Робота зі списками розсилки в Outlook

Ви можете створити список розсилки у своєму модулі контактів Outlook, який містить імена кількох осіб для тих випадків, коли ви надсилаєте повідомлення кільком людям одночасно. Ви також можете призначити категорії своїм спискам розсилки (так само, як і окремим контактам), і ви можете надіслати список розсилки іншим людям у вигляді вкладення до повідомлення електронної пошти, щоб вони могли використовувати той самий список, що й ви, якщо вони також за допомогою Outlook.

Створення списку розповсюдження

Створення списку розповсюдження — це просте створення назви для свого списку та вибір із колекції імен, які ви зберегли у вашій системі. Список розсилки не відстежує номери телефонів та поштові адреси, а лише адреси електронної пошти.

Щоб створити список розсилки в модулі контактів, виконайте такі дії:

1. Виберіть Файл –> Новий –> Список розсилки (або натисніть Ctrl+Shift+L).

З’явиться діалогове вікно Список розсилки.

2. Введіть ім'я, яке потрібно призначити своєму списку розсилки.

Ім’я, яке ви вводите, з’являється в текстовому полі Ім’я.

3. Натисніть кнопку Вибрати учасників.

З’явиться діалогове вікно «Вибір учасників», яке відображає список доступних імен ліворуч і порожнє поле з правого боку.

4. Двічі клацніть ім'я кожної особи, яку ви хочете додати до свого списку розсилки.

Кожне ім’я, яке ви двічі клацнете, з’являється в стовпці «Додати до списку розповсюдження» у правій частині діалогового вікна.

5. Коли ви закінчите вибрати імена, натисніть OK.

Діалогове вікно Вибір учасників закриється.

6. Натисніть Зберегти та закрити (або натисніть Alt+S).

Діалогове вікно «Список розсилки» закриється, і ваш список розсилки з’явиться у вашому списку контактів.

Коли ви створюєте список розсилки, ви можете також включити адреси електронної пошти людей, які не включені до вашого списку контактів або будь-якої з ваших інших адресних книг Outlook. Щоб додати такого стороннього користувача до свого списку розповсюдження, натисніть кнопку Додати нового (замість Вибрати учасників) на кроці 4 вище. Введіть ім’я та адресу електронної пошти особи, яку ви хочете додати, у діалоговому вікні «Додати нових учасників», натисніть «ОК» і виконайте решту кроків точно так само.

Редагування списку розповсюдження

Люди приходять і люди йдуть у списках розповсюдження, як і скрізь. На щастя, ви можете редагувати списки. Просто клацніть піктограму «Контакти» на панелі навігації та двічі клацніть назву одного зі своїх списків розповсюдження (записи, які показують маленьку двоголову піктограму праворуч від їх назв). Коли ви відкриєте запис списку розсилки, ви побачите той самий екран, який бачили під час створення списку. Тут у вас є кілька корисних опцій:

• Щоб видалити учасника зі списку: Клацніть це ім’я та натисніть кнопку Видалити.

• Щоб вибрати нового учасника з імен, які вже є у вашому списку контактів або глобальному списку адрес: клацніть «Вибрати учасників» і дотримуйтесь тієї ж процедури, яку ви використовуєте під час створення списку.

• Щоб додати людину, чия адреса електронної пошти не вказана в жодній з ваших адресних книг: Натисніть кнопку Додати новий, введіть ім’я та адресу електронної пошти та натисніть OK.

Використання списку розповсюдження

Списки розсилки відображаються як елементи у вашому списку контактів разом із іменами людей, тому (як ви, ймовірно, можете здогадатися), ви можете використовувати список розсилки для адресації повідомлення електронної пошти так само, як і до будь-якого контакту. Ось як:

• Ви можете перетягнути картку для списку розсилки до папки «Вхідні», щоб створити нове повідомлення електронної пошти до цього списку.

• Ви можете ввести назву списку розсилки в рядок Кому: повідомлення електронної пошти та натиснути кнопку Перевірити імена на панелі інструментів.

Коли Outlook додає підкреслення до імені в полі Кому:, ви знаєте, що ваше повідомлення буде надіслано людям у вашому списку розсилки.