1. Перемістіть точку вставки в те місце, де потрібно відобразити покажчик.
Індекс зазвичай починається на новій сторінці в кінці документа.
2. Відкрийте вкладку «Посилання» на стрічці, а потім натисніть кнопку «Вставити індекс» у групі «Індекс».
З’явиться діалогове вікно Індекс.
3. Виберіть потрібний стиль індексу зі спадного списку Формати.
4. Пограйте з іншими елементами керування на вкладці «Індекс», щоб точно налаштувати індекс.
• Тип: дозволяє розміщувати підзаписи індексу на окремих рядках з відступом (з відступом) або виконувати разом (виконання).
• Стовпці: Встановлює кількість стовпців, які потрібно ввести в індекс. Два – норма.
• Мова: якщо в Word встановлено кілька мовних параметрів, ви можете вибрати мову для використання тут.
• Праве вирівнювання номерів сторінок: установіть цей прапорець, якщо потрібно, щоб номери сторінок розміщувалися по правому краю покажчика.
• Лідер вкладки: змінює або видаляє пунктирну лінію, яка з’єднує кожен запис індексу з номером його сторінки. Пунктирну лінію можна видалити лише тоді, коли вибрано параметр Вирівнювання за правим краєм.
• Формати: дозволяє вибрати один із кількох попередньо встановлених форматів для покажчика. Або ви можете вказати From Template використовувати стилі в шаблоні документа для визначення форматування для індексу.
5. Натисніть OK.
Індекс вставляється в документ.