Сортування за кількома полями в списку даних Excel 2016

Якщо вам потрібно відсортувати список даних у кількох полях у Excel 2016, ви використовуєте діалогове вікно «Сортування». І вам потрібно відсортувати більше ніж одне поле, коли перше поле містить повторювані значення, і ви хочете визначити, як упорядковані записи з дублікатами. (Якщо ви не вкажете інше поле для сортування, Excel просто помістить записи в тому порядку, в якому ви їх ввели.)

Найкращий і найпоширеніший приклад, коли вам потрібно більше одного поля, — це сортування великої бази даних за алфавітом у порядку прізвищ. Скажімо, у вас є база даних, яка містить кілька людей на прізвище Сміт, Джонс або Застров (як у випадку, коли ви працюєте в Zastrow and Sons).

Якщо ви вкажете поле Прізвище як єдине поле для сортування (використовуючи порядок зростання за замовчуванням), усі повторювані Смітс, Джонс і Застроус розміщуються в тому порядку, в якому їх записи були початково введені.

Щоб краще сортувати ці дублікати, ви можете вказати поле «Ім’я» як друге поле для сортування (знову з використанням порядку зростання за замовчуванням), зробивши друге поле кращим, щоб запис Ієна Сміта передував запису Сандри Сміт, і Рекорд Володимира Застрова йде після Михайла Застрова.

Щоб відсортувати записи у списку даних за допомогою діалогового вікна «Сортування», виконайте такі дії:

Розмістіть курсор комірки в одній із комірок таблиці списку даних.

Натисніть кнопку Сортувати в групі Сортування та фільтр на вкладці Дані або натисніть Alt+ASS.

Excel вибирає всі записи бази даних (не включаючи перший рядок імен полів) і відкриває діалогове вікно Сортування. Зауважте, що ви також можете відкрити діалогове вікно «Сортування», вибравши параметр «Власне сортування» у спадному меню кнопки «Сортування та фільтр» або натиснувши Alt+HSU.

У спадному списку «Сортувати за» виберіть назву поля, за яким спочатку потрібно сортувати записи.

Якщо ви хочете, щоб записи були впорядковані в порядку спадання, не забудьте також вибрати опцію сортування за спаданням (від Я до А, від найменшого до найбільшого або від найстарішого до найновішого) зі спадного списку Порядок праворуч.

(Необов’язково) Якщо перше поле містить дублікати, і ви хочете вказати, як відсортуються записи в цьому полі, натисніть кнопку Додати рівень, щоб вставити інший рівень сортування, виберіть друге поле для сортування зі спадного списку Потім за, і виберіть варіант зростання або спадання зі спадного списку Порядок праворуч.

(Необов’язково) Якщо необхідно, повторіть крок 4, додавши стільки додаткових рівнів сортування, скільки потрібно.

Натисніть OK або натисніть Enter.

Excel закриває діалогове вікно Сортування та сортує записи у списку даних за допомогою полів сортування в порядку їх рівнів у цьому діалоговому вікні. Якщо ви бачите, що ви відсортували базу даних за неправильними полями або в неправильному порядку, натисніть кнопку «Скасувати» на панелі інструментів швидкого доступу або натисніть Ctrl+Z, щоб негайно відновити записи списку даних до попереднього порядку.

За замовчуванням, коли ви виконуєте операцію сортування, Excel припускає, що ви сортуєте список даних, у якому є рядок заголовка (з іменами полів), який не слід змінювати з іншими записами під час сортування. Однак ви можете скористатися функцією сортування, щоб відсортувати виділену клітинку, яка не має такого рядка заголовка. У цьому випадку вам потрібно вказати ключі сортування за літерою стовпця, і вам потрібно обов’язково зняти прапорець «Мої дані мають заголовки», щоб зняти його прапорець у діалоговому вікні «Сортування».