Підтримка щасливої ​​та здорової папки контактів у Outlook

У патології, яка вивчає захворювання та спосіб їх передачі, контакт — це людина, яка передає інфекційне захворювання, але в Outlook контакт — це той, про кого ви зберігаєте інформацію. Інформація про контакти зберігається в папці Контакти. Ця папка є надпотужною адресною книгою. У ньому є місця для зберігання імен людей, адрес, номерів телефонів, адрес електронної пошти, веб-сторінок, номерів пейджерів, днів народження, ювілеїв, псевдонімів та іншого. Коли ви адресуєте повідомлення електронної пошти, ви можете отримати адресу безпосередньо з папки Контакти, щоб переконатися, що адреса введена правильно.

Папка «Контакти» настільки хороша і повна, як і інформація про контакти, яку ви помістили в неї. На цих сторінках пояснюється, як ввести інформацію про контакт і оновити інформацію, якщо вона зміниться.

Введення нового контакту в папку Контакти

Щоб помістити когось у список контактів, відкрийте папку «Контакти» та почніть з однієї з таких дій:

• Натисніть кнопку Новий контакт.

• Натисніть Ctrl+N (у вікні папки контактів) або Ctrl+Shift+C.

• Виберіть Файл –> Новий –> Контакт.

Ви бачите контактну форму. На цій формі є місця для введення майже всього, що можна знати про людину, крім її любовного життя та таємних пороків. Введіть всю інформацію, яку хочете записати, пам’ятаючи про ці правила дорожнього руху:

• Повні імена, адреси тощо. Хоча у вас може виникнути спокуса просто ввести адреси, номери телефонів, імена тощо в текстові поля, не робіть цього! Натисніть кнопку Повне ім’я на вкладці Загальні, наприклад, щоб ввести ім’я. Натисніть кнопку «Бізнес» або «Дім», щоб ввести адресу в діалоговому вікні Перевірити адресу. Натискаючи кнопки та вводячи дані в діалогових вікнах, ви дозволяєте Outlook відокремлювати складові частини імен, адрес і телефонних номерів. Таким чином, Outlook може простіше сортувати імена та адреси, а також використовувати імена й адреси як джерело для масових розсилок та масових розсилок електронною поштою за допомогою Microsoft Word.

• При введенні інформації про компанію, а не про особу, залиште поле Повне ім’я порожнім і введіть назву компанії в поле Компанія.

• Інформація, яка для вас важлива: якщо у формі немає місця для введення певної інформації, спробуйте натиснути кнопку трикутника та вибрати нову категорію інформації зі спливаючого меню. Натисніть кнопку трикутника поруч із кнопкою «Бізнес» і виберіть «Дім», наприклад, якщо ви хочете ввести домашню адресу, а не юридичну адресу.

• Файл як: відкрийте спадне меню «Файл як» і виберіть параметр для зберігання контакту в папці «Контакти». Контакти розміщуються в алфавітному порядку за прізвищем, ім’ям, назвою компанії або комбінаціями цих трьох. Виберіть варіант, який найкраще описує, як ви очікуєте знайти контакт у папці «Контакти».

• Поштові адреси: якщо ви зберігаєте більше однієї адреси для контакту, відобразіть адресу, на яку ви хочете надіслати пошту, і встановіть прапорець Це поштова адреса.

• Адреси електронної пошти: Ви можете ввести до трьох адрес електронної пошти для кожного контакту (натисніть кнопку трикутника та виберіть E-mail 2 або E-mail 3, щоб ввести другу або третю адресу). У текстовому полі «Відображати як» Outlook показує, як виглядатиме рядок «Кому» повідомлень електронної пошти, коли ви надсилаєте електронний лист контакту. За замовчуванням рядок «Кому» показує ім’я контакту, а потім його або її адресу електронної пошти в дужках. Однак ви можете ввести все, що забажаєте, у текстовому полі «Відображати як», і якщо введення чогось іншого допоможе вам розрізняти адреси електронної пошти, введіть щось інше. Наприклад, введіть Лідія – Особиста, щоб ви могли визначити, коли ви надсилаєте електронний лист на особисту адресу Лідії, а не на її службову адресу.

• Фотографії: щоб розмістити цифрову фотографію в контактній формі, натисніть кнопку «Додати фотографію контакту», а потім у діалоговому вікні «Додати зображення контакту» виберіть зображення та натисніть кнопку «ОК».

Обов’язково напишіть кілька слів на вкладці «Загальні», щоб описати, як і де ви познайомилися з контактом. Коли прийде час вилучити контакти зі списку папок «Контакти», прочитання описів допоможе вам вирішити, кому відпочивають, а кому ні.

Коли ви закінчите вводити інформацію, натисніть кнопку Зберегти та закрити. Якщо ви поспішаєте ввести контактну інформацію, натисніть кнопку Зберегти та створити. Це відкриє порожню форму, щоб ви могли записати інформацію про інший контакт.

Ось швидкий спосіб ввести контактну інформацію для особи, яка надіслала вам повідомлення електронної пошти: відкрийте повідомлення, клацніть правою кнопкою миші ім’я відправника в рядку Кому та виберіть Додати до контактів Outlook у контекстному меню. Ви бачите контактну форму. Якщо можете, введіть більше інформації про відправника та натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Імпорт електронної пошти та адрес з іншої програми

Припустимо, що ви використовували Outlook Express, Eudora або Lotus Organizer для обробки адреси електронної пошти та контактів, але тепер ви перетворилися на Outlook. Що ви робите з повідомленнями електронної пошти, іменами та адресами в іншій програмі? Ви не можете дозволити їм просто сидіти. Ви можете імпортувати їх у Outlook і продовжити з того місця, де ви зупинилися.

Щоб імпортувати адреси електронної пошти та контакти з іншої програми, почніть з вибору Файл –> Імпорт та експорт. Ви побачите Майстер імпорту та експорту. Подальші дії залежать від того, де ви зараз робите свою електронну пошту та відстежуєте адресу:

• Outlook Express: виберіть Імпортувати Інтернет-пошту та адреси та натисніть кнопку Далі. У діалоговому вікні інструмента імпорту Outlook виберіть Outlook Express, установіть прапорці, щоб вибрати, що експортувати (пошта, адреси та/або правила), і знову натисніть кнопку «Далі». У наступному діалоговому вікні виберіть параметри, щоб вирішити, що робити з повторюваними записами; потім натисніть кнопку Готово.

• Eudora: виберіть Імпортувати Інтернет-пошту та адреси та натисніть кнопку Далі. У діалоговому вікні інструмента імпорту Outlook виберіть Eudora, виберіть параметри, щоб вирішити, що робити з повторюваними записами, і знову натисніть кнопку Далі. У діалоговому вікні Браузер для папок виберіть файл, у якому зберігаються дані Eudora, і натисніть кнопку OK.

• Lotus Organizer: виберіть «Імпортувати з іншої програми чи файлу», натисніть кнопку «Далі», виберіть версію Lotus Organizer (4.x або 5.x) і знову натисніть кнопку «Далі». Під час натискання кнопки «Далі» вас запитають, як обробляти повторювані елементи, знайти файл даних Lotus Organizer і вибрати папку Outlook, до якої потрібно помістити дані.

Деякі фільтри імпорту та експорту Outlook не встановлює автоматично. Outlook може попросити вас вставити компакт-диск Office, щоб він міг встановити фільтр.