Створення зведених діаграм у Access 2003

Ви можете відобразити інформацію з будь-якої таблиці, запиту або зведеної таблиці Access 2003 у вигляді зведеної діаграми. Коли ви створюєте зведену діаграму, ви фактично створюєте спеціальний вигляд форми, і зведена діаграма зберігається у формі. Найпростішим способом є використання автоформи зведеної діаграми, яка була новою в Access 2002.

Щоб створити зведену діаграму на основі зведеної таблиці, відкрийте зведену таблицю та виберіть «Перегляд» –> «Перегляд зведеної діаграми» в головному меню. Access відображає ту саму інформацію, що міститься в зведеній таблиці, що й зведена діаграма. (Див. малюнок 1.)

Малюнок 1: Зведена діаграма містить ті ж дані, що й зведена таблиця.

Щоб створити зведену діаграму з будь-якої таблиці або запиту, виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку Таблиці або Запити у списку Об'єкти вікна База даних, а потім виберіть таблицю або запит, що містить інформацію, яку потрібно проаналізувати.

Якщо вікно бази даних не відображається, натисніть F11. Вам не потрібно відкривати таблицю чи запит — просто виберіть її.

2. У головному меню виберіть «Вставка» –> «Форма», а в діалоговому вікні «Нова форма», що з’явиться, виберіть параметр «Зведена діаграма автоформи», а потім натисніть «ОК».

Access створює нову порожню форму та елемент керування, що містить зведену діаграму. Також з’явиться список полів діаграми, який показує поля з таблиці чи запиту, на яких базується зведена діаграма, як показано на малюнку 2. Також з’явиться нова панель інструментів: панель інструментів зведена діаграма.

Малюнок 2: Ви створюєте зведену діаграму, перетягуючи поля на порожню діаграму.

3. Укажіть, що на вашій діаграмі, перетягнувши поля зі списку Поле діаграми до областей розкидання зведеної діаграми.

Якщо список полів діаграми не відображається, натисніть кнопку Список полів на панелі інструментів зведеної діаграми. Список полів діаграми схожий на список полів, який з’являється під час редагування форми: у ньому перераховані поля, які можна перетягнути на зведену діаграму.

Області випадання зведеної діаграми складаються з

• Поля фільтрації: поля, які потрібно використовувати для фільтрації даних, показаних на діаграмі. Щоб відфільтрувати дані, клацніть спадний список і клацніть, щоб видалити галочки — до діаграми включаються лише перевірені дані. Ця область вилучення працює як рядок Критерії в запиті Access.

• Поля даних: Поля, що містять дані, які потрібно відобразити на діаграмі (наприклад, числа, які представлені висотою стовпчиків гістограми). Значення цих полів вимірюються числами на осі Y.

• Поля категорій: поля, які містять значення, які потрібно виконати вздовж нижнього краю (вісь X) діаграми.

• Поля серії: різні значення в цих полях представлені різними лініями на лінійній діаграмі, різними стовпчиками на гістограмі або різними кольоровими елементами графіка. Щоб відобразити легенди для серії, натисніть кнопку «Показати легенду» на панелі інструментів «Зведена діаграма» або виберіть «Зведена діаграма» –> «Показати легенду» з головного меню. Якщо вам потрібна гістограма з нагромадженням або групуванням, лінійний графік із кількома лініями або багатокільцева діаграма, перетягніть більше одного поля до області витягування серії.

4. Змініть тип діаграми, які поля відображаються на графіку та які значення кожного поля включені.

5. Щоб краще побачити діаграму, закрийте список Поле діаграми, натиснувши кнопку X.

Ви завжди можете відкрити його знову, якщо хочете додати більше полів: клацніть правою кнопкою миші на зведеній діаграмі та виберіть параметр Список полів у контекстному меню, що з’явиться.

Збереження та перегляд вашої зведеної діаграми

Як і зведені таблиці, зведена діаграма — це спеціальне представлення об’єкта Access (таблиці та запити також мають доступні зведені подання). Коли ви закриваєте зведену діаграму, Access попросить вас назвати форму, яка містить зведену діаграму, а потім зберігає форму разом з іншими формами. Коли ви закриваєте подання зведеної діаграми таблиці чи запиту, Access просто зберігає інформацію як частину таблиці чи запиту. Ви можете зберегти зміни під час редагування зведеної діаграми, вибравши Файл –> Зберегти або натиснувши Ctrl+S.

Щоб уникнути плутанини, подумайте про включення слова «Зведена діаграма», «Зведена діаграма» або «ПК» в назви форм, які містять зведені діаграми.

Щоб знову відкрити зведену діаграму, клацніть кнопку «Форми» у списку «Об’єкти» вікна «База даних» і двічі клацніть назву форми, що містить зведену діаграму, зі списку, що з’явиться на правій панелі вікна. Access відкриває форму в поданні зведеної діаграми. Рядок заголовка вікна перегляду зведеної діаграми показує назву таблиці або запиту, що надає джерело запису для діаграми.

Ви можете переключитися на інші подання, натиснувши кнопку «Перегляд» на панелі інструментів або вибравши «Перегляд» –> «Перегляд таблиці», «Перегляд» –> «Перегляд форми», «Перегляд» –> «Перегляд зведеної таблиці» або «Перегляд» –> «Перегляд конструктора». Перехід до перегляду зведеної таблиці відображає ту саму інформацію, що й рядки та стовпці тексту. Проте перемикатися на подання таблиці, форми або дизайну зазвичай безглуздо — ви бачите лише таблицю даних або автоформу базової таблиці чи запиту.