Створення повідомлення електронної пошти в Outlook

Багато в чому електронна пошта краще, ніж звичайна паперова (також відома любителям електронної пошти як пошта равликів ). Електронна пошта доставляється набагато швидше, ніж паперова — майже миттєво. (Швидка доставка дуже зручна для привітань з днем ​​народження в останню хвилину, якщо ви прагнете час від часу пропустити важливу дату.) Електронна пошта також неймовірно дешева; насправді, більшу частину часу це безкоштовно.

Швидкий і брудний спосіб створити повідомлення

Створити нове повідомлення шалено легко. Ймовірно, ви зможете зрозуміти це без будь-якої допомоги, але ось підказка: запустіть Outlook, натисніть кнопку «Створити», введіть адресу в поле «Кому», тему в полі «Тема», повідомлення у вікні повідомлення та натисніть «Надіслати». (Зробив це, чи не так? Це було легко чи що?)

Повільний, повний спосіб створення повідомлення

Ви можете віддати перевагу більш детальному підходу до створення повідомлення електронної пошти. Якщо у вас є гроші на вишукану електронну пошту — особливо якщо ви хочете скористатися всіма перевагами, які Outlook може додати до вашого повідомлення — виконайте наведені нижче дії.

1. Натисніть кнопку Пошта на панелі навігації (або натисніть Ctrl+1).

З'явиться папка "Вхідні".

2. Виберіть Файл—>Новий—>Поштове повідомлення (або натисніть Ctrl+N).

З'явиться форма нового повідомлення.

3. Клацніть текстове поле Кому та введіть адресу електронної пошти особи, якій ви надсилаєте повідомлення.

Ви також можете натиснути саму кнопку Кому, знайти в адресній книзі ім’я особи, якій ви надсилаєте повідомлення, а потім натисніть кнопку OK.

4. Клацніть текстове поле Копія та введіть адреси електронної пошти людей, яким ви хочете надіслати копію свого повідомлення.

Якщо ви надсилаєте повідомлення кільком людям, відокремте їх адреси; ви можете використовувати або коми, або крапку з комою.

5. Введіть тему повідомлення в поле Тема.

Ваша тема може бути досить довгою, але тримайте її коротко. Швидкий, відповідний рядок теми змушує когось захотіти прочитати ваше повідомлення; довга або дивна тема не відповідає. (Ну, ви ніколи не знаєте з дивною темою, але не надсилайте дивні електронні листи в офіс, якщо це не роблять усі.)

6. Введіть текст свого повідомлення в текстове поле.

Якщо ви використовуєте Microsoft Word як текстовий процесор, ви також можете налаштувати Outlook на використання Word як редактора електронної пошти. Ви можете включити форматування, графіку, таблиці та всі прийоми, доступні в Word, щоб зробити вашу електронну пошту більш привабливою.

Коли ви використовуєте Word як редактор електронної пошти, ви не робите нічого іншого — ви просто бачите панелі інструментів Word у формі електронної пошти Outlook, коли створюєте електронну пошту. Ви можете використовувати всі інструменти, які ви бачите, щоб додати форматування до електронної пошти. Якщо ви абсолютно як вдома з Microsoft Word, ви можете просто створювати повідомлення в Word і надсилати їх відразу, навіть не відкриваючи Outlook. Просто введіть повідомлення в Word, вибравши Файл—>Надіслати—>Одержувач пошти, введіть адресу та тему, а потім натисніть Надіслати.

Будьте обережні, як форматуєте електронну пошту для надсилання людям в Інтернеті. Не всі системи електронної пошти можуть працювати з графікою або форматованим текстом, наприклад, напівжирним або курсивом, тому шедевр листування, який ви надсилаєте своєму клієнту в Інтернеті, може надійти як брехня. Якщо ви не знаєте, що інша людина має на своєму комп’ютері, перегляньте графіку. Коли ви надсилаєте електронну пошту своїм колегам у тому самому офісі, або якщо ви впевнені, що особа, якій ви надсилаєте повідомлення, також має Outlook, форматування та графіка мають виглядати добре.

7. Натисніть кнопку Надіслати.

Ваша пошта надсилається до папки "Вихідні". Якщо ви перебуваєте в офісній мережі, ваша пошта автоматично потрапляє з папки «Вихідні» до папки «Вхідні» особи, якій ви надсилаєте повідомлення. Якщо ви використовуєте онлайн-сервіс, такий як MSN або CompuServe, натисніть F5, щоб надіслати повідомлення електронної пошти.