Робота з робочими зошитами Excel: жонглювання кількома аркушами Excel

Вам потрібно розуміти, як працювати з кількома аркушами Excel в книзі, але також важливо зрозуміти, чому ви взагалі хочете зробити таку божевільну справу. Звичайно, найбільш поширена ситуація, коли у вас є купа аркушів Excel, які пов’язані один з одним і, отже, природно належать разом в одній робочій книзі.

Наприклад, розглянемо випадок Mother Goose Enterprises з різними компаніями: Jack Sprat Diet Centers; Травматичний центр Джека і Джилл;, ласощі для собаки матері Хаббарда; джакузі та спа-центри Rub-a-Dub-Dub; Пироги з пудингом Джорджі Порджі; Гікорі, Дікорі, ремонт док-годинників; Маленький Бо Піп Pet Detectives; Simple Simon Pie Shoppes; і свічники Jack Be Nimble. Щоб відстежувати річні продажі для всіх цих компаній, ви можете створити книгу Excel, яка містить аркуш для кожної з дев’яти різних компаній.

Зберігаючи дані про продажі для кожної компанії на окремому аркуші однієї книги Excel, ви отримуєте всі наступні переваги:

• Ви можете ввести необхідний матеріал у всі робочі аркуші з продажу (якщо ви виберете ці вкладки аркуша), просто ввівши його один раз на першому аркуші.
• Щоб допомогти вам створити робочий аркуш для продажів першої компанії, ви можете прикріпити макроси до поточної книги, щоб вони були легко доступними під час створення робочих листів для інших компаній. ( Макрос — це послідовність часто виконуваних, повторюваних завдань і обчислень, які ви записуєте для зручного відтворення.)
• Ви можете швидко порівняти продажі однієї компанії з продажами іншої.
• Ви можете роздрукувати всю інформацію про продажі для кожної компанії як єдиний звіт за одну операцію друку.
• Ви можете легко створювати діаграми, які порівнюють певні дані про продажі з різних робочих листів.
• Ви можете легко створити підсумкову таблицю з формулами, які підсумовують квартальні та річні продажі для всіх дев’яти компаній.

Робота з новими аркушами Excel у книзі

Кожна відкрита порожня книга Excel містить один аркуш із прозаїчною назвою Лист1. Щоб додати більше аркушів у свою робочу книгу, просто натисніть кнопку «Новий аркуш» на рядку стану (та, зі знаком «плюс» у колі). Кожному робочому аркушу, який ви додаєте за допомогою командної кнопки «Новий аркуш», призначається загальне ім’я аркуша з доданим до нього наступним доступним номером, тому якщо двічі натиснути цю кнопку в новій книзі, яка містить лише аркуш1, Excel додасть аркуш2 та аркуш3. Ці назви аркушів відображаються на вкладках у нижній частині вікна книги.

Щоб перейти від одного аркуша Excel до іншого, просто клацніть вкладку, яка містить назву аркуша, який ви хочете побачити. Потім Excel переносить цей аркуш у верхню частину стеку, відображаючи його інформацію у поточному вікні книги. Ви завжди можете визначити, який робочий аркуш є поточним, оскільки його назва виділено жирним шрифтом на вкладці, а його вкладка відображається як розширення поточного аркуша з жирною лінією, що з’являється уздовж нижнього краю.

Єдина проблема з переміщенням на новий аркуш Excel, клацнувши його вкладку аркуша, виникає, коли ви додаєте таку кількість аркушів до книги, що не всі вкладки аркуша відображаються одночасно, а вкладка аркуша, яку потрібно натиснути, не відображається в книга, позначена в рядку стану крапкою (три крапки поспіль), яка з’являється відразу після останньої видимої вкладки аркуша.

Щоб вирішити проблему, коли всі вкладки аркуша не відображаються, Excel надає дві кнопки прокрутки вкладок на рядку стану перед першою вкладкою аркуша, які можна використовувати, щоб відкрити нові вкладки аркуша:

• Натисніть кнопку прокрутки Наступна вкладка (з трикутником вправо), щоб відкрити наступну невидиму вкладку аркуша праворуч. Утримуйте клавішу Shift, натискаючи цю кнопку, щоб прокручувати кілька вкладок одночасно. Утримуйте клавішу Ctrl, натискаючи цю кнопку, щоб відобразити останню групу аркушів, включаючи вкладку останнього аркуша.
• Натисніть кнопку прокрутки Попередня вкладка (з трикутником, спрямованим ліворуч), щоб відкрити наступну невидиму вкладку аркуша зліва. Утримуйте клавішу Shift, натискаючи цю кнопку, щоб прокручувати кілька вкладок одночасно. Утримуйте клавішу Ctrl, коли ви натискаєте цю кнопку, щоб відобразити першу групу вкладок аркуша, включаючи саму першу вкладку.
• Клацніть правою кнопкою миші на будь-якій кнопці прокручування вкладок, щоб відкрити діалогове вікно Активувати зі списком усіх робочих аркушів. Щоб активувати аркуш у цьому списку, виберіть його, а потім натисніть OK.

Клацніть правою кнопкою миші кнопку прокручування вкладки, щоб відкрити діалогове вікно Активувати зі списком усіх аркушів у вашій книзі.

Тільки не забувайте, що прокручування вкладки аркуша у режимі перегляду – це не те саме, що вибрати її: вам все одно потрібно клацнути вкладку для потрібного аркуша, щоб перенести його в передню частину стопки (або вибрати його в діалоговому вікні «Активувати»). ).

Щоб полегшити пошук вкладки аркуша, який потрібно вибрати, без надмірної кількості прокручування вкладок, перетягніть панель поділу вкладок (три вертикальні точки, які безпосередньо слідують за кнопкою «Новий аркуш») вправо. Це відкриває більше вкладок аркуша на рядку стану, отже, горизонтальна смуга прокрутки стає коротшою. Якщо ви зовсім не піклуєтеся про використання горизонтальної смуги прокрутки, ви можете збільшити кількість вкладок аркуша, фактично позбувшись цієї смуги прокрутки. Для цього перетягніть панель розділення вкладок праворуч, доки вона не торкнеться вертикальної смуги.

Якщо ви хочете відновити горизонтальну смугу прокрутки до її нормальної довжини, ви можете вручну перетягнути панель розділення вкладок ліворуч або просто двічі клацнути її.

Перехід від одного аркуша Excel до іншого за допомогою клавіатури

Ви можете забути про кнопки прокручування вкладок і вкладки аркушів і просто переглядати аркуші в книзі за допомогою клавіатури. Щоб перейти до наступного аркуша в книзі, натисніть Ctrl+PgDn. Щоб перейти до попереднього аркуша в книзі, натисніть Ctrl+PgUp. Приємна особливість використання комбінацій клавіш Ctrl+PgDn і Ctrl+PgUp полягає в тому, що вони працюють незалежно від того, чи відображається наступна чи попередня вкладка аркуша у вікні Робочої книги!

Масове редагування таблиць Excel

Кожного разу, коли ви клацаєте вкладку аркуша, ви вибираєте цей аркуш і робите його активним, дозволяючи вносити всі необхідні зміни до його клітинок. Однак ви можете зіткнутися з випадками, коли ви захочете вибрати групи аркушів, щоб ви могли вносити однакові зміни редагування до всіх їх одночасно. Коли ви вибираєте кілька робочих аркушів, будь-яка зміна редагування, яку ви вносите до поточного аркуша — наприклад, введення інформації в клітинки або видалення з них — впливає на ті самі клітинки на всіх вибраних аркушах точно так само.

Припустимо, вам потрібно створити нову робочу книгу з трьома аркушами, які містять назви місяців у рядку 3, починаючи з стовпця B. Перш ніж ввести січень у клітинку B3 і використовувати маркер автозаповнення для заповнення 11 місяців у рядку 3, ви виберіть усі три аркуші (Аркуш1, Аркуш2 і Аркуш3, для аргументу). Коли ви введете назви місяців у третьому рядку першого аркуша, Excel вставить назви місяців у рядку 3 усіх трьох вибраних аркушів. (Досить гладко, так?)

Аналогічно, припустимо, що у вас є інша книга, в якій вам потрібно позбутися Sheet2 і Sheet3. Замість того, щоб клацнути Лист2, клацнути Головна → Видалити → Видалити аркуш на стрічці або натиснути Alt+HDS, а потім клацнути Лист3 і повторити команду Видалити аркуш, виділіть обидва робочі аркуші, а потім видаліть їх одним махом, натиснувши Головна → Видалити → Видалити аркуш на стрічці або натиснувши Alt+HDS.

Щоб вибрати купу аркушів у книзі Excel, у вас є такі варіанти:

• Щоб вибрати групу сусідніх аркушів, клацніть першу вкладку аркуша, а потім прокручуйте вкладки аркуша, доки не побачите вкладку останнього аркуша, який потрібно вибрати. Утримуйте клавішу Shift, натискаючи останню вкладку аркуша, щоб вибрати всі вкладки між ними — старий метод клацання Shift, який застосовувався до вкладок аркуша.
• Щоб вибрати групу несусідніх аркушів, клацніть першу вкладку аркуша, а потім, утримуючи клавішу Ctrl, клацайте вкладки інших аркушів, які потрібно вибрати.
• Щоб вибрати всі аркуші в книзі, клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша, який потрібно активувати, і виберіть Вибрати всі аркуші з контекстного меню, що з’явиться.

Excel показує вам робочі аркуші, які ви вибираєте, пофарбувавши їх вкладки аркушів білими (хоча лише ім’я вкладки активного аркуша виділено жирним шрифтом) і відобразивши [Група] після імені файлу книги в рядку заголовка вікна Excel.

Щоб скасувати виділення групи робочих аркушів після завершення редагування групи, ви просто клацніть невибрану (тобто виділену сірим) вкладку аркуша. Ви також можете скасувати вибір усіх вибраних аркушів, крім того, який ви хочете активувати, клацнувши правою кнопкою миші вкладку аркуша, який потрібно відобразити у вікні Робочої книги, а потім клацнувши Розгрупувати аркуші в контекстному меню.