Секрети доступу 2013 Дизайн бази даних

Ось п’ять заповідей проектування бази даних, незалежно від того, використовуєте ви Access 2013 чи іншу програму баз даних. Добре розроблена база даних полегшує обслуговування ваших даних.

• Зберігайте інформацію там, де їй належить, а не там, де вона з’являється. Місце, де ви зберігаєте інформацію, не має нічого спільного з тим, де вона з’являється. У електронній таблиці ви вводите інформацію там, де ви хочете, щоб вона відображалася під час друку електронної таблиці, але бази даних працюють інакше. У базі даних ви зберігаєте інформацію в таблицях на основі структури інформації. Частина інформації може відображатися в багатьох звітах, але ви зберігаєте її лише в одному полі в одній таблиці.

• Зберігайте інформацію такою, якою вона є насправді, а не такою, якою ви хочете, щоб вона відображалася в конкретному звіті. Це правило є наслідком першого правила. Якщо ви хочете, щоб назви книг відображалися всіма великими (великими) літерами у ваших замовленнях на покупку, Access може використовувати для вас великі літери. Зберігайте назви книг з правильним використанням великих літер, щоб не зациклюватися на тому, щоб у кожному звіті вони були великими літерами. Access має багато вбудованих функцій, які можуть налаштувати спосіб форматування тексту, чисел і дат.

• Уникайте сміття в, ​​сміття поза (GIGO). Якщо ви не потрудитесь створити хороший, розумний дизайн для своєї бази даних — і якщо ви не будете обережні, щоб ввести правильні, чисті дані — ваша база даних в кінцевому підсумку буде повна сміття. Добре спроектовану базу даних легше підтримувати, ніж погано розроблену, оскільки кожна частина інформації зберігається лише один раз, у чітко названому полі в таблиці з чіткими іменами, з відповідними правилами перевірки. Так, це звучить як велика робота, але очищення бази даних з 10 000 неправильних записів — це (вибачте за применшення) ще більше роботи.

• Відокремте свої дані від програм. Якщо ви створюєте базу даних для спільного використання або розповсюдження серед інших людей, зберігайте всі таблиці в одній базі даних (на задній панелі), а всі інші об’єкти в іншій базі даних (фронт-енд). Потім ви можете зв’язати ці дві бази даних, щоб усе працювало. Відокремлення таблиць від усього іншого спрощує весь процес оновлення запитів, форм, звітів та інших речей пізніше, не порушуючи даних у таблицях.

• Резервне копіювання рано і часто. Гаразд, ця порада не стосується дизайну, але її надто важливо пропустити: щодня робіть резервну копію своєї бази даних. Якщо пощастить, у вашому офісі вже є система регулярних (можливо, щоночних) резервних копій, яка включає вашу базу даних. Якщо ні, створюйте резервну копію своєї бази даних через регулярні проміжки часу і обов’язково створюйте резервну копію перед внесенням будь-яких серйозних змін. Зберігайте кілька резервних копій, а не тільки останню, на випадок, якщо знадобиться деякий час, щоб виявити проблему.