Редагування в Word 2007: відстеження змін і перегляд

Писати - це самотнє мистецтво. . . тобто до появи редакторів. Вони внесуть зміни, додаючи до вашої ретельно написаної роботи, переміщуючи речі та видаляючи текст (ой!). Неможливо визначити оригінальний текст із зміненого тексту, якщо ви не використовуєте інструмент відстеження змін у Word 2007.

Відстеження змін під час їх внесення

Щоб відзначати зміни на екрані в міру їх внесення, просто активуйте функцію відстеження редакцій Word: перейдіть на вкладку «Огляд», а потім натисніть кнопку «Відстежити зміни». Комбінація клавіш Ctrl+Shift+E.

Якщо відстеження версій увімкнено, просто почніть редагувати документ. Будь-який новий текст, який ви додаєте, відображатиметься червоним підкресленням. Текст, який ви видаляєте, пофарбований у червоний колір із закресленням. (Це насправді не текстові атрибути, а скоріше Word, який показує вам, з яким текстом наплутано.

Щоб вимкнути відстеження версій, знову натисніть кнопку Відстежити зміни.

• Єдина підказка того, що ви правильно активували відстеження ревізій, це те, що кнопка Відстежити зміни з’являється виділеною.

• Користувачі Word, які не знайомі з відстеженням ревізій, зазвичай розчаровуються несподіваним підкресленим червоним текстом. Це просто відстеження версій, яке хтось увімкнув. Щоб вимкнути його, натисніть кнопку Відстеження змін у групі Відстеження на вкладці Огляд.

Перегляд змін

Зрозуміло, що ви хочете ретельно перевіряти кожну зміну, внесену до вашого документа. Word спрощує завдання завдяки командам у групі Зміни на вкладці Огляд. Ось як йдуть справи:

1. Натисніть Ctrl+Home, щоб почати зверху документа.

Переконайтеся, що ви переглядаєте порівнюваний документ, а не оригінальну чи відредаговану версію (див. попередній розділ).

2. Натисніть кнопку Далі, щоб знайти наступну зміну в документі.

• Щоб прийняти зміну, натисніть кнопку Прийняти. Зміну схвалено, і ви перейдете до наступного фрагмента зміненого тексту. Або:

• Щоб відхилити зміну, натисніть кнопку Відхилити. Зміна видаляється з вашого документа, і ви переходите до наступного місця, де було змінено текст.

3. Збережіть підсумковий документ.

Коли ви знайшли останню зміну та виправили її (чи ні), діалогове вікно пояснює, що ваше завдання закінчено. Документ розглянуто. Тепер ви повинні зберегти його на диск, давши йому нову назву, щоб ви знали, що це результат спільних зусиль.

Проходження цього процесу видаляє всі позначки редагування з вашого документа. Ось ще кілька вказівок, які слід мати на увазі:

• Використовуйте кнопки X, щоб закрити різні області завдань, які відкриті для процесу перегляду.

• Коли ви дуже поспішаєте, ви можете скористатися спадними меню під кнопкою «Прийняти» або «Відхилити», щоб вибрати команди «Прийняти всі зміни в документі» або «Відхилити всі зміни в документі» відповідно.

• Коли ви помиляєтеся, ви можете вибрати «Редагувати» –> «Скасувати», як і будь-яке інше «бу-бу».

• Ви можете клацнути правою кнопкою миші будь-яку позначку редакції, щоб прийняти або відхилити її.