Розділіть дані, аналіз і презентацію в моделях даних Excel

Модель даних забезпечує основу, на якій будується ваш механізм звітності Excel. Однією з найважливіших концепцій моделі даних є поділ даних, аналіз і подання. Основна ідея полягає в тому, що ви не хочете, щоб ваші дані були занадто прив’язані до якогось окремого способу подання цих даних.

Щоб об’єднати цю концепцію, подумайте про рахунок-фактуру. Коли ви отримуєте рахунок-фактуру, ви не вважаєте, що фінансові дані в рахунку-фактурі є справжнім джерелом ваших даних. Це просто представлення даних, які фактично зберігаються в базі даних. Ці дані можна аналізувати та представляти вам багатьма іншими способами: у діаграмах, таблицях чи навіть на веб-сайтах. Це звучить очевидно, але користувачі Excel часто об’єднують дані, аналіз і презентацію.

Наприклад, деякі книги Excel містять 12 вкладок, кожна з яких представляє місяць. На кожній вкладці наведено дані за цей місяць разом із формулами, зведеними таблицями та підсумками. Що станеться, коли вас попросять надати підсумок за квартал? Чи додаєте ви більше формул і вкладок для консолідації даних на кожній із вкладок місяця? Фундаментальна проблема в цьому сценарії полягає в тому, що вкладки насправді представляють значення даних, які об’єднані в презентацію вашого аналізу.

Для прикладу, який більше відповідає звітності, подивіться на наступний малюнок. Жорстко закодовані таблиці, подібні до цієї, є поширеними. Ця таблиця є об’єднанням даних, аналізу та представлення. Ця таблиця не тільки прив’язує вас до конкретного аналізу, але й майже не має прозорості щодо того, з чого саме складається аналіз. Крім того, що відбувається, коли потрібно звітувати за квартал або коли потрібен інший вимір аналізу? Чи імпортуєте ви таблицю, яка складається з більшої кількості стовпців і рядків? Як це впливає на вашу модель?

Уникайте жорстко закодованих таблиць, які об’єднують дані, аналіз і презентацію.

Альтернатива — створити у моделі даних три шари: рівень даних, рівень аналізу та рівень презентації. Ви можете вважати ці шари трьома різними електронними таблицями в книзі Excel: один аркуш для зберігання необроблених даних, який подає ваш звіт, один аркуш, який служитиме проміжною зоною, де дані аналізуються та формуються, а один аркуш служить як шар презентації. Цей малюнок ілюструє три рівні ефективної моделі даних:

Ефективна модель даних розділяє дані, аналіз і презентацію.

Як бачите, необроблений набір даних розташований на окремому аркуші. Хоча набір даних має певний рівень агрегації, щоб зберегти його керовано малим, подальший аналіз на аркуші даних не проводиться.

Рівень аналізу складається в основному з формул, які аналізують і витягують дані з рівня даних у форматовані таблиці, які зазвичай називають проміжними таблицями . Ці проміжні таблиці в кінцевому підсумку живлять компоненти звітів на рівні презентації. Коротше кажучи, аркуш, який містить шар аналізу, стає проміжною зоною, де дані підсумовуються та формуються для подачі компонентів звіту. Зауважте, що на вкладці «Аналіз» рядок формул ілюструє, що таблиця складається з формул, які посилаються на вкладку «Дані».

У цього налаштування є кілька переваг. По-перше, всю модель звітності можна легко оновити, просто замінивши вихідні дані оновленим набором даних. Формули на вкладці Аналіз продовжують працювати з останніми даними. По-друге, будь-який додатковий аналіз можна легко створити, використовуючи різні комбінації формул на вкладці Аналіз. Якщо вам потрібні дані, яких немає в аркуші даних, ви можете легко додати стовпець в кінець вихідного набору даних, не порушуючи аркуші аналізу або презентації.

Вам не обов’язково розміщувати шари даних, аналізу та презентації в різних електронних таблицях. У невеликих моделях даних вам може бути простіше розмістити дані в одній області електронної таблиці, створюючи проміжні таблиці в іншій області тієї ж електронної таблиці.

Крім того, пам’ятайте, що ви також не обмежені трьома електронними таблицями. Тобто ви можете мати кілька аркушів, які надають вихідні дані, кілька аркушів, які аналізують, і кілька, які служать шаром презентації.

Де б ви не вирішили розмістити різні шари, пам’ятайте, що ідея залишається незмінною. Рівень аналізу в першу чергу повинен складатися з формул, які перетягують дані з таблиць даних у проміжні таблиці, які використовуються для подачі вашої презентації.