Підготовка даних для прогнозування продажів у Excel

Спосіб прогнозування, який ви використовуєте, має значення, але незалежно від вашого вибору в Excel вам потрібно налаштувати базові дані певним чином. Excel віддає перевагу, якщо ваші дані мають форму таблиці. Нижче наведено короткий огляд.

Використання таблиць

У таблиці Excel немає нічого загадкового. Таблиця дуже схожа на базу даних. Ваш аркуш Excel містить стовпці та рядки, і якщо ви помістили туди таблицю, вам просто потрібно керувати трьома вимогами:

• Зберігайте різні змінні в різних стовпцях. Наприклад, ви можете вказати дати продажів в одному стовпці, суми продажів в іншому стовпці, імена торгових представників в іншому, лінійки продуктів в іншому.
• Зберігайте різні записи в різних рядках. Коли справа доходить до запису інформації про продажі, зберігайте різні записи про продажі в різних рядках. В один рядок помістіть інформацію про продаж 15 січня, а в інший – інформацію про продаж 16 січня.
• Помістіть назви змінних у першому рядку таблиці. Наприклад, ви можете вказати «Дата продажу» в стовпці A, «Дохід» у стовпці B, «Товарний представник» у стовпці C і «Продукт» у стовпці D.

На малюнку зображена типова таблиця Excel.

Вам не потрібно вести записи в порядку дат — ви зможете впоратися з цим пізніше.

Навіщо морочитися з таблицями? Оскільки багато інструментів Excel, у тому числі ті, які ви використовуєте для прогнозування, покладаються на таблиці. Діаграми, які допомагають вам уявити, що відбувається з вашими продажами, спираються на таблиці. Зведені таблиці — найефективніший спосіб узагальнення результатів продажів у Excel — багато в чому покладаються на таблиці. Надбудова «Аналіз даних» — дуже корисний спосіб складання прогнозів — також покладається на таблиці.

Протягом багатьох років Excel залежав від неформального розташування даних, яке називається списком . Список виглядав так само, як тепер таблиця, з іменами полів у першому рядку, а потім записами. Але список не мав вбудованих властивостей, таких як кількість записів чи фільтрів, чи загальна кількість рядків чи навіть назви. Вам потрібно було вжити спеціальних заходів, щоб визначити кількість рядків і стовпців, які займає список.

У Excel 2007 Microsoft додала таблиці як нову функцію, і в таблицях є все те, чого не вистачає спискам. Один аспект таблиць особливо корисний для прогнозування продажів. Минає час і ви отримуєте більше інформації про показники продажів, і ви хочете додати нові дані до свого базового рівня. Використовуючи списки, ви повинні були визначити, що називається ім’ям динамічного діапазону, щоб вмістити нові дані.

З таблицями все, що вам потрібно зробити, це створити новий запис, зазвичай у новому рядку в кінці таблиці. Коли ви це зробите, таблиця автоматично розширюється, щоб отримати нові дані. Все в книзі — діаграми, формули тощо — також автоматично оновлюється, щоб відображати нову інформацію. Таблиці є значною перевагою в порівнянні зі списками, і в цій книзі вони широко використовуються.

Упорядкування ваших даних

«Упорядкування ваших даних» може звучати трохи як «розфарбовування всередині ліній». Угода полягає в тому, що ви повинні повідомити Excel, скільки ви продали в 1999 році, а потім скільки в 2000 році, у 2001 році і так далі. Якщо ви збираєтеся це зробити, ви повинні розмістити дані в хронологічному порядку.

Найкращий спосіб розмістити ваші дані в хронологічному порядку в Excel – це зведені таблиці. Зведена таблиця приймає окремі записи, які знаходяться в таблиці Excel (або у зовнішній базі даних), і об’єднує записи способами, якими ви керуєте. У вас може бути таблиця, яка показує річний обсяг продажів, включаючи назву торгового представника, проданий продукт, дату продажу та дохід від продажів. Якщо так, ви можете дуже швидко створити зведену таблицю, яка дає загальний дохід від продажів за торговим представником і продуктом за квартали. Використовуючи зведені таблиці, ви можете узагальнити десятки тисяч записів буквально за лічені секунди. Якщо ви раніше не користувалися зведеними таблицями, ця книга не тільки знайомить вас із темою, але й змушує вас мріяти про них посеред ночі.

Три особливо чудові речі про зведені таблиці:

• Вони можуть накопичувати для вас всі ваші дані про продажі — або, якщо на те пішло, ваші дані про сонячний вітер, але це стосується прогнозування продажів. Якщо ви збираєте інформацію від продажу до продажу, а потім хочете знати, скільки ваших представників продали за певний день, за тиждень тощо, найкращим способом для цього є зведена таблиця.
• Ви можете використовувати зведену таблицю як основу для вашого наступного прогнозу, що заощадить вам купу часу.
• У них є унікальний спосіб допомогти вам згрупувати ваші історичні дані — за днями, тижнями, місяцями, кварталами, роками.