Створення базових показників із даних про продажі

Вам потрібен спосіб узагальнення окремих записів продажів у базову лінію для прогнозування. Більшість компаній, які займаються продажем продуктів і послуг, щоденно реєструють свої продажі, незалежно від того, чи реєструють вони доходи чи кількість проданих одиниць.

Зазвичай з їхньої корпоративної бухгалтерської системи можна дізнатися, скільки доларів вони принесли 4 травня та 12 жовтня або скільки віджетів вони продали 8 лютого та 25 серпня.

Система обліку зазвичай розбиває індивідуальні продажі. Отже, якщо компанія здійснила десять продажів 3 червня, ви побачите інший рекорд для кожного з десяти продажів. Бачити ці продажі один за одним чудово, якщо ви бухгалтер, або якщо у вас є інші причини потребувати інформації про окремі продажі, або якщо у вас проблеми зі сном. Але якщо ви прогнозуєте, індивідуальні записи заважають.

Вибираючи найкращий спосіб узагальнити дані про продажі, враховуйте наступні ідеї:

• Вам не потрібні індивідуальні записи продажів. Якщо ваша компанія здійснила три продажі 5 січня — один за 2500 доларів, інший за 8650 доларів і ще один за 4765 доларів — важливий факт, який ви хочете знати, це те, що 5 січня ви принесли 15 915 доларів.
• Ви не прогнозуєте продажі на щоденній основі. Якщо ваша компанія схожа на більшість, вам потрібна більша картина. Щоб спланувати рівень запасів, вирішити, скільки продавців потрібно вашій компанії, і з’ясувати, на що ви можете очікувати прибутку та які податкові зобов’язання вашої компанії, вам потрібен довший період часу, наприклад місяць або квартал для вашого прогнозу.
• Вам потрібно узгодити тривалість періоду часу з причинами для прогнозування. Типові періоди часу – місяць, квартал або рік, залежно від того, чому ви робите прогноз. Для придбання матеріалів ви можете спрогнозувати свої продажі на наступний місяць. Щоб оцінити прибутки, ви можете спрогнозувати свої продажі на наступний квартал. Для прийняття рішень щодо найму ви можете спрогнозувати свої продажі на наступний рік.

Справа в тому, що якщо ви збираєтеся спрогнозувати продажі на наступний місяць, вам потрібно організувати свій базовий план за місяцями: скільки ви продали в січні, лютому, березні тощо. Якщо ви збираєтеся спрогнозувати продажі на наступний квартал, тоді вам потрібно організувати базовий план: скільки ви продали в 1, у 2, в 3 і так далі.

Щоб зробити прогноз, який вас не збентежить, вам потрібен набагато довший базовий рівень, ніж лише три періоди.

Зведені таблиці Excel ідеально підходять для того, щоб допомогти вам узагальнити дані про продажі для встановлення базової лінії для прогнозування. Ви подаєте свої вихідні дані про продажі в Excel, де ви можете створювати зведені таблиці двома основними способами:

• З таблиці Excel: припустімо, що ваш відділ бухгалтерії або ІТ може надіслати вам дані про продажі у форматі плавної копії, наприклад у файлі .csv (значення, розділені комами). Ви можете вставити ці дані в книгу Excel у вигляді списку, перетворити цей список у таблицю та створити на ньому зведену таблицю.
• З (те, що Excel називає) зовнішніми даними . Іншими словами, основні дані, окремі показники продажів, не зберігаються на робочому аркуші Excel. Вони зберігаються в окремій базі даних, текстовому файлі або навіть іншій книзі Excel.

Створення зведених таблиць на зовнішніх даних може бути зручним, оскільки дані про продажі зазвичай регулярно оновлюються у зовнішньому джерелі даних (на практиці це часто справжня реляційна база даних, на відміну від плоского файлу, такого як стандартний список або таблиця Excel). Тоді, коли ви захочете оновити свій прогноз, вам не потрібно отримувати та вставляти нові дані у свою робочу книгу. Зведена таблиця може автоматично оновлюватися із зовнішнього джерела даних.