Створення завдань і керування ними в Outlook

Ви можете використовувати вікно Завдання в Outlook, щоб побачити, що вам потрібно зробити, коли це потрібно зробити і чи слід було це зробити деякий час тому. У списку вікон "Завдання" терміни чітко показують, наскільки вміло зламується батіг і наскільки ви близькі до виконання або пропуску термінів. Сіра лінія з’являється між виконаними вами завданнями. Завдання, які прострочені, відображаються червоним кольором.

Введення завдання у вікні Завдання

Outlook пропонує два способи ввести завдання у вікно Завдання:

Швидкий спосіб: виконайте такі дії, щоб швидко ввести завдання:

1. Натисніть у верхній частині вікна, де написано «Натисніть тут, щоб додати нове завдання».

2. Введіть кілька слів, щоб описати завдання.

3. Введіть дату виконання у полі «Дата виконання».

Щоб ввести дату, введіть її самостійно або відкрийте розкривний календар і виберіть там дату.

Повільніший, але ретельний спосіб: якщо ви хочете правильно налаштувати своє завдання, виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку Створити, натисніть Ctrl+N або виберіть Дія –> Нове завдання.

Ви бачите форму завдання. У цій формі є місця, куди ви можете ввести будь-яку інформацію про своє завдання.

2. У формі Завдання опишіть завдання.

3. Введіть дати початку та термінів виконання.

4. Опишіть статус завдання.

5. Розставте пріоритети завдання.

6. Занотуйте завдання.

7. Після завершення опису завдання натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Натиснувши кнопку Повторення у формі Завдання, ви можете ввести завдання, яке буде повторюватися знову і знову. У діалоговому вікні Повторення завдання опишіть, як часто це завдання повторюється. Outlook позначає повторювані завдання у вікні Завдання незвичайним значком. Це схоже на буфер обміну, до якого приклеєний шматок туалетного паперу.

Використовуйте вкладку «Подробиці» у формі «Завдання», щоб відстежувати, скільки годин ви працюєте над проектом, компанії, в яких ви працюєте, і скільки миль ви пройшли у вашій роботі.

Обробка та керування завданнями

Коли прийде час керувати завданнями у вікні Завдання, ви повинні бути суворим керівником завдань. Ось кілька порад щодо виконання завдань і керування ними:

• Позначення завдання як виконаного: установіть прапорець біля назви завдання у вікні Завдання. Outlook проводить лінію між виконаними завданнями.

• Видалення завдання: виберіть завдання та натисніть кнопку Видалити або натисніть Ctrl+D.

• Редагування завдання: двічі клацніть завдання у вікні Завдання, щоб відкрити форму Завдання та змінити деталі.

Outlook пропонує ряд методів для пошуку завдань у переповненому вікні завдань:

• Зміна подання у вікні Завдання: відкрийте спадне меню Поточний вигляд і виберіть подання, яке, найімовірніше, може відобразити завдання, яке ви шукаєте.

• Категоризуйте завдання: призначте завдання категоріям і виберіть За категорією у спадному меню Поточний перегляд, щоб упорядкувати завдання за категоріями.

• Використовуйте команду «Знайти»: якщо гірше стане гіршим, ви завжди можете вдатися до команди «Знайти», щоб знайти випадкове завдання.