Створення обчислюваного поля за допомогою Access 2007

Обчислюване поле приймає інформацію від іншого поля в базі даних Microsoft Access 2007 і виконує деякі арифметичні придумати нову інформацію. Насправді обчислюване поле може брати дані з більш ніж одного поля та об’єднувати інформацію, щоб створити абсолютно нове поле, якщо це те, що ви хочете. Ви можете виконувати просту арифметику, як-от додавання та множення, або використовувати вбудовані функції Access, такі як сума та середнє значення, для складніших обчислень.

Першим кроком під час створення обчислюваного поля (також відомого як вираз Access) до запиту є включення таблиць, які містять поля, необхідні для обчислення. Access не може витягнути числа з повітря для обчислення, тому ви повинні переконатися, що поля, які містять числа, присутні у вашому запиті.

Access використовує спеціальний синтаксис для створення обчислюваних полів. Ось як створити обчислюване поле:

1. Клацніть порожній стовпець у рядку Поле сітки запиту.

Старий добрий курсор буде блимати в рядку. Access розміщує результати обчислення в тій самій сітці, що й сам обчислення, тому, якщо обчислення знаходиться в третьому стовпці сітки запиту, результати обчислення також будуть у третьому стовпці.

2. Введіть назву вашого розрахунку та двокрапку (:).

Відтепер Access посилатиметься на це обчислення за тим, що ви введете перед двокрапкою. Будьте короткими та лаконічними, як-от сума чи податок, щоб потім було легше звертатися до них. Якщо ви не вкажете назву свого розрахунку, Access поставить загальне значення Expr (за яким слідує число) як назву. Це має називатися якось, то чому б не Expr1 або Expr2, чи не так?

3. Введіть свій розрахунок, замінивши імена полів на фактичні числа, де це необхідно.

Вам не потрібно використовувати виключно імена полів у своїх обчисленнях. Ви також можете вводити формули з числами, наприклад:

Податок: Кількість * Ціна за одиницю * .06

Якщо назва поля містить більше одного слова, поставте його в квадратні дужки. Access розглядає все, що він знаходить у обчисленні, як константу (це математичний жаргон, оскільки він є таким, яким він є, і він ніколи не змінюється ). Якщо назва поля не містить пробілів, після введення назви поля Access поставить квадратні дужки. Ось чому ви завжди повинні використовувати однослівні назви полів — щоб вам не довелося вводити ці щопані квадратні дужки.

Створюючи формули, пам’ятайте про ці загальні вказівки:

• Ви повинні вручну ввести назви полів і константи у свою формулу. Ви не можете просто перетягнути речі зі списку таблиці.

• Не хвилюйтеся, якщо ваш розрахунок виросте за межі поля поля. Access усе ще запам’ятовує, навіть якщо він не відображається на екрані.

• Щоб зробити стовпець запиту ширшим, наведіть вказівник миші на лінію з правого боку тонкої смуги над записом обчислення. Коли ви наведете його прямо над лінією, вказівник перетвориться на лінію з горизонтальною стрілкою, що проходить через неї. Коли це станеться, клацніть і перетягніть мишу вправо. Поки ви це робите, стовпчик розширюється відповідно до ваших рухів. Щоб підігнати ширину до потрібного розміру, розмістіть мишу до розміру стовпця, як описано вище, а потім двічі клацніть!

• Якщо це дуже, дуже, дуже довге обчислення, натисніть Shift+F2, поки курсор знаходиться десь на обчисленні.

• Це відкриє діалогове вікно масштабування, щоб ви могли легко переглядати та редагувати все у спливаючому вікні.

Під час виконання запиту, що містить обчислення, Access

• Створює таблицю даних із зазначеними полями

• Додає новий стовпець для кожного обчислюваного поля