Принцип дизайну інформаційної панелі Excel — будьте просто

Експерт з дизайну приладової панелі Стівен Фью має мантру: «Спростіть, спростіть, спростіть». Основна ідея полягає в тому, що інформаційні панелі, переповнені занадто великою кількістю вимірювань або надто багато цукерок для очей, можуть розбавити важливу інформацію, яку ви намагаєтеся представити. Скільки разів хтось казав вам, що ваші звіти виглядають «зайнятими»? По суті, ця скарга означає, що на сторінці або екрані відбувається занадто багато, що ускладнює перегляд фактичних даних.

Нижче наведено кілька дій, які ви можете зробити, щоб створити простіший та ефективніший дизайн інформаційної панелі.

Не перетворюйте свою інформаційну панель на сховище даних

Визнай це. Ви включаєте якомога більше інформації у звіт, перш за все, щоб уникнути запиту на додаткову інформацію. Але в стані інформаційної панелі вам доведеться боротися з бажанням примусово ввести всі доступні дані на ваші інформаційні панелі.

Переважна кількість користувачів із занадто великою кількістю даних може призвести до того, що вони втратить основну мету інформаційної панелі та зосередиться на неважливих даних. Заходи, що використовуються на інформаційній панелі, повинні підтримувати початкове призначення цієї інформаційної панелі. Уникайте бажання заповнити білий простір заради симетрії та зовнішнього вигляду. Не включайте корисні дані лише тому, що вони доступні. Якщо дані не підтримують основне призначення інформаційної панелі, залиште їх.

Уникайте химерного форматування

Ключ до ефективної комунікації з інформаційними панелями полягає в тому, щоб представити свої дані якомога простіше. Немає потреби загортати його в цукерки для очей, щоб зробити його цікавішим. Це нормально, якщо панель інструментів не має кольору чи форматування. Ви побачите, що відсутність химерного форматування лише привертає увагу до фактичних даних. Зосередьтеся на даних, а не на блискучій графікі. Ось кілька рекомендацій:

• Уникайте використання кольорів або заливки фону для розділення інформаційних панелей. Кольори, загалом, слід використовувати помірно, зарезервовані для надання інформації про ключові точки даних. Наприклад, призначення червоного, жовтого та зеленого кольорів мірам традиційно вказує на рівень продуктивності. Додавання цих кольорів до інших розділів вашої інформаційної панелі лише відволікає вашу аудиторію.

• Зніміть акценти на кордонах, фоні та інших елементах, які визначають області панелі інструментів. Спробуйте використовувати природний білий простір між компонентами, щоб розділити приладову панель. Якщо межі потрібні, відформатуйте їх у світліші відтінки, ніж ті, які ви використовували для своїх даних. Світло-сірі, як правило, ідеальні для бордюрів. Ідея полягає в тому, щоб позначати розділи, не відволікаючись від інформації, що відображається.

• Уникайте застосування химерних ефектів, таких як градієнти, заливки візерунками, тіні, світіння, м’які краї та інше форматування. Excel дозволяє легко застосовувати ефекти, завдяки яким все виглядає блискучим, блискучим і загалом щасливим. Хоча ці функції форматування створюють чудові маркетингові інструменти, вони не роблять жодної користі вашим механізмам звітності.

• Не намагайтеся покращити свої інформаційні панелі за допомогою кліпів або зображень. Вони не тільки нічого не роблять для подальшого представлення даних, але й часто виглядають просто липкими.

Обмежте кожну інформаційну панель однією сторінкою для друку

Інформаційні панелі, загалом, мають надавати швидке уявлення про ключові заходи, що стосуються конкретних цілей або бізнес-процесів. Це означає, що всі дані можна відразу переглянути на одній сторінці. Хоча розмістити всі ваші дані на одній сторінці не завжди найпростіше, є багато переваг, коли можна бачити все на одній сторінці або екрані.

Ви можете легше порівнювати розділи, ви можете ефективніше обробляти причинно-наслідкові зв’язки і менше покладатися на короткочасну пам’ять. Коли користувачу доводиться прокручувати ліворуч, праворуч або вниз, ці переваги зменшуються. Більше того, користувачі схильні вважати, що коли інформація розміщена поза звичайним оглядом (області, які вимагають прокручування), це якось менш важливо.

Але що робити, якщо ви не можете вмістити всі дані на одному аркуші? Спочатку перегляньте заходи на інформаційній панелі та визначте, чи дійсно вони мають бути там. Далі відформатуйте інформаційну панель, щоб використовувати менше місця (відформатуйте шрифти, зменшіть пробіли та налаштуйте ширину стовпців і рядків). Нарешті, спробуйте додати інтерактивність до своєї інформаційної панелі, дозволяючи користувачам динамічно змінювати представлення даних, щоб відображати лише ті заходи, які їм стосуються.